Notes de version : mars 2020

La version de mars 2020 d'Alinity a été déployée dans les environnements de production le 12 mars. La version introduit plusieurs nouvelles fonctionnalités importantes et améliorations de l’interface utilisateur.

Recherches d'inscription de membres – Plus rapides !

Nous ne soulignons normalement pas les améliorations de performances apportées à Alinity, mais la modification apportée à la page de recherche de gestion des inscriptions ce mois-ci réduit les temps de récupération de près des 2/3, ce qui, selon nous, mérite d'être mentionné 🙂 Selon notre analyse, la page de recherche d'inscription est la plus importante. fonctionnalité accessible dans l'application Alinity. Lors des tests réalisés dans des implémentations plus importantes comportant entre 15 000 et 20 000 enregistrements de membres actifs, le temps a été réduit de 20 secondes à environ 7 secondes pour les requêtes renvoyant toutes les inscriptions actives. Les délais de toutes les recherches, y compris celles portant uniquement sur quelques enregistrements, sont également réduits de moitié. Au cours des 6 derniers mois, l'amélioration des performances a été un domaine d'intérêt pour chaque nouvelle version et avec ce changement en place, nous avons désormais amélioré les performances de chaque fonctionnalité majeure du système. Si vous constatez qu’une fonctionnalité ne s’exécute pas aussi rapidement que vous le souhaiteriez, veuillez nous en informer.

Mises à jour du menu de comptabilité

Les rapports comptables constituaient un objectif majeur de notre version précédente, avec 8 nouveaux rapports ajoutés. Ce mois-ci, nous avons affiné quelques-uns des nouveaux rapports en fonction de vos commentaires. Tout d’abord, vous remarquerez peut-être que le menu est un peu différent. Nous avons placé certains rapports comptables du menu Rapport de l'écran de paiement dans des sous-menus : Rapports GL et Rapports d'écriture de journal.

Les rapports dans ces 2 catégories intéressent le plus votre comptable ou les responsables du rapprochement. revenu totaux dans votre grand livre externe avec dépôts reçu en Alinity. Les rapports axés sur le rapprochement des dépôts avec vos relevés bancaires sont désormais également déplacés vers une sous-catégorie :  Rapports de dépôt. 

Ce mois-ci, des améliorations ont également été apportées au rapport GL Detail afin que vous puissiez désormais sélectionner une gamme de comptes du grand livre général (par exemple tous vos comptes de revenus) plutôt que d'avoir à déclarer un compte à la fois. Une autre amélioration apportée aux rapports comptables a étendu les critères de sélection pour fournir quelques options supplémentaires de filtrage du contenu à inclure dans le rapport.

Rapprochement des dépôts par carte de crédit

Le Détails du paiement en ligne le rapport a été renommé Dépôt par carte de crédit. Lors de notre examen des procédures de rapprochement le mois dernier, nous avons appris que la plupart des clients d'Alinity rapprochent leurs dépôts par carte de crédit avant de rapprocher les autres types de paiement. Le rapprochement est effectué en comparant les totaux du rapport dans Alinity au relevé en ligne (accessible dans votre compte Bambora ou Moneris). Nous soutenons désormais ce processus directement auprès du Dépôt par carte de crédit rapport. Dans une prochaine version de ce rapport, un Lot# des critères seront ajoutés pour vous permettre de rapprocher ces transactions par le lot de dépôt# fourni par votre processeur de carte de crédit. Compte tenu de l'introduction du nouveau rapport sur les dépôts par carte de crédit, le Détails du dépôt Le rapport a été modifié pour inclure davantage d'informations non spécifiques au crédit, également demandées par plusieurs clients. Certaines informations de carte de crédit, incluses dans le nouveau rapport, ne sont plus disponibles dans les détails du dépôt.

Ce mois-ci également, le Rapprochement des paiements le rapport a été renommé Paiements problématiques. Bien que l'exécution de ce rapport et la résolution des problèmes qu'il identifie constituent certainement la première étape du processus de rapprochement recommandé, ce rapport ne constitue pas un rapprochement en soi. Le rapport identifie les problèmes liés aux paiements existants qui doivent être résolus avant de commencer le rapprochement. Veuillez consulter notre base de connaissances pour des détails sur le processus recommandé pour rapprocher les paiements avec votre relevé de processeur de carte de crédit et votre relevé bancaire.

