Notes de version : février 2020

La version de février d'Alinity a été déployée sur les sites de production le 13 février. Les principales fonctionnalités de cette version sont les renouvellements d'entreprise et des rapports comptables considérablement améliorés. Cependant, il comprend également une extension des principales modifications de l'écran d'administration pour un accès plus facile aux options de configuration spécifiques introduites le mois dernier, ainsi qu'une prise en charge étendue des fournisseurs d'examens et d'autres nouvelles fonctionnalités. Continuez à lire pour en savoir plus.

Renouvellements d'entreprise

Alors que les inscriptions d'entreprise sont disponibles depuis quelques mois maintenant, les nouvelles fonctionnalités de renouvellement d'entreprise sont au cœur de la version de ce mois-ci. Les utilisateurs qui ont été identifiés comme contacts d'entreprise autorisés ou propriétaires peuvent désormais renouveler leurs sociétés enregistrées associées en ligne à partir du portail des membres/utilisateurs externes. Comme pour le renouvellement des membres, le processus de renouvellement d'entreprise peut être configuré soit comme un formulaire de base unique, soit comme un processus de renouvellement en plusieurs étapes comprenant à la fois le renouvellement et une mise à jour obligatoire du profil d'entreprise. Les paiements pour les renouvellements d'entreprise peuvent également être effectués en ligne.

Paiements d'entreprise en ligne

Bien que les sociétés qui renouvellent ont clairement besoin de pouvoir payer leurs frais en ligne dans le cadre du processus principal de renouvellement, cette mise à jour inclut également la possibilité pour les sociétés de payer toutes les factures ouvertes, et pas seulement celles associées au renouvellement de leur organisation, en utilisant Bambora ou le processeur de paiement en ligne. de votre choix.

Améliorations des fonctionnalités de comptabilité

En plus des nouvelles fonctionnalités de renouvellement d'entreprise, un autre objectif principal de cette version était également l'amélioration de nombreuses fonctionnalités comptables d'Alinity.

Création de remboursements pour les paiements dans Fermé à clé Périodes

Lorsque vous rapprochez les enregistrements comptables dans Alinité à vos relevés bancaires et à votre logiciel de Grand Livre externe, vous avez la possibilité de paramétrer le Date de verrouillage des opérations comptables pour éviter les règles que vous avez déjà réconciliered d'être modifié. Bien que cette règle métier soit utile, il a été appliqué trop largement dans le décembre 2019 libérer et le système empêchait les utilisateurs de pouvoir annuler l'application des paiements effectués avant la date de verrouillage. L’annulation des paiements est nécessaire pour effectuer les remboursements. Cette situation a été corrigée et désormais, lorsque vous annulez l'application des paiements, l'action exacte mise en œuvre par le système diffère en fonction de que ce soit ou non le paiement a eu lieu dans un délai verrouillé.  

Considérons, par exemple, un renouvellement paiement reçu Se15 septembreème pour $400 pour un membre pratiquant. Les fonds sont déposés à la banque et rapprochés et la période – se terminant le 30 septembreème - est verrouillé. Sur Octobre 10ème le membre vous contacte pour vous informer ont modifié leurs projets et souhaitent renouveler leur adhésion en tant que membre non-praticien dont la cotisation est de $100. Pour annuler l'ancienne facture et créer la nouvelle pour $100, vous devez commencer par annuler l'application du paiement initial. Alinité maintenant quitte le original Écritures du grand livre général (GL) en place et crée de nouvelles écritures pour annuler la transaction de paiement. Les nouvelles transactions interviennent dans la période d'octobre. jeF la période n'a pas été verrouillée, les transactions d'origine (en septembre) sont mises à jour comme si elles étaient toujours appliquées à la nouvelle facture. 

Un accès plus pratique au Date de verrouillage de la transaction

Pour faciliter l'accès au date de verrouillage de la transaction nous avons placé une option directement dans le menu de comptabilité. 

