Alinity Version 6 n'est pas seulement une mise à niveau de notre système existant ; nous avons complètement repensé presque tous les aspects de notre logiciel pour créer une expérience simplifiée et plus facile à utiliser. Depuis plus de deux décennies, nous travaillons avec des organismes de délivrance de licences à travers le pays pour gérer facilement les inscrits et les licences. Avec la V6, nous avons exploité cette expérience et l'avons transformée en de nouveaux outils puissants pour aider les collèges.

L'un de ces nouveaux outils est le nouveau module Correspondance. Alinity a toujours aidé avec la correspondance, mais le nouveau module Correspondance va au-delà. Un service d'e-mailing autonome et entièrement intégré remplace l'ancienne méthode d'envoi d'e-mails aux inscrits basée sur l'exportation. adapté à vos besoins individuels.

Correspondance facile et belle.

Être capable de communiquer rapidement et efficacement avec vos inscrits, les membres de votre comité et d’autres employés ou parties prenantes est essentiel pour les organismes de délivrance de permis. Le nouveau module Correspondance vous permet de faire exactement cela. Alinity V6 vous permettra d'envoyer facilement des e-mails en masse, basés sur des modèles, à de grandes listes ou à des correspondances spécifiques et ciblées destinées à un public plus restreint. Les fonctionnalités du nouveau module Correspondance incluent :

• La messagerie texte
• Modèles d'e-mails richement formatés
• Fusionner les champs
• Listes de recettes
• Historique et planification de la correspondance
• Distribution contrôlée automatique
• Entièrement conforme CASL/Anti-spam

La messagerie texte.

L'implémentation d'Alinity V6 ouvre une toute nouvelle option en prenant en charge la messagerie texte. Cette approche est préférée par de nombreux jeunes inscrits qui effectuent la plupart des activités sur le Web sur leur téléphone intelligent et qui, en fait, n'utilisent peut-être pas du tout d'ordinateur. En envoyant un texte avec un lien intégré, le inscrit peut cliquer pour remplir un formulaire en ligne ou lire un message important sans avoir besoin d'accéder à un ordinateur.

Modèles d'e-mails richement formatés.

Le module Correspondance vous permet de créer de superbes modèles d'e-mails richement formatés au sein même d'Alinity. Pas besoin d'exporter ! Le module Correspondance prend également en charge les images, les polices, les couleurs et d'autres options de formatage avancées. Les modèles peuvent être enregistrés pour être réutilisés et copiés pour créer des modèles similaires. Les inscrits à inclure dans le mailing sont ensuite sélectionnés et les documents électroniques résultants sont stockés dans la zone de documents des inscrits. La V6 prend entièrement en charge les pièces jointes et la planification de la distribution des e-mails, ce qui est particulièrement utile pour les avis de renouvellement.

Fusionner les champs.

L'une des fonctionnalités les plus importantes de l'éditeur de modèles est la possibilité d'inclure des champs de fusion tels que le nom, le type de licence, la date d'expiration du permis, etc. Ceux-ci sont sélectionnés dans des listes déroulantes et positionnés directement dans le texte de la même manière que vous l'avez peut-être déjà fait dans Microsoft Word™ ou Outlook™. Les nouveaux champs de fusion d'Alinity prennent également en charge des liens personnalisés qui dirigent les inscrits vers une destination cible spécifique, telle qu'un formulaire de candidature, un renouvellement ou une mise à jour de profil.

Listes de destinataires.

En plus de sélectionner les inscrits individuellement, vous pouvez enregistrer les sélections précédentes sous forme de listes de distribution. Vous pouvez également créer des listes intelligentes qui appliquent une requête pour sélectionner les destinataires du mailing. De cette façon, vous pouvez cibler « tous les inscrits actifs qui n’ont pas renouvelé » ou « les inscrits au comité XYZ » et ainsi de suite.

Historique de la correspondance.

Dans les versions précédentes d'Alinity, les listes de diffusion devaient être exportées sous forme de fichiers texte ou CSV. Un outil tiers (comme Microsoft Outlook importerait et enverrait ensuite le courrier. Alinity n'a pas incorporé les messages électroniques résultants dans le dossier du titulaire du nom de domaine.

Tout cela a changé pour Alinity V6, qui maintient une archive complète et consultable, exceptionnellement utile pour l'audit des communications. Le personnel a toujours accès à un enregistrement complet des communications.

Distribution contrôlée.

L'envoi de gros volumes d'e-mails via un seul compte peut s'avérer problématique, même s'il provient d'une organisation professionnelle. Par conséquent, les services de surveillance des e-mails peuvent vous mettre sur liste noire si vous apparaissez comme un distributeur de spam auprès des services de surveillance des e-mails. Ensuite, les filtres de courrier électronique bloquent ou acheminent automatiquement les courriers électroniques envoyés depuis des comptes signalés vers des dossiers de courrier indésirable. Inverser la classification peut être très difficile et prendre beaucoup de temps.

Heureusement, le module Correspondance élimine ces risques en s'interfaçant avec un service de distribution de courrier qui envoie soigneusement les courriers électroniques à un tarif calculé pour être acceptable pour les services de surveillance. Le système envoie de gros lots d’e-mails tout au long de la journée. À mesure que la réputation de votre compte d’envoi s’améliore, les limites horaires augmentent progressivement. L'ensemble du processus est automatique et ne nécessite aucun réglage ou ajustement de votre configuration. Un écran de gestion de courrier par lots spécialement conçu vous permet de surveiller votre courrier sortant et de consulter les messages déjà envoyés.

Entièrement conforme à la législation CASL/anti-spam.

En plus d'une méthode de distribution robuste, le module Correspondance est également entièrement conforme aux lois anti-pourriel canadiennes et américaines. Ceci est pris en charge via les préférences de messagerie. Les messages dans les catégories permettant la désinscription incluent un lien permettant aux inscrits de mettre à jour leurs préférences. Notez que la désinscription ne s'applique généralement pas aux messages essentiels au maintien de la licence, tels que les avis de renouvellement. Pour ces classes de courrier, il est préférable d'inclure une déclaration obligatoire comme condition de la licence/du permis autorisant explicitement votre collège à utiliser le courrier électronique pour distribuer de tels messages.

Informations Complémentaires.

Comme pour le module Gestion documentaire, la feuille de route de nombreux autres modules Alinity V6 s'appuie sur les fonctionnalités du nouveau module Correspondance. C'est pourquoi nous avons décidé d'inclure Correspondence dans le produit de base de la version 6. La correspondance est disponible pour les clients existants sans frais de licence supplémentaires, mais nécessite une reconfiguration importante pour s'appliquer aux processus existants, ce qui constitue un service payant. L'intégration au service de distribution de courrier est un deuxième facteur de coût à prendre en compte, et est fixé à un forfait de $25/mois permettant jusqu'à 100 000 messages par an.

Comme tous les modules d'Alinity version 6, le module Correspondance est entièrement basé sur le Web et compatible avec les appareils mobiles. Aucune installation n'est nécessaire. Tous les modules Alinity V6 fonctionnent aussi bien sur PC, Mac, smartphones et tablettes grâce à l'application d'une conception Web réactive qui modifie dynamiquement les mises en page pour s'adapter à différentes tailles d'écran.