Passer des candidatures papier aux candidatures en ligne

Grâce à notre expérience auprès de nos anciens et nouveaux clients, nous avons appris que la transition d'une base de données papier à une base de données électronique s'apparente à un grand nettoyage de printemps virtuel. Nous avons remarqué que de nombreux clients collectent des données depuis des dizaines d'années en utilisant la même application papier depuis le début. Nous leur posons des questions comme « Qui a fait ça ? Quand a-t-il été révisé pour la dernière fois ? Et utilisez-vous toutes les données que vous collectez sur cette application pour prendre des décisions ? Souvent, la réponse que nous obtenons est « Je ne sais pas ». Parfois, l'inertie (un corps au repos a tendance à rester au repos) prend le dessus et cette forme change très peu : des années plus tard, vous collectez des informations dont vous ne vous souciez même pas !

La vérité est que les organisations ont tendance à créer une application et à s’y sentir très à l’aise. Il est assez courant que quelqu'un crée une candidature pour les étudiants, puis qu'une autre personne crée une candidature pour les étudiants internationaux avec des questions différentes, ou les mêmes questions mais posées de différentes manières (cases à cocher ou texte écrit). Dans l'article d'aujourd'hui, je vais discuter des choses que votre organisation devrait faire avec ses applications lors du basculement vers une base de données électronique. Si vous vous en tenez aux demandes papier, vous devriez également faire ces choses. Un meilleur processus de candidature vous aidera à avoir un base de données de meilleure qualité!

Examinez votre (vos) candidature(s)

Présenter toutes vos candidatures et organiser leurs questions, leur cohérence et leur format est un excellent moyen de renouveler les candidatures. Un bon moyen de voir quelles questions vous n'avez pas besoin est d'examiner les données que vous avez collectées à partir des applications. Ensuite, vous pouvez organiser les candidatures et vous assurer qu'il existe des processus cohérents afin que l'examen soit plus facile pour l'administrateur.

Inutile

Premièrement, les données inutiles sont des données auxquelles vous ne vous référez pas pour prendre des décisions pour l'organisation. Ce sont des données que vous ne communiquez à personne et qui occupent simplement de l'espace dans votre base de données pour rien. Alors, demandez-vous aux candidats quelle est leur couleur préférée ? Ou quelle est leur main dominante ? Ou s'ils sont végétariens ? Ces exemples sont exagérément, mais l’essentiel est le suivant : ne continuez pas à collecter des données dont vous n’avez pas besoin. Vous ne faites plus de travail pour vous-même que lorsque vous devez ensuite le parcourir dans votre base de données surchargée. Pour éviter toute collecte ultérieure de données inutilisables, examinez vos candidatures et supprimez toutes les questions qui n'ont pas besoin d'être posées.

Incohérence

Comme mentionné précédemment, la plupart des collèges et associations ont des candidatures multiples, en raison de différents types de candidats (étudiants, diplômés, internationaux, etc.), qui peuvent être rédigées de manière incohérente. Certaines candidatures ont été déposées par différentes personnes sans référence aux types de questions et d'informations demandées par d'autres candidatures. Cela pourrait affecter la base de données en créant des lacunes où des questions importantes censées être posées dans toutes les candidatures sont oubliées ou négligées. Les données collectées pour une question mais de différentes manières peuvent également perturber la base de données séparant les différents types de données. Les questions clés doivent être convenues et incluses dans toutes les candidatures pour une meilleure rapport plus tard.

Format

Les candidatures doivent être organisées de la même manière pour tous les types. Toutes les candidatures doivent avoir un format commun : informations générales, formation, expérience, etc. dans le même ordre. Cela permettra d’examiner les candidatures plus rapidement. Essayez également de vous souvenir ou de trouver des endroits sur les candidatures papier pour lesquels les candidats ont écrit des informations complémentaires ou pour lesquels ils vous ont appelé. S'il s'agit d'un phénomène courant, ajoutez une zone de texte correspondante dans la candidature en ligne.

Ajustez le flux de travail pour l'adapter aux nouveaux processus électroniques

Maintenant que vos candidatures sont en ligne, votre collège ou association doit modifier ses processus de flux de travail en raison de l'élimination du papier. Cela signifie qu'il y aura des tâches qui ne seront plus nécessaires en raison de l'automatisation des candidatures, et de nouvelles tâches liées à la maintenance et à l'examen des candidatures en ligne. Les nouvelles tâches incluront des modèles de candidature devant être créés et tenus à jour avec les dernières réglementations et lois de la profession. Le nouveau flux de travail sera modifié et peaufiné encore et encore jusqu'à ce qu'il convienne à l'organisation.

Grâce à ces étapes simples, vous serez en mesure de faire passer votre processus de candidature d'un vieux papier et stylo fastidieux et démodé à des candidatures en ligne modernes et rapides ! Alinity propose un créateur de modèles d'application simple et rapide, par glisser-déposer, sur lequel nous publierons une vidéo très prochainement. Si votre organisation a envisagé l'achat d'un nouveau logiciel, utilisez notre liste de contrôle ! C'est un moyen très simple de comparer tous les logiciels de gestion d'associations et de trouver celui que vous recherchez.