Coûts initiaux et coûts d'abonnement du logiciel de gestion d'association

L’adoption d’un nouveau logiciel d’entreprise est une affaire énorme. Ce n'est pas comme adopter un nouveau bureau ou une nouvelle chaise de bureau ; il doit être appris à être utilisé par tout le monde, dispose d'un budget élevé et implique d'interagir pendant quelques mois avec un fournisseur qui, espérons-le, répondra à vos besoins. Cela prend également des mois pour une mise en œuvre complète, et… vous comprenez probablement ce que je veux dire : cela n'a rien à voir avec un nouveau bureau.

Coûts d'exploitation et coûts d'investissement

La première chose à savoir est que dans toutes les organisations, grandes et petites, il existe deux types de coûts :les coûts d'exploitation et les coûts d'investissement. Si vous travaillez en comptabilité, vous le savez déjà.

• Les coûts d'exploitation concernent les salaires, les factures, les dépenses et les frais d'abonnement aux logiciels des employés. Le plus souvent, les dépenses de fonctionnement sont des frais mensuels ou annuels réguliers.
• Les coûts en capital comprennent l'achat d'objets, comme un nouveau bureau, une lampe, des imprimantes, etc. Ils peuvent également inclure les frais associés à l'acquisition de nouveaux logiciels.

Ceci est important car, selon la manière dont vous payez le logiciel, il sera inscrit soit dans le budget des coûts de fonctionnement, soit dans le budget des coûts d'investissement.

Coûts initiaux par rapport aux frais d'abonnement

Il existe différentes manières de payer les logiciels d’entreprise. Aujourd’hui, nous allons nous concentrer sur deux coûts courants : les frais initiaux et les frais d’abonnement.

Des coûts initiaux

Certains logiciels d'entreprise factureront des frais initiaux, ce qui comptera comme un coût en capital,parce que c'est comme acheter un article complet, cet article étant un logiciel. Un coût initial est défini comme cela ressemble à une dépense que vous payez à la fin de la réception du livrable contracté. Ce coût est généralement un prix fixe, et une fois payé, il est payé. Souvent, ces types de dépenses doivent être approuvées par le conseil d'administration du Collège ou de l'association, ce qui est généralement plus compliqué. Les logiciels qui nécessitent un coût initial (c'est-à-dire une licence perpétuelle) peuvent également nécessiter des frais de maintenance et de support qui vous permettent d'obtenir la prochaine version du logiciel ou des mises à jour fréquentes.

Frais d'inscription

D’autres logiciels d’entreprise utilisent simplement des frais d’abonnement. Ceci est généralement appelé « logiciel par abonnement ». Les frais d'abonnement sont généralement collectés chaque mois, comme le loyer, et restent continus jusqu'à ce que l'organisation décide de cesser d'utiliser le logiciel à tout moment. Les frais d'abonnement ne coûtent qu'une fraction du coût initial moyen, cependant, les frais d'abonnement sont parfois basés sur le nombre d'employés qui utiliseront le logiciel. Ce coût compterait comme un le coût d'exploitation, parce que c'est mensuel.

Les éditeurs de logiciels offrent ce choix parce que vous « utilisez » davantage leur produit que « vous l'achetez ». Ainsi lorsque vous mettez fin à l’abonnement, vous n’avez plus accès au produit. Avec les logiciels par abonnement, vos coûts initiaux sont généralement bien inférieurs. Les logiciels basés sur un abonnement bénéficient souvent de mises à jour et de nouvelles fonctionnalités plus fréquentes.

Ce qui est mieux?

Bien entendu, nous ne nous contenterons pas de vous parler de l’obstacle financier lié à l’adoption de nouveaux logiciels d’entreprise sans vous proposer de solution.

Planifier un budget

Nous avons déjà écrit un article sur la budgétisation de l'achat de logiciels, mais nous le mentionnerons à nouveau ici. Avant même de réfléchir aux logiciels à adopter, fixez vos limites. Sachez combien votre collège peut dépenser et discutez-en avec le conseil d'administration du collège, afin qu'il sache à quoi s'attendre s'il s'agit d'un coût initial.

Besoin de nouvelles fonctionnalités ?

Si votre collège ou association n’a besoin que d’un ensemble standard d’outils, sans avoir besoin d’accéder à de nouvelles versions ou fonctionnalités, opter pour le coût initial pourrait être votre solution. Si vous cherchez à obtenir de nouvelles mises à jour et fonctionnalités de temps en temps, l’abonnement est mieux pour vous.

En fin de compte, les coûts initiaux et d’abonnement pourraient être meilleurs pour votre organisation. Cela dépend uniquement de ce que vous souhaitez payer chaque année et des besoins logiciels de votre collège.

Merci d'avoir consulté le blog Alinity ! Si vous souhaitez adopter un nouveau logiciel, veuillez consulter notre liste de contrôle pour l'approvisionnement en logiciels. Cette liste de contrôle vous permettra de vérifier facilement si un logiciel de gestion de licences ou un logiciel de gestion d'association répond à tous vos besoins, et facilitera également la comparaison des différents logiciels entre eux. Cliquez sur le lien dans l'image ci-dessous pour le télécharger aujourd'hui.