Soumission des données à l'ICIS

La plupart des organismes de réglementation doivent soumettre des données à des organismes externes. Ces soumissions se présentent souvent sous la forme de totaux agrégés d'âges, de classes d'inscription, etc. Ceux-ci peuvent généralement être complétés en leur envoyant un rapport. D’autres fois cependant, les données que vous envoyez sont très détaillées – par exemple en envoyant une liste de vos inscrits à une base de données nationale ou étatique/provinciale ou en envoyant des données anonymisées à un service national de planification de la main-d’œuvre.

Un exemple spécifique de soumission de données est celui de l'Institut canadien d'information sur la santé (insérer le lien) ou de l'ICIS. L’ICIS recueille essentiellement des données provenant de nombreuses sources différentes et les utilise ensuite pour fournir aux décideurs des plateformes de prise de décisions. Un exemple du mandat de l'ICIS est de contribuer à la planification de la main-d'œuvre partout au Canada dans les professions de la santé.

https://www.cihi.ca/en/about-cihi/vision-and-mandate

Certains organismes de réglementation sont uniquement tenus de fournir des données sommaires à l'ICIS, mais nous ne nous concentrerons pas sur ceux-ci dans cet article. Nous nous concentrerons plutôt sur les groupes qui doivent fournir des ensembles de données détaillées.

Idéalement, votre logiciel de gestion d’association devrait avoir la capacité de générer l’extrait de données requis pour vous, car il peut être très très délicat de réaliser l’extrait par vous-même.

Comment puis-je soumettre mes données ?

Heureux que vous ayez demandé ! La première chose : vous avez probablement besoin d’une sorte d’instantané de votre base de données afin de pouvoir refléter une histoire « à un moment donné » de ce à quoi ressemblaient vos données. La raison pour laquelle l'instantané est important est souvent parce que les organisations auxquelles vous envoyez peuvent demander des correctifs aux données et que vous devrez effectuer les mises à jour dans l'instantané – pour vous assurer d'envoyer les mêmes inscrits et non les personnes nouvellement ajoutées.

La plupart des consommateurs de données externes fourniront une méthode électronique sécurisée pour leur télécharger vos données. Cela se fera généralement via leur site Web, un service Web ou éventuellement via FTP sécurisé. S'assurer que vos données sont cryptées lors de leur déplacement sur Internet est une question importante à poser à votre fournisseur et/ou au consommateur de données.

J'ai soumis, quelle est la prochaine étape ?

Parfois, c'est la dernière étape : vous avez envoyé vos données au consommateur externe et c'est tout ce qu'il y a à faire !

D'autres fois, vous avez envoyé vos données au fournisseur externe et celui-ci vous envoie un rapport sur toutes les erreurs qu'il a trouvées. Les erreurs courantes trouvées dans les données peuvent inclure :

• Date de naissance douteuse – la date de naissance de la personne inscrite lui donnerait 16 ans.
• Statut d'emploi incohérent – le candidat a indiqué qu'il exerce la profession, mais aucun employeur n'est répertorié dans son profil.
• Code de genre invalide – le déclarant a fourni un code de sexe qui n'est pas pris en charge par le système
• Les heures de pratique hebdomadaires moyennes sont hors des limites normales – le déclarant a saisi un nombre d’heures de travail hebdomadaires moyennes qui se situe en dehors des plages acceptables.

Certaines d’entre elles (comme le Invalid Gender Code) seraient considérées comme des « erreurs matérielles » – ces données sont considérées comme invalides et ne peuvent pas être utilisées par le système tiers. D’autres sont considérés comme des « anomalies » – où les données peuvent être correctes, mais ne seraient pas considérées comme typiques – il vous appartient généralement de les corriger.

Lorsque vous constatez ces erreurs, il peut être utile de discuter avec votre fournisseur de gestion d'association pour mettre en œuvre des règles commerciales qui empêchent la saisie de « mauvaises données ». En veillant à ce que vos inscrits ne puissent pas accéder à des statuts d'emploi invalides par rapport à ceux de leurs employeurs signalés, vous soulagerez, vous et votre personnel, du fardeau de la correction des mauvaises données et le placerez sur les épaules de votre logiciel.

De nombreux logiciels de gestion d'association disposent déjà de certaines de ces règles – d'autres devront peut-être être ajoutées par le fournisseur.

J'ai quelques erreurs à corriger. Comment je fais ça?

En fonction du système de gestion de votre association, vous devrez peut-être effectuer les corrections à deux endroits. Dans votre version instantanée de votre base de données et dans la version de production de votre base de données. Les faire aux deux endroits vous permet d'envoyer les corrections vers le système externe, mais aussi de vous assurer que les données sont corrigées dans votre système de production – pour que ce ne soit pas un problème l'année prochaine.

En particulier lorsque vous débutez avec votre logiciel de gestion d'association, certains codes peuvent être mal configurés. Par exemple, vous pourriez avoir le code « employé dans la profession » fixé à 40 alors qu'il devrait être 10. Vous saurez qu'il s'agit d'un coupable probable si vous recevez un rapport d'anomalie qui signale cette erreur des centaines ou des milliers de fois. . Il s'agit généralement d'une solution rapide : modifiez le code dans la zone de maintenance du système de gestion d'association et la prochaine fois que vous extrayez, ces erreurs disparaissent. Ces erreurs sont géniales car elles sont simples à corriger !

D'autres erreurs peuvent être des corrections de données évidentes qui doivent être effectuées – vous pouvez vérifier la documentation soumise par le déclarant pour vérifier quelles devraient être les valeurs, puis vous pouvez effectuer les corrections vous-même. Des exemples pourraient être la date de naissance, la date d’obtention des études, etc.

Enfin, certaines erreurs devront peut-être être vérifiées auprès des inscrits eux-mêmes car elles sont sujettes à interprétation. La situation d’emploi en est un excellent exemple.

Des corrections sont apportées – quelle est la prochaine étape ?

Voilà, j'ai fait mes corrections, quelle est la prochaine étape ? Il s'agit généralement d'un processus très simple qui consiste à suivre exactement les mêmes étapes que celles que vous avez suivies lorsque vous avez initialement envoyé les données à l'ICIS.

Notez qu'il est possible qu'après avoir soumis vos corrections, ils vous envoient un nouveau rapport d'anomalie (plus petit). Le processus se répétera simplement jusqu'à ce que toutes les anomalies et erreurs aient été corrigées ou acceptées.

J'espère que ces informations sont utiles. Si vous avez quelque chose à ajouter sur le processus de soumission, n'hésitez pas dans la section commentaires !

Si vous envisagez de rechercher un nouveau système de gestion d'association capable de vous aider à soumettre vos données à une ressource externe comme l'ICIS, n'hésitez pas à consulter la liste de contrôle pour l'approvisionnement en logiciels.