Meilleures pratiques en matière d'appel d'offres pour obtenir de meilleures réponses !

Une demande de proposition (RFP) est quelque chose dont vous avez probablement déjà entendu parler, et vous vous demandez probablement si c'est quelque chose que vous avez réellement dû rédiger, en particulier à cause de la complexité de celle-ci. Le processus d'appel d'offres est généralement effectué par des organismes de réglementation, des associations et de grandes organisations pour demander aux fournisseurs de leur envoyer des propositions afin d'obtenir leur marché. C'est un moyen d'inviter équitablement la concurrence locale, et un avantage est que vous pouvez également recevoir des propositions de fournisseurs dont vous ignoriez encore l'existence et qui proposent des solutions viables. Une fois que toutes les propositions ont été reçues, l'organisation réduit la liste à quelques-unes, peut recevoir des démonstrations et choisit finalement la proposition qui, selon elle, sera le bon partenaire pour l'aider à atteindre ses objectifs et achète le logiciel de ce fournisseur.

L’inconvénient est que les appels d’offres impliquent beaucoup de travail, tant de la part du fournisseur que de votre part. De nombreux fournisseurs ne participent pas au processus d'appel d'offres parce que cela prend beaucoup de temps et est coûteux – préférant d'autres méthodes telles que les références, le bouche à oreille, les démonstrations et d'autres méthodes de connexion. Lorsqu’un fournisseur décide de répondre à un appel d’offres, il doit souvent dire au revoir aux semaines suivantes ! Voici quelques bonnes pratiques pour obtenir une réponse positive à vos appels d'offres (si vous doit écrivez-en un) ! Pour un rappel rapide de ce qu’implique un appel d’offres, j’ai rassemblé le processus et le calendrier ci-dessous.

Le processus

Généralement, le processus implique :

1. Vous rédigez diverses demandes de propositions.
2. Vous les envoyez aux fournisseurs, aux sites d'approvisionnement (www.merx.com), etc.
3. Vous passez par une période de questions-réponses d'une durée limitée avec tous les fournisseurs potentiels qui ont des questions sur votre appel d'offres.
4. Vous recevez des propositions.
5. Vous examinez les propositions, en rejetez certaines et en notez d’autres.
6. Vous sélectionnez quelques-unes des meilleures propositions et les « présélectionnez ».
7. Vous invitez ensuite ces fournisseurs à répondre à quelques questions supplémentaires pour vous et à vous faire une démonstration de leur logiciel, ou même à participer à un essai gratuit.
8. Sélectionnez votre fournisseur préféré.
9. Enfin, vous et le fournisseur sélectionné concluez un contrat.
10. Maintenant, vous démarrez le processus de mise en œuvre ! 

Laps de temps

Le processus d’un appel d’offres du début à la fin peut prendre plusieurs mois. Bien qu'il n'y ait que dix étapes pour terminer l'ensemble du processus, comme vu ci-dessus, chaque étape nécessite un temps différent. La partie du processus qui prend le plus de temps consiste à examiner les propositions, puis à sélectionner un fournisseur. Les propositions sont assez longues, il est donc essentiel de vous accorder un temps raisonnable pour les examiner en profondeur.

Il est également important de réaliser que vous devez souvent faire un ou deux pas en arrière dans le processus : vous réalisez que vous souhaitez réexaminer une proposition ou que vous avez oublié d'inclure certaines exigences essentielles.

Appels d'offres de qualité

La qualité de vos réponses dépend de la qualité de votre appel d'offres. C'est un moyen de filtrer les fournisseurs avec lesquels vous souhaitez travailler par rapport à ceux avec lesquels vous finirez par perdre du temps. Pensez-y comme si vous demandiez un rendez-vous à quelqu'un : préféreriez-vous qu'un inconnu crie « SORTEZ AVEC MOI CE SOIR ! » d'une camionnette en mouvement ou de quelqu'un qui vous a un peu connu en premier, alors demandé poliment ? Je suppose que vous choisiriez le deuxième (j'espère). C'est comme les fournisseurs, les fournisseurs de qualité répondront aux personnes qu'ils estiment dignes de tout le travail nécessaire pour élaborer une proposition. Quoi qu’il en soit, voici quelques points qui améliorent un appel d’offres :

Langue (Pour être formel ou informel ?)

En nous prenant comme exemple, nous préférons un ton informel lorsqu’il s’agit de recevoir des appels d’offres. Avant de commencer votre appel d'offres, vous devez examiner le contenu que les fournisseurs publient sur leur site Web, leur blog, etc., et juger quel type de ton utiliser dans l'appel d'offres à partir de là. Si vous êtes une organisation au langage informel, essayez de trouver un fournisseur au langage informel. Des caractéristiques similaires au sein des organisations créeront des relations plus fortes et une meilleure compréhension mutuelle.