Rapports sur les temps d'attente

Vous êtes-vous déjà demandé combien de temps les membres doivent attendre pour que leur formulaire soit examiné au plus fort de votre période de renouvellement ? Qu’en est-il du temps qu’il faut (en moyenne) aux candidats pour répondre à vos commentaires sur leurs formulaires soumis ? Nous disposons désormais d'une série de rapports pour répondre à ces questions pour chaque type de formulaire.

Les rapports affichent la tendance des temps d'attente sur la période que vous spécifiez à intervalles hebdomadaires. Le temps d'attente moyen sur la période est affiché sous forme de ligne plate afin que vous puissiez comparer où les temps d'attente sont supérieurs ou inférieurs à la moyenne. Les rapports font la distinction entre les heures de travail et les heures non travaillées, de sorte que les temps d'attente signalés n'affichent que les heures de travail. Si votre équipe travaille un jour de week-end pendant une période chargée, le rapport le détectera automatiquement et inclura également ce jour comme temps de travail. Le détail tabulaire du rapport indique également le nombre de formulaires traités chaque semaine afin que vous puissiez voir l'impact du volume de formulaires sur les temps d'attente signalés.

Les nouveaux rapports se trouvent dans le Temps d'attente catégorie sous la page Inscriptions. Ces mêmes rapports sont également disponibles pour les formulaires de société si vous disposez du module Gestion des sociétés dans votre abonnement.

Nouvelle fonctionnalité de traitement des cartes de crédit administratives

Une nouvelle fonctionnalité permettant de traiter les paiements par carte de crédit dans le portail Administrateur est incluse dans cette version. Pour les situations où les membres et les candidats préfèrent fournir une carte de crédit par téléphone ou à la réception de votre bureau, vous pouvez désormais traiter le paiement par carte directement dans Alinity. Cela élimine le besoin d'un terminal de point de vente et conserve tous les paiements par carte de crédit dans le rapprochement Alinity. L'application du paiement à la facture est automatique. Cette fonctionnalité n'est disponible que si vous êtes sur le réseau de traitement Bambora qui offre des coûts de transaction inférieurs. Si vous souhaitez envisager l'option Bambora, veuillez contacter notre bureau et nous vous mettrons en contact avec un représentant Bambora pour un devis gratuit.

Gestion des inscriptions d'entreprise

Les versions précédentes d'Alinity offraient une fonctionnalité de base de renouvellement de société qui est également implémentée dans la dernière version. La dernière version offre un ensemble considérablement étendu de fonctionnalités pour la gestion des inscriptions d'entreprise qui sont désormais complètes dans cette version. Les nouvelles fonctionnalités incluent :

• Réintégration d'entreprise —permet aux propriétaires et administrateurs d'entreprise de rétablir leur inscription en ligne s'ils ont manqué la période de renouvellement.
• Enregistrement d'entreprise (demande)—permet aux nouvelles sociétés/organisations de s'inscrire en ligne, de télécharger les documents requis et de payer les frais d'examen des formulaires et d'inscription.
• Gestion des inscriptions—est une nouvelle fonctionnalité spécialement conçue pour prendre en charge le flux de travail de gestion des enregistrements d'entreprise. La fonctionnalité est similaire à celle mise en œuvre pour prendre en charge les inscriptions des membres dans la mesure où elle suit automatiquement les formulaires nécessitant un examen administratif, ceux en attente de réponse des membres, et inclut des e-mails et des requêtes intégrés pour gérer le flux de travail de bout en bout.

Les nouvelles fonctionnalités font partie du module Gestion des Corporations qui comprend également des Renouvellement d'entreprise fonctionnalités et prise en charge de Vérifications d'entreprise (y compris les critiques du site).

Bonne pratique : activer l'authentification à 2 facteurs

Demander à l'utilisateur de confirmer sa connexion à partir de nouveaux appareils est une bonne pratique de sécurité reconnue. Il s'agit du processus familier par lequel une application Web vous demande de saisir un code par SMS ou par courrier électronique lorsque vous vous connectez pour la première fois à partir d'un nouvel appareil ou d'un nouveau navigateur. Cette fonctionnalité a été ajoutée à Alinity dans une version précédente et a été mise à jour ce mois-ci pour gérer quelques scénarios supplémentaires. Vous pouvez désormais définir une période d'expiration pour l'appareil autorisé, exigeant une ré-authentification sur ce même appareil après 3 mois, 12 mois, etc. Nous avons également étendu la prise en charge de la fonctionnalité pour prendre en charge la langue préférée du membre.

