Rapprochement simplifié

Le rapprochement des transactions constitue une partie importante des flux de travail comptables de chaque autorité de régulation. Un rapprochement régulier des comptes permet de garantir que toutes les transactions sont comptabilisées, de retracer les paiements spécifiques et d'identifier et de prévenir les erreurs comptables potentielles.

Le processus de réconciliation peut être décomposé en trois étapes : rapprocher les paiements électroniques enregistrés entre votre banque et votre processeur de paiement, rapprocher les paiements électroniques enregistrés par Alinity avec ceux fournis par le processeur de paiement, et enfin rapprocher tout paiement supplémentaire en espèces ou par chèque enregistré dans Alinity avec ceux enregistrés par votre banque. Dans cette vidéo, nous examinerons de plus près le processus de rapprochement du processeur Alinity/Payment.

Si le rapprochement des transactions a toujours été une partie importante du flux de travail comptable, la version 6 d'Alinity a grandement simplifié le processus.

La dernière version n'utilise plus de lots de paiements, car les écritures du Grand Livre sont créées automatiquement lorsqu'un paiement est effectué. Cela signifie que vous n'avez pas besoin de clôturer ou d'exporter des lots, ni de saisir des comptes et des montants de contrôle. Cela signifie également que les rapports ne sont plus liés à des lots de paiements, mais sont plutôt construits en fonction des dates que vous choisissez spécifiquement. Dans ce cas, nous allons sélectionner la première et la dernière date du mois précédent pour nos paramètres de rapport, puis laisser le rapport se compiler.

Une fois le rapport compilé, nous pouvons l'exporter vers un fichier Excel, Word ou PDF. D'après notre expérience, les fichiers Excel conviennent mieux aux tâches de rapprochement car ils sont faciles à manipuler, mais vous pouvez utiliser le format de fichier avec lequel vous êtes le plus à l'aise.

Ensuite, nous nous dirigerons vers notre page de connexion au processeur de paiement. Dans ce cas, nous faisons une démonstration en utilisant Moneris, mais les procédures devraient être similaires dans la plupart des processeurs de paiement électronique.

Accédez à l'onglet Rapports, puis sélectionnez le rapport Transactions. Sélectionnez la même plage de dates que celle utilisée dans les rapports Alinity pour un rapprochement précis des transactions. Incluez le débit comme option même si vous ne le proposez pas, car les processeurs de paiement peuvent enregistrer les cartes prépayées en tant que cartes de débit. Bien qu'Alinity enregistre les transactions refusées et incomplètes, elles ne sont pas incluses dans le rapport Détails du dépôt, vous n'avez donc pas besoin d'inclure ces options.

Le moyen le plus rapide et le plus efficace de rapprocher vos transactions électroniques consiste simplement à comparer les totaux des deux rapports. Si le total enregistré par Alinity correspond à celui fourni par votre processeur de paiement, le rapprochement est réussi et vous pouvez simplement passer aux transactions en espèces et par chèque.

Mais que se passe-t-il en cas de divergence ?

Les divergences sont extrêmement rares, mais elles surviennent occasionnellement. Lorsqu'ils se produisent, ils sont le plus souvent causés par un échec de communication entre le processeur de paiement et Alinity. Le résultat est une transaction en attente, où le paiement a été traité avec succès dans Moneris mais Alinity n'a pas reçu de confirmation.

Trouver ces transactions en attente est facile. Accédez simplement à l’écran Comptabilité > Paiements et cliquez sur le bouton Filtrer.
Cela élargit la zone de filtre, où vous pouvez sélectionner le statut En attente. Vous pouvez également définir les dates de début et de fin en fonction de vos rapports.
Localisez maintenant la transaction appropriée sur le rapport du processeur de paiement en recherchant dans le rapport du processeur de paiement le numéro d'enregistrement associé au paiement en attente. Chez Moneris, le numéro d'inscription apparaîtra dans la colonne ID client, mais d'autres processeurs de paiement peuvent utiliser des conventions différentes.

Une fois que vous avez localisé la transaction, notez la date et l'heure de la transaction, puis copiez l'ID de commande.

Revenez maintenant à Alinity, sélectionnez la transaction, ajoutez un message au processeur, saisissez les informations temporelles appropriées et collez l'ID de commande. Lorsque vous enregistrez, Alinity créera automatiquement les écritures de journal appropriées.

Pour confirmer que le processus est terminé, nous pouvons exécuter à nouveau le rapport sur les détails du dépôt et les totaux entre les deux rapports devraient désormais correspondre.

Une fois que toutes les transactions du processeur de paiement auront été rapprochées, il ne nous restera que les transactions physiques. Il n'y a plus qu'à prendre les transactions restantes et à les rapprocher de votre relevé bancaire.

Le rapprochement est une partie importante du flux de travail comptable, mais constitue trop souvent un effort fastidieux et chronophage, mais avec la dernière version d'Alinity, vous pouvez considérablement simplifier le processus.

Pour plus d'informations sur les fonctionnalités comptables d'Alinity, ou pour organiser une démonstration gratuite, Contactez-nous aujourd'hui!