La version de mai 2020 d'Alinity a été déployée dans les environnements de test le 8 mai et sera déployée dans les environnements de production le 14 mai.

La crise économique liée au COVID-19 se poursuit. Je suis sûr que pour beaucoup d'entre nous, la nouveauté du travail à domicile et des réunions en ligne s'est dissipée et nous manquons d'interactions en face à face avec nos collègues. Je sais que c'est le cas de notre équipe chez Softworks. Cependant, assurer la sécurité est l’objectif le plus important et pour l’instant, cela signifie suivre les directives en matière de distanciation physique. Il y a de l'espoir à l'horizon que le lent retour à la normale soit en cours avec toutes les provinces commencent à assouplir les restrictions ce mois-ci. Restez en sécurité et portez-vous bien.

Les 30 derniers jours ont été encore un mois chargé pour notre équipe. Bien que nous ayons passé pas mal de temps à mettre en œuvre des modifications de règles spécifiques au COVID-19 pour divers sites (en particulier les extensions de renouvellement), nous avons trouvé le temps de mettre en œuvre un certain nombre d'améliorations importantes pour Alinity, notamment une mise à niveau significative du service de messagerie d'Alinity, plusieurs améliorations intéressantes pour le module de conduite, des mises à jour importantes du traitement de l'inscription et du renouvellement. Lire la suite pour les détails.

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Affinements en matière de gestion des conduites (cas)

La gestion des plaintes au sein du module de gestion des conduites (cas) a reçu plusieurs améliorations intéressantes dans cette version. Tout d'abord, l'affichage principal a été mis à jour pour inclure une simple étiquette devant l'état plus détaillé pour indiquer si le dossier de plainte est Ouvrir, Fermé ou Surveillance.  La surveillance fait référence à la situation où toutes les allégations ont été évaluées et statuées, et une surveillance de suivi est nécessaire pour garantir que le membre se conforme aux engagements prescrits par le comité de discipline ou le registraire.

L'affichage de la chronologie a été mis à jour pour inclure la durée totale pendant laquelle le dossier a (ou était) ouvert pour chaque événement. Ceci s'ajoute à l'intervalle entre les événements qui a été implémenté dans notre version originale de la chronologie. L'affaire date d'ouverture est utilisé par défaut pour établir quand doit commencer la mesure de la durée d'ouverture mais cette valeur peut être modifiée. Une nouvelle valeur – Date de référence – est fourni pour capturer cela. La référence peut être définie différemment de la date d'ouverture dans les situations où les informations initiales sur le dossier sont trop incomplètes pour commencer à travailler sur le dossier ; par exemple, si le membre auquel s’applique l’allégation n’a pas été identifié.

Nous avons également retravaillé le cas fermeture processus pour permettre aux administrateurs d'appliquer un statut final aux allégations dans le cadre du processus de clôture plutôt que d'avoir à le faire avant d'essayer de clôturer. Cela rend le flux de travail dans un dossier plus intuitif et plus rapide.

Formatage des commentaires de l'annuaire public

Lors de l'ajout de commentaires à afficher dans l'annuaire public pour un membre, de nombreuses nouvelles options de format sont désormais disponibles, notamment les styles et tailles de police, les couleurs, les images insérées et même le formatage des tableaux. Ces mêmes fonctionnalités ont été ajoutées à la plupart des écrans d'édition de notes du système.

Envoi d'e-mails suralimenté

Des changements importants ont été apportés au système de messagerie dans cette version. Tout d’abord, les principes fondamentaux techniques du système de messagerie ont été réécrits pour utiliser un nouveau style de modèles et fusionner les sources. Les e-mails envoyés à l’aide de ces nouvelles sources sont envoyés en une fraction du temps obtenu avec la méthode précédente. Le processus de fusion a été mis à jour afin que les e-mails commencent à être envoyés immédiatement plutôt que d'attendre le prétraitement de l'ensemble du lot. La génération du document PDF pour chaque email a été modifiée pour s'exécuter dans un processus parallèle mais séparé afin d'éviter de ralentir le processus d'envoi. L’amélioration du nombre d’e-mails pouvant être envoyés par minute est spectaculaire. Même avec le tarif le plus rapide, nous continuons à protéger vos e-mails envoyés contre la liste noire des serveurs de messagerie en tant que spam grâce à l'utilisation d'évaluations de réputation, comme auparavant. Le résultat est une distribution de courrier électronique fiable, sûre et considérablement plus rapide.