La fonction d’authentification à 2 facteurs est facultative pour le moment. Cette fonctionnalité est pas automatiquement activé dans votre configuration mais nous vous recommandons de l'activer dès que possible pour vous assurer que vous suivez les meilleures pratiques en matière de mesures de sécurité. Vous pouvez ou non ressentir le besoin d’informer les membres à l’avance de ce changement. Notre expérience montre que cette fonctionnalité est une exigence familière pour la plupart des utilisateurs et qu'une campagne de communication en plusieurs étapes n'est donc généralement pas requise.

Cette option est incluse dans votre abonnement de base et il n'y a aucun coût de configuration pour l'activer. Vous pouvez activer l'option dans le Configuration->Autre configuration zone d’options, puis recherchez le paramètre « à deux facteurs ». Notez qu'une fois que vous avez activé l'option, elle ne prendra effet qu'au redémarrage de votre service Web. Cela se produira périodiquement, mais pour avoir la possibilité de démarrer immédiatement, veuillez contacter le service d'assistance pour redémarrer votre service manuellement.

Exporter des ensembles de données : standard ou avancé

L'exportation de données peut devenir un peu compliquée et nous espérons avoir apporté quelques améliorations dans cette version pour la rendre plus simple. Ce qui complique les exportations, c'est le fait que le nombre d'enregistrements que vous obtiendrez lors de l'exportation n'est pas toujours le même que le nombre d'enregistrements que vous avez sur votre écran de recherche en fonction de la source de données que vous sélectionnez. La source de données est le format d'enregistrement de l'ensemble des champs disponibles pour l'exportation.

Le nombre d'enregistrements dans une source de données peut être différent de ce que vous voyez dans vos résultats de recherche à cause de quelque chose que les connaisseurs de bases de données (comme nous !) appellent normalisation. Lorsque vous avez sélectionné par exemple 1 000 membres actifs à l'aide d'une requête sur l'écran personne et que vous souhaitez exporter depuis le Emploi des personnes inscrites source de données, de nombreux membres auront plus d’un employeur et, par conséquent, plus de 1 000 enregistrements seront inclus. Ce n'est pas grave tant que vous vous attendiez à ce que ce soit le cas, mais dans certaines situations, vous avez peut-être sélectionné cette source de données uniquement parce qu'elle contenait les champs que vous recherchiez, par exemple l'adresse e-mail et le nom de l'employeur. Ce que vous souhaitiez peut-être, c'était une source de données contenant l'employeur principal et un enregistrement par personne inscrite (qui est disponible mais dans une source de données différente). De la même manière, la source de données peut filtrer les enregistrements et vous vous retrouvez avec moins que ce qui a été renvoyé dans votre résultat de recherche. Un exemple de cette situation est l'utilisation d'un Applicationà partir de la source de données basée sur l'écran Personne et constatant que certaines des personnes que vous avez dans vos résultats de recherche n'ont pas de candidature et sont donc exclues des résultats d'exportation.

Pour réduire le risque de choisir la mauvaise source de données, nous avons désormais séparé les sources de données en 2 catégories : Snorme et unavancé.

Tous les Standard les sources de données produisent le même nombre d’enregistrements que celui que vous voyez dans vos résultats de recherche. Sources de données dans le Avancé La catégorie produira un nombre différent d’enregistrements. Dans la plupart des cas, vous souhaiterez sélectionner une source de données dans le groupe Standard qui comprend les colonnes dont vous avez besoin. Lorsque vous en choisissez un dans la catégorie Avancé, vous devrez inspecter les enregistrements renvoyés pour vous assurer que vous êtes au courant de ce qui est renvoyé. Dans le cadre de ce changement, nous avons également mis à jour la description que vous voyez sur chaque source de données pour expliquer en quoi les enregistrements renvoyés diffèrent des enregistrements que vous voyez renvoyés par la requête sur laquelle vous basez votre exportation.

