Les sept péchés capitaux de l’approvisionnement en logiciels de gestion d’association

Dernièrement, nous avons publié des articles principalement sur l'achat de logiciels pour les associations. De nombreuses organisations se retrouvent sur notre page lorsqu'elles recherchent de nouveaux logiciels. Nous avons donc pensé qu'un article amusant pour aujourd'hui serait d'écrire sur les 7 péchés capitaux de l'approvisionnement en logiciels ! Ces « péchés » ne sont que quelques-uns des comportements à ne pas faire dans le processus de proxénétisme.

Gourmandise – Mordre plus que ce que vos membres peuvent mâcher

Même s’il est formidable d’avoir des tonnes de fonctionnalités et d’interactions, cela peut devenir écrasant, en particulier pour votre personnel et vos membres. Parfois, moins c’est plus. Si vous remarquez que vos membres n'utilisent pas une certaine fonctionnalité de votre AMS actuel ou précédent, ou ne comprennent pas un processus que vous proposez, ne perdez pas d'efforts pour continuer à le proposer ou à le rechercher. Toutes les fonctionnalités ne seront pas attrayantes pour tous les collèges ou associations.

Envie – Le succès d'une autre organisation ne devrait pas déterminer votre échec.

Être envieux, c'est être jaloux, ou ne pas être satisfait de l'état actuel de votre association par rapport à une autre. Il n’y a rien de mal à s’inspirer d’autres associations qui peuvent avoir plus de « succès » que la vôtre, mais n’oubliez pas que chaque organisation avance à son propre rythme vers le succès. L’engagement des membres ne se fait pas en un jour et votre solution n’est qu’une partie de l’équation. Alors que les fournisseurs visent à faire de votre association ou de votre collège un leader dans son secteur en faisant de leur solution la meilleure sur le plan concurrentiel, il est de votre responsabilité de fournir à vos membres et candidats des informations de qualité, afin que votre site Web soit une ressource unique qu'ils peuvent visiter. encore et encore, par curiosité, plutôt que simplement pour renouveler leur adhésion ou payer une cotisation.

Luxure – Donnez à votre fournisseur du temps de qualité.

N'agissez pas trop vite et aimez la solution que vous vous procurez avant même de l'avoir connue. Bien qu'il s'agisse d'un compliment adressé au fournisseur, il s'attend à ce que vous posiez des questions, demandiez des ajustements et que vous expérimentiez. Les fournisseurs souhaitent que vous connaissiez très bien leur logiciel de gestion d'association. Cela signifie envoyer des e-mails aux membres, ajouter des profils, créer des applications et toute autre chose. Plus vous expérimentez, plus vous finirez par utiliser le logiciel dans des scénarios aléatoires et plus vous apprendrez à l'utiliser de manière interne et externe. Si vous apprenez à bien le connaître, vous apprendrez vraiment à l’aimer et à lui faire confiance ! Si vous le traitez comme s’il était jetable, vous ne verrez pas sa pleine valeur.

Cupidité – Ne vous attendez pas à des choses aussi bientôt.

Votre fournisseur travaille avec vous dans les meilleurs délais. Avec la plupart des logiciels de gestion de licences ou d’associations, la mise en œuvre peut prendre des semaines, voire des mois. Ce n'est pas parce qu'ils sont lents ; le transfert d'une grande base de données prend du temps, notamment lorsqu'il faut filtrer les mauvaises données et réorganiser les bonnes. Presser votre fournisseur ne servira à rien à votre organisation, car il essaie uniquement de vous fournir une base de données et une solution de la plus haute qualité.

Paresseux – A défaut de connaître et de communiquer…

Ne pas informer votre fournisseur de toutes vos exigences ou besoins en lui donnant simplement un « bref aperçu » de ce que vous recherchez montre que vous ne recherchez pas une amélioration considérable de vos processus actuels. Plus vous passerez de temps à communiquer avec votre fournisseur sur les réussites et les échecs de votre organisation, meilleurs seront vos résultats.

De plus, le fait de ne pas signaler tout problème lié à votre solution pourrait entraîner un arriéré de charge de travail pour votre collège ou votre association. Prenez les cinq minutes pour rédiger un e-mail rapide, il peut probablement être corrigé en un rien de temps ! Assurez-vous d'informer votre fournisseur ou votre service d'assistance de ce que vous pensez, la communication est la clé d'une relation fournisseur/association réussie ! Assurez-vous également de rechercher des solutions rapides sur le site Web du fournisseur. Il est courant que les fournisseurs publient du contenu auquel les clients peuvent se référer, en particulier lorsqu'ils reçoivent fréquemment la question.

Colère – Être frustré par votre fournisseur…

Essayez de faire preuve de compréhension avec votre fournisseur – souvent, ce qui semble être un problème monumental se révèle être quelque chose de simple. Habituellement, avec un peu de formation ou de configuration, ce problème qui semble être un obstacle est résolu rapidement. N'oubliez pas qu'un bon fournisseur se soucie de ses clients et sait toujours que votre succès signifie son succès.

Fierté – Prenez les idées de vos fournisseurs !

Ne soyez pas trop fier de suivre les conseils de votre vendeur. Si vous avez fait vos recherches, vous avez choisi un fournisseur expert dans ce domaine. Parfois, une organisation a tendance à avoir une idée très précise de la façon dont elle aimerait résoudre un problème, mais souvent les fournisseurs ont traité de multiples problèmes liés à l'association, faites-leur confiance ! Souvent, l’élément le plus précieux que votre fournisseur apporte est son expérience dans la mise en œuvre d’innombrables autres solutions – ils ont souvent traité des problèmes similaires à plusieurs reprises.

Voilà, les sept péchés capitaux de l’achat de logiciels. Ils ne le sont pas exactement, mortel, mais si vous vous dirigez vers l’un d’eux, l’éviter vous aiderait à maintenir une relation positive avec votre fournisseur.

Si votre association ou organisme de réglementation envisage un nouveau logiciel, utilisez notre liste de contrôle pour l'achat de logiciels ci-dessous ! Cette checklist peut être utilisée pour comparer n’importe quel logiciel de gestion de licences ou de gestion d’association !