Outre les évolutions techniques, d’autres mises à jour ont amélioré le confort d’utilisation. Les anciennes sources de fusion ont été remplacées par des listes de champs beaucoup plus concises et beaucoup plus simples à utiliser. Tout modèle créé à l’avenir utilisera automatiquement ces nouvelles sources de fusion. Une autre amélioration clé dans la configuration des modèles consiste à simplifier l’étape de sélection d’une page à laquelle associer le modèle. La liste de choix est désormais limitée à ceux qui correspondent aux données clés de la source de fusion. Cette modification élimine l'erreur utilisateur la plus courante lors de la création de nouveaux modèles. Nous avons également implémenté un nouveau paramètre pour filtrer les modèles que vous marquez comme inactifs afin de réduire l'encombrement lors de la sélection des modèles à appliquer.

Pour éliminer la question la plus importante, Oui vos modèles d'e-mails existants continueront de fonctionner comme avant. Dans les mois à venir, notre équipe d'assistance vous encouragera à mettre à jour vos modèles actifs afin d'utiliser les nouvelles sources de fusion, mais les nouveaux et les anciens ont été conçus pour fonctionner côte à côte afin de permettre une transition aussi sereine. que possible. Dans de nombreux cas, la migration consiste en un simple copier-coller et une révision. Pour les modèles particulièrement complexes, le service d’assistance sera disponible pour vous aider dans la transition, comme toujours. Les améliorations disponibles grâce à la mise à jour de vos modèles existants rendent l'effort très utile.

Lors de la sélection d'un modèle à utiliser pour envoyer un e-mail, ceux qui n'ont pas été mis à niveau seront triés sous les modèles mis à niveau (toujours par ordre alphabétique au sein du groupe) et afficheront un astérisque pour indiquer qu'ils sont plus anciens et n'offriront pas de performances améliorées. Tout e-mail ad hoc envoyé sans sélectionner de modèle doit utiliser automatiquement le nouveau style de fusion.

 

 

 

 

 

Lors de la modification d'un modèle, la page ne peut plus être modifiée sans l'assistance du support technique. Les styles nouveau et ancien du modèle sont fortement liés à la page sur laquelle ils sont destinés à être utilisés et permettre sa modification préalable permettait très facilement de provoquer un comportement erratique ou un échec total des e-mails. Ce genre de changements devrait être très rare avec les nouvelles sources de fusion étant donné qu'elles sont, nous l'espérons sincèrement, beaucoup plus intuitives à utiliser.

Organisation des modèles d'e-mail améliorée

L'écran de gestion des modèles d'e-mail a également été mis à jour dans cette version pour améliorer les options d'organisation. Le point de départ est que vous pouvez désormais placer des modèles dans des catégories pour les rendre plus faciles à trouver. Nous avons ajouté une option pour marquer les modèles que vous n'utilisez plus comme inactif. Ceci est particulièrement utile pour les modèles que vous avez créés de manière ponctuelle pour une utilisation unique. Ces enregistrements ne peuvent pas être supprimés lorsqu'ils sont associés à un ou plusieurs e-mails envoyés non archivés mais une fois marqués comme inactifs, ils n'apparaîtront plus comme un choix lorsque les utilisateurs génèrent de nouveaux e-mails. Enfin, l'écran a été mis à niveau avec des fonctionnalités de recherche complètes. Cela inclut des recherches de texte sur le contenu du corps du modèle ainsi qu'un ensemble complet de requêtes.

