La configuration des frais d'inscription est une tâche importante dans la configuration de votre application Alinity. Les frais sont utilisés par Alinity sur les factures générées automatiquement pour les membres et les candidats.
Bien que la plupart des frais soient associés aux fonctions d'enregistrement telles que les renouvellements, les réintégrations et les demandes, vous utilisez également ces fonctionnalités pour créer des prix pour les marchandises et les services ad hoc si vous les proposez.
Il existe deux processus clés impliqués dans la configuration des frais : créer l'élément de catalogue qui représente les frais et l'associer à un registre. Cet article concerne la création des frais dans votre catalogue. Pour plus d’informations sur l’association des frais aux registres, consultez le prochain article.
Création d'éléments de catalogue
Lors de la configuration des frais et des articles du catalogue, Alinity vous demandera de saisir les codes de compte GL pour enregistrer les montants de revenus et de taxes que vous collecterez. L’utilisation dès le départ des codes de compte que vous avez dans votre système de grand livre facilitera l’intégration avec vos documents comptables. Si vous ne savez pas quels codes de compte utiliser, vérifiez auprès de votre comptable ou comptable et utilisez l'option de configuration du Grand Livre pour établir les codes de compte avant de configurer les frais.
La première étape de la création d’un tarif consiste à créer l’élément de catalogue correspondant. Tout ce que vous facturez, qu'il s'agisse de frais, d'amendes ou même de marchandises physiques, figurera dans votre catalogue. Alinity est livré avec quelques frais de base prêts à l'emploi que vous pouvez modifier pour répondre à vos propres besoins ou vous pouvez créer de nouveaux éléments.
Cependant, nous allons vous expliquer comment en créer un à partir de zéro, alors cliquez sur l'onglet Comptabilité dans la barre de navigation latérale, puis sélectionnez l'option Élément de catalogue dans l'arborescence d'options de comptabilité développée. Vous verrez une liste des éléments de catalogue existants, mais pour en créer un nouveau, continuez et cliquez sur le bouton vert Ajouter en haut, et vous serez redirigé vers l'écran Créer un élément de catalogue.
Continuez à remplir les champs du formulaire. Le nom de l'article vous permet de reconnaître les frais lorsque vous le sélectionnerez ultérieurement. Cela devrait être quelque chose de descriptif et concis. Dans l'exemple vidéo, nous créons des frais de candidature généraux, c'est donc ce que nous saisissons. Vous pouvez avoir des frais de candidature différents pour différents registres ou sections au sein d'un registre. Par exemple, les candidats internationaux peuvent se voir facturer un montant différent de celui des diplômés locaux, alors assurez-vous de bien différencier les noms des frais.
Vous devez également vous assurer de sélectionner le compte du grand livre approprié pour les frais collectés.
La description de la facture est ce qui apparaît sur les factures. Il s'agit d'un champ destiné aux membres, alors assurez-vous que la description de l'article est facilement reconnaissable et correctement orthographiée.
Les frais sont généralement déductibles d'impôt, nous pouvons donc activer cette option, mais il ne s'agit pas de marchandises physiques disponibles dans les magasins en ligne, nous allons donc laisser celle-ci désactivée. Enfin, si l'article est censé constituer des frais de retard, assurez-vous d'activer cette option.
La séquence identifie l'ordre dans lequel l'article apparaîtra lors de son affichage sur les factures. Plus le numéro de séquence de l'article est bas, plus il apparaît haut sur la facture. Nous voulons que les frais de dossier apparaissent avant les éléments tels que les frais administratifs, nous les fixerons donc assez bas.
La date d'entrée en vigueur indique la date à laquelle l'article sera disponible pour le système. Ne vous inquiétez donc pas si vous créez des frais de renouvellement mais que votre fenêtre de renouvellement n'est pas encore ouverte. Pour l'instant, fixez simplement la date d'aujourd'hui.
N'oubliez pas d'activer les boutons TPS et TVP pour refléter les implications correctes en matière de taxe de vente, le cas échéant, puis de les enregistrer.
L'article apparaît maintenant dans la liste du catalogue, et puisque nous savons maintenant comment fabriquer des articles, nous pouvons créer le reste de nos frais, y compris désormais des frais de renouvellement et des frais de réintégration.
Maintenant que nous avons tous nos tarifs dans le catalogue, il est temps de commencer à les associer à nos registres. Consultez le prochain article pour savoir comment.
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