Afin d'avoir accès à toutes les sources de données disponibles dans le système Alinity, vous devez être abonné au module Gestion de base de données. Tous les exports de base, y compris ceux pris en charge dans la version 5 d'Alinity, sont inclus dans l'abonnement de base. Nous avons également ajouté le Titulaire – Dernier profil source de données à l'abonnement de base dans cette version qui fournit un ensemble complet de détails pour un membre dans un format pratique (standard 1 à 1). Cette source de données est disponible à partir des écrans de gestion des personnes et des inscriptions.

Réintégration directement à partir de Pratique active expirée

À la fin de votre période de renouvellement, il y aura inévitablement des membres qui n'auront pas renouvelé à temps. La plupart de ces membres figureront sur un registre de pratique active et devront désormais être réintégrés. Nous avons ajouté une nouvelle option à la réintégration dans cette version qui permet au membre de se réintégrer directement à partir de son statut actuel, qui est pratique active expirée, sans qu'il soit nécessaire qu'un administrateur les change d'abord en registre inactif. Cette fonctionnalité permet d'économiser beaucoup de temps et beaucoup de stress en éliminant le besoin de traiter des centaines de modifications d'enregistrement (devenant inactives) immédiatement après la fin de la période de renouvellement. Aucune action n'est requise. Assurez-vous simplement d'avoir défini votre période de réintégration dans votre écran Inscription-> Registres avec les frais applicables. Votre formulaire de réintégration existant est automatiquement appliqué.

Bien que l'inscription du membre soit expirée, il apparaît correctement dans votre répertoire public avec un statut de licence/permis expiré. Lorsque le membre se réintègre en ligne, il remplit le formulaire comme d'habitude et lorsque vous approuvez sa réintégration et que le paiement est reçu, le période de pause est automatiquement rempli avec un statut de pratique inactive sans qu'aucune étape manuelle ne soit requise par l'administrateur. Les e-mails sont automatisés pour informer le membre lorsque sa réintégration est approuvée et qu'il peut la payer en ligne. Si le membre tente de se réintégrer alors qu'il a encore un formulaire de renouvellement en attente d'examen par l'administrateur (par exemple requis en raison d'une raison de blocage), le membre est automatiquement informé par le système qu'il a un formulaire en cours d'examen par l'administration et qu'il ne peut pas se réintégrer tant qu'il est en cours. revoir.

Inscriptions ininterrompues

Bien que cela soit très rare, il est possible que certains membres se retrouvent avec des lacunes dans leur historique d’inscription s’ils réintègrent ou sont renvoyés manuellement à la pratique active après l’expiration de leur inscription. Par exemple, supposons que votre année d'inscription suive l'année civile standard. Si un membre ne renouvelle pas avant le 31 décembre, son inscription expire. Cependant, s'ils ne sont jamais réellement déplacés vers un registre inactif et finissent par se réintégrer 3 mois plus tard, en mars, il y aura alors un intervalle de 3 mois dans leurs inscriptions. Cette mise à jour inclut une nouvelle fonctionnalité qui comble automatiquement cette lacune avec une inscription inactive, créant ainsi un historique d'inscription ininterrompu. L'inscription inactive qu'il choisit est basée sur le registre que votre Collège a marqué comme registre de « pratique inactive par défaut ».

Requêtes nouvelles et mises à jour

Comme pour chaque version, de nouvelles requêtes ont été ajoutées et certaines requêtes existantes ont été affinées pour faciliter la recherche des informations dont vous avez besoin. Cependant, cette version met également à jour toutes les requêtes d'Alinity pour inclure paramètres de requête en cascade. Cela signifie que lorsque vous sélectionnez, par exemple, un registre dans les paramètres de requête, l'option Sections suivantes des paramètres de requête se limite automatiquement aux seules sections disponibles pour le registre que vous avez sélectionné précédemment, contribuant ainsi à améliorer la facilité d'utilisation de de nombreuses requêtes et réduisez les risques d'erreurs.

Ce qui suit est un résumé rapide de chaque requête nouvelle et améliorée, organisée par emplacement dans le logiciel :

Recherche de personne :

• Par examen : mis à jour afin qu'il puisse également filtrer par registre et section.
• Aucun emploi actuel : une nouvelle requête qui renvoie tous les membres actuellement en exercice qui n'ont aucun emploi actuel.
• Par détails du profil : une nouvelle requête qui expose de nombreux détails génériques du profil de personne/titulaire (disponibles sur la page d'édition principale) pour la recherche. Tous les paramètres sont facultatifs mais au moins un doit être renseigné. L'option de téléphone recherche leurs numéros de domicile ET de portable pour une correspondance partielle.