Frais pour paiements préautorisés refusés

Si votre organisation facture à ses membres des frais sans provision ou des frais similaires lorsque leurs paiements préautorisés sont refusés, ce processus est désormais beaucoup plus simple. Auparavant, l'ajout de ces factures devait être effectué individuellement à partir de l'écran de facturation. Avec cette version, vous pouvez désormais sélectionner les membres qui ont refusé les paiements directement sur l'écran des transactions PAP et les facturer tous en même temps à partir de là. Une nouvelle option est proposée dans le menu d'action à cet effet. Vous pouvez sélectionner le code de l'article à facturer pour générer les factures, puis conserver le groupe sélectionné pour leur envoyer un e-mail concernant les frais. Le paiement de la facture pourra alors être effectué via le portail membre. Vous pouvez également empêcher l'approbation du renouvellement sans l'approbation de l'administrateur lorsque ces factures sont en suspens (voir ci-dessous).

Commentaires de l'administrateur pour les réviseurs de formulaires

Si vos processus d'audit ou de candidature font appel à un comité d'évaluation, il peut être utile de fournir des commentaires à l'évaluateur sur le formulaire afin d'éliminer le besoin d'envoyer des courriels en dehors du processus. Nous avons ajouté cette fonctionnalité dans la dernière version d'Alinity.

Requêtes nouvelles et mises à jour

Ce qui suit est un résumé rapide de chaque requête nouvelle et améliorée, organisée par emplacement dans le logiciel :

Recherche d'inscription :

• En cours non payé (candidature) : Renvoie les dossiers de demande en cours mais non payés (les fonds sont dus).

Déclencheurs d'e-mail :

• Commentaires sur l'application pour le réviseur : Avertit les évaluateurs d’applications si un administrateur a laissé un commentaire sur l’une des applications qu’ils examinent.
  
• Commentaires d'audit pour l'examinateur : Avertit les réviseurs d’audit si un administrateur a laissé un commentaire sur l’un des audits qu’ils examinent.
• Commentaires CE pour l'évaluateur : Avertit les réviseurs CE si un administrateur a laissé un commentaire sur l’un des plans CE qu’ils examinent.

Désactivez les requêtes que vous ne souhaitez pas voir

Alinity propose une large gamme de requêtes pour trouver les informations dont vous avez besoin, mais parfois le nombre de requêtes disponibles peut être écrasant. Vous pouvez désactiver les requêtes que votre organisation n’utilisera jamais en accédant à l’écran Configuration->Requêtes. Recherchez le groupe de requêtes dans lequel se trouve la requête que vous souhaitez désactiver, puis localisez la requête spécifique en la sélectionnant et en tournant le bouton Actif désactiver. De cette façon, vous pouvez garder vos requêtes propres et organisées, et vous ne verrez même pas celles que vous n'utilisez jamais.

Corrections et améliorations mineures

Type de paiement – Incompatibilité de compte GL

Un correctif a été apporté pour exiger que le compte GL attribué à un type de paiement soit du type « compte bancaire ». Auparavant, cela n'était requis que lorsque le type de paiement était ajouté, mais la nouvelle règle évite également les erreurs lors de la modification du type de paiement.

Détails de la condition disponibles sur la recherche

L'icône indiquant si un membre a des conditions sur son inscription a été rendue cliquable dans cette version. Lorsque vous cliquez dessus, la ou les conditions du membre sont affichées. L'avantage de ce changement est que vous n'avez plus besoin de saisir le dossier détaillé du membre pour voir les conditions.

Types d'informations d'identification désormais modifiables

Nous avions manqué d'inclure un moyen de modifier les types d'informations d'identification dans nos versions précédentes et ce problème a maintenant été résolu. Les types d’informations d’identification sont entièrement adressables par l’utilisateur. Vous pouvez les trouver sous Installation menu.

Conserver les entrées après des erreurs de validation

Lorsqu'une règle de validation des données n'est pas transmise lors de l'ajout d'un enregistrement, un message d'erreur est fourni expliquant ce qui est incorrect. Dans certains cas, ce processus a entraîné la suppression des données que vous avez saisies sur le formulaire de nouvel enregistrement. Cela se produisait, par exemple, lorsqu'une erreur de saisie de données était commise, créant une nouvelle plainte. Ce problème a maintenant été corrigé afin qu'après avoir lu le message d'erreur, vos valeurs saisies précédemment soient conservées pour apporter des corrections et réessayer.

