Applications. Renouvellements. Audits et revues de compétences. Quelle que soit leur utilisation, les formulaires font partie intégrante des flux de travail de la plupart des autorités de régulation. Vous pouvez avoir différents registres et sections entre lesquels les membres peuvent évoluer, ou différentes filières de formation pour les nouveaux candidats. Cela signifie que bon nombre de vos formulaires sont probablement destinés aux clients. Ainsi, en plus de capturer des informations importantes, vous devez également prendre en compte la convivialité et la clarté. En fait, la configuration des formulaires est l’une des considérations les plus importantes pour votre collège. C'est pourquoi les administrateurs et le personnel de l'Ordre doivent comprendre les subtilités de cette composante parfois sous-estimée de votre solution logicielle de gestion d'association.

Les bases

Vous ne pouvez pas entrer dans le vif du sujet de la conception de formulaires sans d’abord comprendre les bases, alors commençons par le début.

• Collectez d’abord des informations de base, puis concentrez-vous sur des détails plus spécifiques.
• Regroupez les informations connexes dans différentes sections et assurez-vous qu’elles sont toutes clairement étiquetées.
• Gardez les déclarations légales pour la fin.

Un principe de base d'une bonne conception de formulaire est de garantir qu'il existe une progression naturelle dans la manière dont le formulaire capture les informations. La meilleure façon d’y parvenir est de travailler dans une perspective large et spécifique. Collectez d'abord les informations de base, telles que les données personnelles, en enregistrant les détails pertinents uniquement pour votre organisation pour plus tard. Les déclarations de confidentialité et les déclarations légales sont presque toujours conservées pour la fin.

Même si les règlements administratifs de votre Ordre décrivent probablement le type d’informations que vous devez recueillir, ils doivent néanmoins être correctement organisés. Conservez les informations connexes ensemble pour éviter toute confusion. Les groupes de questions doivent être clairement identifiés par des en-têtes de section, afin que les membres comprennent le contexte des informations qui leur sont demandées.

Anticipez vos choix de conception

Ne considérez pas les formulaires comme quelque chose que vous pouvez créer à la volée ; les bonnes formes nécessitent une planification pour éviter de procéder à des changements radicaux par la suite. Et n’oubliez pas que ce n’est pas parce qu’un changement semble minime qu’il l’est.

• Gardez à l’esprit la taille de l’écran. Ce n’est pas parce qu’un formulaire est électronique qu’il peut avoir n’importe quelle forme ou taille, surtout si vous souhaitez qu’il soit compatible avec les appareils mobiles et les tablettes.
• Même de petits changements peuvent avoir un effet d’entraînement sur la conception du formulaire.
• Élaborez un plan sur les informations qui doivent être rapportées pour éviter des modifications ultérieures de la modélisation des données.

Même avec les formulaires électroniques, vous devez reconnaître qu'il n'y a qu'une quantité limitée de place sur l'écran à un moment donné. Ceci est particulièrement important lorsque vous faites des choix de conception pour des formulaires susceptibles de s'afficher sur des écrans mobiles (et si votre fournisseur de logiciels ne propose pas encore de formulaires adaptés aux mobiles, vous devrez peut-être envisager un nouveau fournisseur). Si vous avez une liste de questions dont chacune affiche des informations supplémentaires au fur et à mesure des réponses, vous pourriez rencontrer des problèmes avec des écrans plus petits qui redimensionnent les éléments pour que tout s'adapte.

Une autre bonne raison d’anticiper est de limiter les changements dont vous aurez besoin plus tard. Il n'y a aucun moyen de contourner ce problème ; formes sont va changer tout au long du processus de conception. Mais il est important de se rappeler que certaines modifications de conception nécessitent une refonte complète du formulaire, même si le changement en lui-même semble minime. Même quelque chose d'aussi simple que changer la taille d'un champ peut provoquer un effet d'entraînement tout au long de la conception du formulaire, forçant certains éléments à prendre de nouvelles positions, ce qui oblige à en déplacer d'autres, etc.

Ces problèmes ne sont cependant pas seulement cosmétiques. L'ajout de champs pour capturer de nouvelles informations ou la modification de la nature de la manière dont les informations sont capturées (par exemple, passer de la saisie de texte à un menu déroulant afin que les données puissent être rapportées en interne) peut entraîner des modifications fastidieuses du modèle de données sous-jacent.

Brancher ou ne pas brancher

Les formulaires de branchement sont un excellent moyen de réduire le nombre de formulaires dont vous avez besoin, mais assurez-vous de les utiliser correctement.

• Considérez le contexte du formulaire. S'agit-il d'un formulaire de renouvellement, d'un formulaire de demande ou autre chose ? La réponse peut avoir un impact sur votre décision.
• Combien de sections diffèrent entre les formulaires ? S'il y en a plus d'un ou deux, vous souhaiterez peut-être envisager des formulaires distincts.
• Les formulaires de branchement permettront-ils réellement aux utilisateurs de remplir plus facilement et de capturer les informations plus facilement ?

Avant l’utilisation généralisée d’Internet, le papier et le stylo étaient le seul moyen de remplir les formulaires. Cela signifie que différentes formes ont dû être développées pour chaque besoin. Si les candidats pouvaient choisir parmi trois filières de formation différentes, alors soit trois formulaires différents devraient être remplis, soit les formulaires seraient longs et déroutants, avec plusieurs sections facultatives.

La technologie moderne a changé tout cela, mais il y a toujours des considérations similaires, principalement si chaque formulaire doit ou non avoir plusieurs versions créées, ou si un seul formulaire avec des fonctionnalités logiques de branchement suffira (les formulaires de branchement modifient les questions qu'ils posent et les informations qu'ils révèlent en tant que telles). les réponses sont saisies). Chez Alinity, nous avons constaté que différents types d'audit de renouvellement et de compétence nécessitent souvent des formulaires distincts, alors que les formulaires de candidature sont mieux servis en utilisant des fonctionnalités de logique de branchement. Cependant, chaque collège est différent et vous pouvez avoir des besoins uniques. Assurez-vous simplement de bien réfléchir à chaque option afin de vous assurer que vous collectez les informations dont vous avez besoin de la manière la plus simple possible pour vos membres.

Travaillez avec des experts qui ont de l'expérience

Il existe de nombreuses solutions logicielles de gestion d'associations, mais la plupart sont destinées aux associations professionnelles. Ils n’ont peut-être pas une compréhension pratique des besoins spécialisés de nombreux régulateurs. Pouvoir s'appuyer sur l'expérience d'une entreprise qui se concentre sur le service aux autorités réglementaires est essentiel pour créer des formulaires utiles et conviviaux de manière rapide et efficace. Ils peuvent vous aider à éclairer vos décisions de conception à l'avance et à éviter des erreurs de conception coûteuses, et comprennent souvent mieux comment capturer les informations dont vous avez besoin pour exercer efficacement votre profession autoréglementée.

Les formulaires en ligne constituent un élément essentiel de nombreux flux de travail réglementaires, mais leur complexité est trop souvent sous-estimée. Prendre le temps de planifier les éléments essentiels et d'apprendre à comprendre les nuances de l'élaboration des formulaires peut grandement contribuer à garantir que votre collège recueille efficacement toutes les informations requises dans le cadre d'une expérience en ligne fluide et simple pour les membres. Si vous souhaitez mettre à jour vos formulaires ou travailler avec un fournisseur de logiciels de gestion d'association qui peut vous aider, veuillez Contactez-nous.