La configuration des frais d'inscription est une partie importante de la configuration de votre application Alinity. Les frais sont utilisés par Alinity sur les factures générées automatiquement pour les membres et les candidats.
Il existe deux processus clés pour configurer les frais : créer l'élément de catalogue qui représente les frais et l'associer à un registre.
Cet article concerne le deuxième de ces deux processus, l’ajout de frais à un registre. À ce stade, vous devriez avoir terminé la création de vos frais en tant qu'articles de catalogue. Si vous souhaitez des informations sur la création d'éléments de catalogue, consultez notre article précédent.
Ajouter des frais aux registres
Maintenant que nous disposons d'un catalogue rempli d'articles payants, il est temps de commencer à les ajouter à nos différents registres.
Commencez par cliquer sur l'onglet Paramètres dans la barre de navigation latérale. La modification de vos paramètres peut avoir un impact sur votre système, mais si nous faisons attention, nous ne devrions pas avoir de problèmes, alors continuez et cliquez sur Registres.
Nous souhaitons ajouter nos nouveaux frais au registre de pratique active afin de pouvoir consulter les détails de ce registre. L'écran Détails du registre nous montre toutes les informations disponibles sur le registre, mais nous allons nous concentrer spécifiquement sur la section de l'année d'enregistrement. Si vous l'examinez de près sur une nouvelle implémentation, vous verrez qu'aucun frais n'apparaît encore dans leurs champs respectifs.
Pour ce faire, nous devrons cliquer sur le bouton Aller aux frais, qui nous amènera à une liste des frais associés à ce registre. Encore une fois, la liste est vide car aucun frais n'a été ajouté, alors cliquez sur le bouton vert Ajouter (+).
Nous sélectionnons maintenant l'élément de catalogue que nous avons créé précédemment. C’est là qu’il est important d’avoir des noms descriptifs clairs pour les frais.
Notez qu'il y a une date d'entrée en vigueur. Cette fois, nous marquons quand la taxe entre en vigueur sur ce registre, et non pas quand elle est effective pour l'ensemble du système comme nous l'avons vu avec l'article du catalogue. Encore une fois, nous rendrons les frais effectifs immédiatement.
Si ces frais concernaient une section spécifique du registre, nous les sélectionnerions dans la liste déroulante de ce champ, mais comme il s'agit de frais généraux, nous les laisserons vides.
La valeur de séquence fonctionne de la même manière que pour les articles du catalogue, donc les éléments de séquence inférieure apparaissent en premier sur les factures et les éléments de numéro supérieur apparaissent plus tard. Sachez simplement que la valeur de séquence ici est prioritaire sur celle de l'article du catalogue, vous pouvez donc configurer votre registre comme vous le souhaitez sans perturber l'apparence des articles sur d'autres factures.
Si nous voulions appliquer ces frais uniquement lorsqu'un membre change de registre, nous pourrions le faire en sélectionnant un élément dans la liste déroulante de ce champ, mais encore une fois, il s'agit de frais d'inscription généraux, nous les laisserons donc vides.
Enfin, nous décidons quand nous voulons appliquer les frais à l'aide des boutons à l'écran. S'il s'agissait de frais de renouvellement, nous activerions cette option. Pour les frais de dossier, nous pouvons décider si nous souhaitons que les frais soient facturés lors du dépôt de la demande ou lorsque la demande est approuvée.
Maintenant, nous l'enregistrons et nous voyons les détails des frais. Les frais apparaissent désormais également sur la liste des frais, et si nous revenons aux détails du registre, nous pouvons voir qu'il y a désormais des frais dans la zone de candidature.
Nous pouvons également configurer un seul élément de catalogue pour qu'il s'applique à des moments différents en activant simplement plusieurs bascules.
Répétez le processus pour chaque frais, en alternant différents types de frais, jusqu'à ce que tous les frais pertinents aient été renseignés. Utilisez ce même processus pour remplir chaque registre et section de votre organisation jusqu'à ce que l'ensemble de votre structure tarifaire soit terminée.
Alinity vous permet non seulement de créer et d'ajouter rapidement des frais aux registres, mais propose également des calendriers au prorata et des modifications programmées des frais.
Pour plus d'informations sur l'ajout d'éléments tarifaires aux registres, les fonctionnalités de tarification avancées d'Alinity ou pour organiser une démonstration gratuite, contactez-nous à info@softworksgroup.com.
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