À quoi devrait ressembler un registre public ?

S'il y a une chose que j'ai apprise au fil des années de mise en œuvre d'un logiciel de gestion d'associations pour les organismes de réglementation, c'est que personne ne fait les choses exactement de la même manière – et le registre public (également connu sous le nom de registre public ou répertoire des inscrits) ne fait pas exception. Le registre public est l'ensemble de pages qui permettent au public de rechercher des praticiens et de consulter les informations les concernant.

La conception d’un registre public est souvent variée pour de nombreuses raisons, mais la législation figure en tête de liste. Les lois provinciales et fédérales ou les règlements de l'Ordre détermineront une grande partie de ce qui doit être affiché (ou non) au public.

Dans cet article en deux parties, nous examinerons quelques registres publics utilisés par les organismes de réglementation et dans partie 2, nous jetterons un aperçu de la prochaine génération du registre public Alinity.

A quoi sert un registre public ?

Tout d'abord – parlons rapidement de l'utilisation du registre public – qui aide souvent à décider quelles informations doivent être affichées au public.

1. Permet à un membre du public de confirmer qu'un praticien qu'il s'apprête à consulter est agréé et de trouver toute information le concernant qui devrait l'inquiéter, comme les conditions de son permis, les mesures disciplinaires à son encontre ou l'expiration de son permis.
2. Permettez au public de rechercher un membre agréé dans sa région – essentiellement pour rechercher un praticien.
3. Laissez les employeurs confirmer qu'un employé est titulaire d'un permis ou que le premier jour d'une nouvelle année de permis, leurs employés sont tous valides.
4. Enfin, donner aux compagnies d'assurance un moyen de vérifier que le praticien qui a rendu un service assurable est bien enregistré auprès de l'organisme de réglementation.

Si vous gardez ces exigences (et toutes les autres que vous pourriez avoir) à l’esprit, vous disposerez alors du bon niveau de détails pour votre registre.

A quoi ça ressemble ?

Habituellement, un registre public est divisé en deux sections : la page de recherche et de résultats (selon quels critères le public peut effectuer une recherche) et la page de détails où des détails supplémentaires sont affichés sur le membre. Souvent, l'objectif devrait être de montrer à l'utilisateur 80% les données sur la page de résultats si vous le pouvez. L'idée est de donner aux utilisateurs suffisamment d'informations pour que 80% d'usages n'aient même pas besoin d'aller dans la vue détaillée.

Les 20% restants sont en cours d'examen détaillé et ont besoin d'une page supplémentaire.

Ainsi, en gardant ces scénarios à l’esprit, examinons certains registres publics pour voir ce qu’ils font.

La liste

Une option consiste simplement à publier une liste de vos inscrits. Il peut s'agir d'une grande page ou d'une série de pages comptant 20 ou 30 membres par page. Cela peut être une approche très simple et efficace si vous avez un petit nombre de membres, mais ce n'est pas quelque chose auquel le public est habitué de nos jours – la recherche est une fonctionnalité que le public attend simplement sur un site Web.

Cela présente des inconvénients si vous avez un plus grand nombre, car vous obligez le public à parcourir une longue liste. Un autre inconvénient est que vous publiez une liste complète de vos inscrits afin que tout le monde puisse venir copier/coller ces données.

Détails moyens

Le niveau suivant – détails moyens – est une page qui permet au public de rechercher un membre par son nom ou son numéro d'enregistrement.

Les résultats de la recherche affichent juste assez d’informations pour que la majorité des utilisateurs puissent obtenir ici les détails dont ils ont besoin – y compris le numéro d’enregistrement, l’enregistrement en cours et si des conditions existent.

Les conditions réelles ne sont jamais affichées au public. Si l'utilisateur souhaite connaître cette information, il est invité à appeler le Collège dans une note en bas de page.

Si un membre a renouvelé sa licence, mais que cette nouvelle licence n'est pas encore entrée en vigueur, elle est alors affichée dans la colonne Inscription future – pour aider les employeurs à savoir que le membre volonté être licencié.

Pour un peu plus de détails, y compris l'endroit où travaille le inscrit, le public peut cliquer sur « Afficher les détails » pour voir plus d'informations.  De nombreux organismes de réglementation ne divulguent pas publiquement les informations sur l'emploi – cela dépend généralement du fait que la profession que vous réglementez est souvent impliquée dans des services directement destinés au public ou si ces services sont fournis par des institutions provinciales ou étatiques.  Par exemple, les infirmières ne fournissent souvent pas d'informations sur l'emploi, alors que les dentistes, les chiropraticiens et les massothérapeutes travaillent souvent en cabinet privé et montrent donc ces informations au public. Votre logiciel de gestion d'association doit vous permettre d'avoir le contrôle sur ce qui est affiché.

Dans la deuxième partie, nous parlerons de la prochaine génération de logiciels de gestion d'associations et comment il peut être configuré. Nous parlerons également un peu d'un autre organisme de réglementation en Ontario qui est tenu d'afficher beaucoup plus de données.

Logiciel de gestion d'associations

Le bon logiciel de gestion d'association vous permet d'afficher le bon niveau de détail au public, comme l'exigent les lois locales, provinciales et fédérales ainsi que vos propres règlements. Si vous envisagez de créer un registre public pour vos membres, gardez ces options à l'esprit lorsque vous décidez quoi montrer au public.

Vous envisagez un nouveau système de gestion d'association pour votre organisme de réglementation ? Consultez notre guide d’approvisionnement en logiciels ci-dessous !