 Bloquer le renouvellement si facture impayée

Une nouvelle option a été ajoutée pour bloquer l'approbation automatique des renouvellements lorsque le membre a une facture impayée liée à un autre sujet. Par exemple, si le membre a des frais sans provision ou des frais administratifs pour un paiement préautorisé refusé, l'approbation automatique du renouvellement de ce membre est automatiquement bloquée pour examen administratif. En tant qu'administrateurs, vous pouvez toujours approuver le renouvellement manuellement.

Champs d’emploi initial et de province

Les champs pour enregistrer l'année initiale et la province d'emploi sont fournis dans Alinity où ces informations ne peuvent pas être obtenues via les dossiers d'enregistrement convertis. Il manquait cependant une option permettant de modifier ces valeurs et ce problème a été résolu dans cette version.

À venir

Nous avions quelques fonctionnalités créées pour cette version, mais qui n'ont pas été testées à temps pour le déploiement. Ces éléments seront déployés dans la prochaine version. Si l'un de ces éléments est critique pour votre groupe avant cette version (prévue pour le 18 juin 2020), veuillez en informer notre service d'assistance et nous étudierons si un correctif peut être déployé pour vous le fournir plus tôt.

Remboursements partiels

L'une des opérations les plus complexes du répertoire comptable d'Alinity a toujours été la réalisation d'un remboursement partiel. L'opération nécessite que le ou les paiements soient d'abord désimputés sur la facture, que le montant de la facture soit ajusté à la baisse jusqu'à son nouveau montant, puis que le paiement intégral soit réappliqué. Cela crée un trop-payé sur la facture qui a été le déclencheur dans Alinity qui active l'option de remboursement.

Je suis sûr que ce sera une bonne nouvelle pour ceux d’entre vous qui effectuent régulièrement des remboursements partiels qu’une méthode beaucoup plus simple soit bientôt disponible. Vous pourrez effectuer directement des remboursements complets ou partiels sans avoir à annuler au préalable le paiement et à ajuster la facture. La nouvelle option vous permet de spécifier le montant du remboursement (total ou partiel) et la désapplication du paiement et la génération du remboursement se font automatiquement.

 La fusion des enregistrements de personne ne nécessitera plus de droits SA

La fusion d'enregistrements est le processus de combinaison de profils de 2 personnes pour éliminer les doublons. Lorsqu'il postule en ligne, un candidat peut s'inscrire avec différentes adresses e-mail et le résultat est que le système générera 2 identifiants et profils pour lui. Alinity marque immédiatement le deuxième enregistrement comme « doublon suspecté ». Ces doublons suspects peuvent ensuite être interrogés et fusionnés. Pour terminer la fusion, une autorisation d'administrateur système est requise dans la version actuelle. La fusion des dossiers de candidature est un processus simple et à faible risque. La fusion d’ensembles de dossiers très anciens et détaillés pour des membres qui exercent depuis des années nécessite toutefois une prise de décision expérimentée. Ces dossiers plus anciens peuvent concerner des cas de conduite (plaintes) et des notes et documents sécurisés.

La modification de conception proposée consiste à donner accès au bouton de fusion aux administrateurs disposant de la subvention Administrateur d'applications ou de la subvention Administrateur d'utilitaires. Lorsque l'administrateur sélectionne les 2 enregistrements à fusionner, une vérification sera effectuée par le système pour déterminer la portée de la fusion. Si la portée implique la fusion d'enregistrements où les deux profils de la fusion ont eu des enregistrements de pratique active, l'application en informera l'utilisateur. À ce stade, si la personne n'est pas un administrateur d'utilitaires (ou SA), elle ne pourra pas continuer et le message l'informera que la fusion doit être effectuée par une personne disposant de cette autorisation. Si les enregistrements fusionnés n’ont pas tous deux un historique de pratique active, la fusion se poursuivra automatiquement.