Prendre des instantanés de l'ICIS avec Alinity

Pour de nombreux organismes de réglementation, le rapport annuel de l'ICIS peut être un processus fastidieux et long.

Contrairement aux logiciels génériques de gestion d'associations, Alinity est spécialement conçu pour répondre aux besoins uniques des autorités de réglementation, comme les exportations annuelles de l'ICIS.

En règle générale, les données doivent être capturées, traitées, soumises et potentiellement nettoyées et soumises à nouveau plusieurs fois.

Mais grâce au module optionnel de gestion de base de données d'Alinity, les exportations de l'ICIS sont simplifiées et rationalisées. Vous pouvez facilement planifier votre instantané annuel, valider automatiquement les données selon les normes connues, télécharger des enregistrements au format ICIS pour livraison et, si nécessaire, nettoyer les données et corriger les erreurs, le tout à partir du système Alinity.

Prendre un instantané de la base de données pour l’ICIS

Regardez la vidéo pour une démonstration sur la façon dont vous pouvez utiliser Alinity pour prendre un instantané de votre base de données à tout moment. En fait, il est recommandé de prendre votre instantané à l'avance afin que vos données soient aussi propres que possible avant toute échéance. Vous souhaiterez peut-être même prendre des instantanés tous les trimestres, car plus vous effectuez de maintenance des données tout au long de l'année, moins vous aurez besoin d'en effectuer après votre date de gel.

L'exportation de l'ICIS se trouve dans l'arborescence des options de gestion de base de données dans la barre de navigation latérale.

Une fois sur place, vous pouvez voir une liste de tous les instantanés de base de données précédents que vous avez pu prendre dans le passé. Vous pouvez rechercher des instantanés spécifiques, mais s'il s'agit de votre premier instantané de l'ICIS avec Alinity, la liste sera vide, vous devrez donc cliquer sur le bouton Ajouter.

L'écran Instantané > Créer est l'endroit où vous remplissez les détails de l'instantané en commençant par le type d'instantané. Les instantanés de l'ICIS sont les seuls actuellement disponibles, bien que des instantanés du registre provincial des fournisseurs soient en cours d'élaboration et que des instantanés personnalisés puissent être créés.

Le fichier ICIS nécessitera un nom. Votre implémentation sélectionnera automatiquement un nom pertinent, mais vous pourrez le modifier si vous le souhaitez.

Ensuite, définissez la date de file d’attente, parfois appelée date de gel. Par exemple, si la date de gel de l'ICIS est le 31 août, vous définirez la date au 31 août et le temps d'attente à 23 h 59.

Vous pouvez également ajouter une description qui apparaîtra sur les détails de l'instantané. Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur Enregistrer et vous serez redirigé vers la page de détails de l'instantané.

Une fois la date et l'heure de la file d'attente dépassées et l'instantané traité, vous pouvez commencer à travailler avec les données pour les préparer à la livraison.

Pour savoir comment utiliser Alinity pour effacer les erreurs et préparer vos données pour la déclaration à l'ICIS, consultez le prochain article de cette série.

Et pour plus d'informations sur la manière dont Alinity peut aider votre autorité de régulation, ou pour une démonstration gratuite, contactez-nous à info@softworksgroup.com.