Recherche d'enregistrements d'organisation/d'entreprise :

• Par type: mis à jour pour inclure la catégorie d’organisation.

Trop de bonnes choses ?

Alinity propose une multitude de requêtes différentes pour trouver les informations dont vous avez besoin, mais parfois le nombre de requêtes disponibles peut être écrasant, alors n'oubliez pas que vous pouvez désactiver les requêtes en accédant à l'écran Configuration->Requêtes. Recherchez le groupe de requêtes dans lequel se trouve la requête que vous souhaitez désactiver, puis localisez la requête spécifique en la sélectionnant et en tournant le bouton Actif désactiver. De cette façon, vous pouvez garder vos requêtes propres et organisées, et vous ne verrez même pas celles que vous n'utilisez jamais.

Autres améliorations et corrections de bugs

Nous avons implémenté un certain nombre d'autres améliorations mineures et corrections de bugs dans cette version, comme indiqué ci-dessous :

Codes de revenus des articles de facture ad hoc

Lors de la création d'éléments ad hoc pour les factures, l'application ne fournit plus de code de revenu par défaut. Dans de nombreuses situations, le code de revenu par défaut n’était pas celui qui aurait dû être appliqué. La suppression de la valeur par défaut invite l'utilisateur à considérer la classification des revenus à utiliser. L'application fournit toujours automatiquement le code de revenu pour les articles sélectionnés directement dans votre catalogue.

Offres d'examen

Il est désormais possible de modifier l'heure des offres d'examen en une seule journée. Cela permet de proposer le même examen à plusieurs reprises dans la même journée.

Recherches d'organisation étendues

Plusieurs utilisateurs ont signalé un bug dans le Organisations écran où il renvoyait trop d’enregistrements lorsque l’option « recherche étendue » n’était pas active. Lorsque cette option est désactivée, les recherches ne doivent renvoyer que des enregistrements commençant par les caractères que vous entrez. Avec l'option de recherche étendue active, la recherche trouvera des enregistrements contenant les caractères que vous tapez. Cette recherche se comportait comme si l'option de recherche étendue était toujours activée, ce qui a été corrigé dans cette version. (Je ne suis pas content de ça réparer? Souhaitez-vous toujours que les recherches d’organisations aient l’option étendue activée ? Prendre le coeur; nous implémentons une fonctionnalité dans la prochaine version pour enregistrer le paramètre de votre case à cocher d'option étendue afin que chaque fois que vous revenez à une page de recherche, elle se souvienne de votre paramètre de la dernière fois.)

Fusion d’auditeurs ou d’examinateurs de candidatures

Un bug dans la fonctionnalité de fusion qui permet de combiner 2 enregistrements membres a été corrigé. Ce bug est survenu lorsque la personne fusionnée était assignée en tant que réviseur sur un audit ou demande formulaire. Ces personnes peuvent désormais être fusionnées avec succès, l'avis étant attribué à l'enregistrement de la personne cible.

Étiquettes de cases à cocher mal alignées

Dans certains navigateurs, les étiquettes des cases à cocher apparaissant sur les formulaires destinés aux membres apparaissaient sous la case à cocher elle-même. Ce problème d'alignement a maintenant été corrigé.

Dates d'expiration des documents

Il est désormais possible pour les utilisateurs finaux de définir la date d'expiration des documents qu'ils téléchargent. Auparavant, nous autorisions uniquement la définition de cette valeur par les administrateurs. Cela permet, par exemple, à un membre d'inscrire la date d'expiration sur un certificat de secourisme ou un titre similaire. Le document peut encore nécessiter une révision par un administrateur, mais l'expiration reçoit une valeur initiale sans nécessiter une action immédiate de la part de l'administrateur pour aider à réduire la charge de travail.