Exigences

Il est indispensable de décrire vos besoins de manière précise et détaillée. Découvrez exactement ce dont votre organisation a besoin de la part de différents départements et hiérarchisez-les du plus important au moins important. Il est essentiel de communiquer les exigences les plus importantes dans votre appel d’offres. Parfois, des exigences manquantes sont remarquées lors de la formation et de l'orientation. après un logiciel a été installé. Cela pourrait être dû à une sous-communication de l’importance d’une exigence.

De plus, il est préférable de ne pas obliger les fournisseurs à rédiger des paragraphes décrivant leur capacité à répondre à une exigence. Faites simple, de préférence une liste de contrôle ou un simple « oui » ou « non ». Ils peuvent ajouter des notes sur le côté s’ils ont quelque chose de plus à ajouter, mais en fin de compte, vous choisissez un seul logiciel. Il est plus facile de créer une liste restreinte et de conserver les fournisseurs qui disent oui aux exigences importantes et de supprimer ceux qui disent non, plutôt que de devoir lire des milliers de mots vous expliquant pourquoi ils ne le faites pas avoir quelque chose (ce qui est une perte de temps). Cela facilite la tâche du vendeur et de l’évaluateur.

Vous pourrez étudier le « pourquoi » ou le « comment » des réponses plus tard lorsque vous les aurez réduites à une liste plus courte.

Laissez-les choisir leur réponse

Les fournisseurs, en particulier ceux de longue date, ont été confrontés à de nombreux défis pour lesquels les organismes de réglementation et les associations recherchent des solutions. En tant qu'organisation, n'exigez pas qu'un fournisseur s'adapte ton méthode pour résoudre un problème. Les vendeurs sont des experts. Au lieu de cela, exprimez vos défis dans l'appel d'offres et laissez le fournisseur répondre avec sa propre solution, ainsi qu'utiliser des cas antérieurs dans lesquels il a réussi à mettre en œuvre une solution. On ne sait jamais – cela pourrait être la solution qui pourrait fonctionner pour vous !

Qu’en est-il des RFI ?

Les appels d’offres représentent déjà une tonne de travail. Certaines organisations pensent que c'est une excellente idée d'envoyer également des RFI (demande d'informations) avant d'envoyer une demande de propositions. Une RFI est ce qu'une organisation envoie aux fournisseurs pour obtenir des informations de base sur le fournisseur : points forts, coûts typiques, etc. Une RFI n'est généralement pas exclusive – ce qui signifie que la plupart du temps, elle n'est pas utilisée pour éliminer les fournisseurs – mais plutôt pour évaluez s'il existe des fournisseurs qui peuvent satisfaire vos exigences et quels pourraient être les coûts typiques – essentiellement pour vous aider à décider si vous voulez même vous donner la peine d'un appel d'offres !

Pour un fournisseur, remplir une réponse à une RFI peut être similaire à une demande de propositions. Même si le fournisseur veut probablement votre entreprise, personne ne veut faire deux fois plus de travail et, en fin de compte, les efforts déployés pour répondre aux appels d'offres et aux demandes d'informations se reflètent dans le coût de leur candidature !

Si vous choisissez d'envoyer une DDR, permettre au fournisseur de choisir le niveau de détail qu'il fournit peut encourager davantage de réponses.

Évaluation

L'évaluation de plusieurs propositions peut prêter à confusion et vous ne voulez pas mélanger les informations. Un moyen simple d’évaluer les propositions consiste à utiliser une liste de contrôle pour l’approvisionnement en logiciels. C'est ici que vous dressez une liste des excellentes exigences et fonctionnalités que vous souhaitez que votre logiciel de gestion de licences ou de gestion d'associations fournisse, et vous cochez simplement oui ou non s'il les possède. Après avoir fait cela pour chaque proposition, vous pouvez vous référer aux listes de contrôle, au lieu des propositions, pour trouver rapidement des informations lorsque vous discutez du fournisseur que vous préférez à vos collègues. Avec la liste de contrôle, vous pouvez également facilement voir quels fournisseurs ne répondent pas à de nombreuses exigences par rapport aux autres et les éliminer facilement de la pile.

N'oubliez pas que l'évaluation ne concerne pas uniquement les exigences. Le service client, l’enthousiasme, la personnalité, l’expertise, la ponctualité des réponses et d’autres caractéristiques non mesurables sont également importants à prendre en compte. Ce sont les choses que vous devrez gérer lorsque vous demanderez de l’aide ou que vous aurez peut-être besoin de supprimer quelque chose !

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