Introduire un tout nouveau système d’entreprise
Passer de votre association à un nouveau logiciel d'entreprise pour toute organisation comporte des risques et de nombreux argent. C'est un projet énorme et terrifiant qui provoque beaucoup de stress et d'anxiété. Comment le personnel va-t-il s’adapter ? Comment votre association appréciera-t-elle le logiciel une fois que tout sera dit et fait ?
Étapes
Un excellent moyen d'atténuer ces sentiments négatifs à propos de la transition est de le faire progressivement ou dans étapes. Oui, cela signifie commencer par n’en installer qu’un seul « coin » du logiciel à la fois. Par exemple, installer uniquement la fonctionnalité de courrier électronique ou la fonctionnalité de gestion de documents et conserver l'ancien système en place. Une fois que cela a été implémenté et utilisé et appris par tout le monde, introduisez un autre élément du logiciel jusqu'à ce qu'il soit terminé.
L'un des défis connus liés à l'introduction d'un nouveau logiciel est que vous avez besoin de l'approbation du conseil d'administration, de votre patron, du responsable informatique, etc. Un excellent moyen d'éviter ce défi serait d'utiliser un « coin » du logiciel comme solution pour une tâche qui est la plus gênant pour l'association. Une fois que le conseil d'administration (ou quiconque l'approuve) voit comment cette tâche a été résolue, il est tout à fait naturel d'implémenter une autre fonctionnalité pour résoudre le problème de l'association. suivant problème.
Communication
Au cours de ce processus, vous souhaiterez également avoir une communication claire avec le personnel de l'association. Cela signifie leur expliquer pourquoi un changement est nécessaire, s'ils ne le savent pas déjà, ainsi que les avantages du nouveau système. Certains membres du personnel peuvent se sentir réticents au changement avant de comprendre que cela ne fera que faciliter leur travail.
La communication tout au long du processus sera également plus claire car l’objectif de chaque élément sera concentré pendant une certaine période de temps.
Entraînement
Pour la formation, sélectionner uniquement des chefs de département ou des experts en la matière de l'association pour apprendre le nouveau logiciel est un excellent moyen de disperser les connaissances dans toute l'organisation, alors que tout le monde apprend le logiciel en même temps. Le personnel l’apprendra également auprès de quelqu’un qu’il connaît déjà et qui le connaît déjà.
Évitez de vous accabler
L’utilisation de cette méthode progressive aidera votre association à passer en douceur au nouveau logiciel. Submerger le personnel avec une abondance de nouveaux processus ne fera que prolonger le temps dont ils disposent pour apprendre le logiciel, et ne leur permettra pas non plus d'apprendre le logiciel de manière aussi approfondie. Cette méthode devrait également aider à détecter les bogues à l'avance, ainsi qu'à réduire le temps nécessaire à l'apprentissage du personnel, car il ne sera pas submergé par l'ensemble du système en même temps.
La mise en œuvre progressive permet également à votre association de réduire le risque de noyade dans un « pool de logiciels ». Comme pour un essai, vous pouvez essayer le fournisseur et essayer sa solution avant de vous engager complètement à changer l'ensemble de votre système. Si vous n’aimez pas la solution, un retour en arrière partiel n’est pas aussi difficile.
Lorsque vous achetez un nouveau logiciel, vous pouvez discuter de son introduction progressive avec le fournisseur. Consultez notre liste de contrôle pour l'approvisionnement en logiciels pour vous aider à affiner votre liste de logiciels de gestion d'association ou de gestion de licences adaptés à votre collège ou association. Cliquez simplement sur le lien dans l’image ci-dessous !
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