Critères de sélection du rapport

Bien que ce raffinement soit difficile à remarquer au début, les critères de sélection des rapports ont reçu une mise à niveau majeure dans cette version pour permettre l'utilisation de nombreux nouveaux types de champs. Cela inclut de nouveaux contrôles de calendrier pour faciliter la saisie des dates et l'utilisation de listes déroulantes en cascade afin que la valeur sélectionnée dans une liste limite les valeurs apparaissant dans la suivante. Ces nouvelles fonctionnalités n'ont été implémentées que sur les rapports les plus récents pour le moment, mais tous les écrans de sélection de rapports seront mis à jour pour tirer parti de ces fonctionnalités dans les versions ultérieures.

Ajouter/Supprimer des membres du groupe

La possibilité d'ajouter et de supprimer des membres de groupes a été ajoutée à la subvention d'administration de base. Il s'agissait d'une erreur dans la configuration précédente qui permettait uniquement aux administrateurs système d'effectuer ces modifications.

Éditeur HTML

L'option Configuration -> Autre configuration inclut certains paramètres qui nécessitent un format HTML. Ces formats étaient auparavant difficiles à saisir car seul le texte brut était affiché et une certaine connaissance de la façon de construire des balises HTML était nécessaire. Bien que ces paramètres aient été modifiés en grande partie par notre service d'assistance, vous pouvez désormais les modifier vous-même car un éditeur HTML convivial est disponible pour supprimer le besoin de compétences techniques. Par exemple, supposons que vous souhaitiez remplacer la norme conditions d'utilisation des membres les candidats acceptent lorsqu’ils créent pour la première fois un compte sur Alinity. Vous pouvez le trouver dans Configuration->Autre configuration, puis rechercher « utilisation des membres », puis cliquer sur le bouton Copier la valeur par défaut bouton. Le texte résultant, qui inclut le formatage HTML, peut désormais être modifié dans un éditeur convivial. [Capture d'écran de cette page d'édition avec la copie effectuée]

Détails de l'organisation

La page des détails de l'organisation affiche désormais la liste des enregistrements de l'organisation enfant. Les organisations peuvent être liées les unes aux autres pour montrer qu'un siège social/emplacement principal est associé à d'autres emplacements à des adresses différentes mais pour la même organisation principale. Auparavant, vous ne pouviez voir à quel parent une organisation était associée que par son étiquette. Cette nouvelle fonctionnalité vous permet de voir rapidement tous les emplacements d'une organisation parent, d'ajouter de nouvelles organisations enfants et d'accéder directement aux enregistrements enfants.

Erreur décimale de paiement fractionné

Un bug a été corrigé qui provoquait une erreur du système lors des paiements par carte de crédit fractionnés où aucune valeur décimale n'était saisie. Ouais, c'était bizarre 🙂 Si vous avez entré $150.10 ou $150.00 ça a bien fonctionné mais si vous avez entré $150 sans aucune décimale, sur certains navigateurs, une erreur s'est produite. Corrigé maintenant !

Contournement du tableau de bord

Certains administrateurs ont enregistré le lien vers la page d'inscription (ou une autre page Alinity favorite) afin que lorsqu'ils se connectent, ils accèdent directement à cette page. Bien que cela semble assez inoffensif, cela a causé un problème dans certaines situations car il contourne la page du tableau de bord où les messages importants sont affichés lors de la connexion, comme par exemple si l'espace disque est insuffisant ! Dans cette version, nous avons apporté une modification : lorsque vous n'êtes pas connecté, tout lien vers Alinity vous redirigera vers le tableau de bord lors de votre première connexion. Si votre navigateur est déjà connecté et que vous cliquez sur votre lien favori, vous serez redirigé vers le tableau de bord. à la page enregistrée dans votre lien.

Fermeture de la section du formulaire conditionnel

Un bug a été corrigé où la génération de la version PDF de certains formulaires ne fermait pas correctement les sections conditionnelles de ce formulaire. Par exemple, si un formulaire de candidature comportait une section spécifiquement destinée aux candidats formés à l’étranger et qu’un candidat indiquait qu’il ne faisait pas partie de ce groupe, la section du formulaire pourrait quand même être incluse dans le PDF. Cette erreur est maintenant corrigée.

Ouf! C'était beaucoup à faire, mais nous avons couvert à peu près tout ce mois-ci. Le déploiement de la prochaine mise à niveau est prévu sur les systèmes de test le 3 avril et sur les systèmes de production le 9 avril. Nous vous reverrons tous ici pour plus de nouvelles fonctionnalités, requêtes et correctifs !