Cohérence dans l'établissement des dates de comptabilisation GL

Une autre amélioration dans cette version de Alinité fonctions comptables est une meilleure cohérence dans la façon dont Comptabilisation GL les dates sont fixéesd pour les transactions de revenus. Il s'agit des transactions résultant de l'application des paiements aux factures. La publication da mangé est maintenant défini consistertly à la date la plus tardive de la facture et la date de paiement. Alors que ce a toujours été la règle généralement appliqué, il y avait une exception qui s'explique généralement facilement à travers un exemple : Supposons qu'une facture ait été créée pour les frais d'examen d'un membre le 2 novembre.sd pour paiement en ligne. Au lieu de recevoir un paiement en ligne, cependant, nous recevoir un chèque dans le mail pour le montant sur 15 novembreème. Le chèque ne porte cependant pas le nom ou le numéro d'enregistrement du membre, donc wNous ne savons pas à ce moment-là sur quelle facture l'appliquer à. Le paiement est saisi pour en conserver la trace comme non appliqué. Le 19 novembreème nous sommes informés quel facture à payer et appliquer le paiement. Dans les versions précédentes de Alinité, la résultante GL les transactions de revenus seraient datées du 19 novembreème – la date à laquelle les fonds ont été appliqués. jeDans la dernière version, les transactions sont attribuées le 15 novembreème comme date comptable GL. Bien qu'il existe des arguments en faveur de l'utilisation de l'une ou l'autre date, l'utilisation du 15 novembreème (la date la plus tardive de la date de paiement et de la facture) est plus cohérentet et simplifie le processus de rapprochement.

Améliorations de l'écran de paiement

En plus de ces mises à jour fonctionnelles, nous avons également apporté quelques améliorations à l'interface comptable. L'écran principal de paiement comprend désormais des menus déroulants bleus à côté de chaque paiement qui afficheront toutes les factures auxquelles le paiement a été appliqué, et des colonnes Total/Dû ont été ajoutées aux écrans de détails de paiement, ainsi qu'un nouveau bouton d'information à côté des transactions GL pour cela. paiement.

Paiement simultané de plusieurs factures

En parlant de paiements, la version de février ajoute également une nouvelle action de paiement en masse à l'écran Comptabilité > Facture. La fonctionnalité fonctionne comme les autres options d’action de masse ; sélectionnez simplement les factures que vous souhaitez payer, puis sélectionnez l'option « Payer » dans la liste déroulante des actions de masse. Vous pouvez affecter des paiements existants aux factures, ou créer un tout nouveau paiement si nécessaire, et Alinity vous avertira si le paiement sélectionné est insuffisant pour couvrir toutes les factures sélectionnées.

Composants temporels pour des calendriers d'inscription entiers

Cette version offre également aux administrateurs un contrôle supplémentaire sur la configuration de leur calendrier d'inscription. Avant cette version, les administrateurs pouvaient uniquement définir les dates de début et de fin de leur année d'enregistrement. Désormais, l'heure réelle de la journée peut également être définie, ce qui contribue à réduire la confusion et à clarifier si les fenêtres de renouvellement s'ouvrent ou se terminent en milieu ou en fin de journée.

Suppression des références d'emploi dans les instantanés

Si vous êtes un client qui prend régulièrement des instantanés de votre base de données à des fins d'analyse externe ou d'exportation vers les registres provinciaux des fournisseurs, sachez que vous pouvez désormais supprimer les références d'emploi dans vos instantanés. Avant cette version, les utilisateurs ne pouvaient pas supprimer les éléments d'emploi, car la génération d'un instantané créait une référence à cet élément, ce qui rendait impossible la modification dudit élément d'emploi. Cette version résout ce problème, permettant aux administrateurs de supprimer les éléments d'emploi incorrects même si un instantané fait référence à cet élément.

Retrait massif des renouvellements

Parfois, certains de vos membres peuvent entamer leur processus de renouvellement, mais ensuite abandonner leur renouvellement pour diverses raisons. Que ces membres décident de déménager dans une nouvelle juridiction, de changer de registre ou d'abandonner leur renouvellement pour une autre raison, des renouvellements anciens et incomplets peuvent s'accumuler au fil du temps. Ces renouvellements abandonnés doivent être régulièrement nettoyés, mais retirer chaque renouvellement individuel est fastidieux et prend du temps. Cette version ajoute une nouvelle option de retrait par lots au menu déroulant des actions de masse sur l'écran des inscriptions, ce qui rend la suppression des renouvellements abandonnés rapide et simple (surtout lorsqu'elle est combinée avec l'option Abandonné (renouvellements) requête sur l’écran Inscriptions).

Rôles de contact pour les plaintes définis par l'utilisateur

Lorsque le module Plaintes mis à niveau d'Alinity a été initialement publié, il était accompagné de rôles de contact prédéfinis (tels que Plaignant, Enquêteur, Témoin, etc.). Ces rôles étaient initialement verrouillés, mais à mesure que le module Réclamations et les besoins des clients ont évolué, Alinity a également évolué. Cette version permet désormais aux administrateurs des plaintes d'établir leurs propres rôles de contact pour les plaintes afin de mieux refléter leurs propres processus de plainte et les rôles associés.

Définir l'heure d'effet des statuts de plainte

La possibilité de définir vos propres rôles de contact pour les réclamations n'est pas la seule amélioration que nous avons apportée au module Réclamations dans cette version. Les administrateurs des plaintes peuvent désormais définir leur propre heure effective sur les statuts des plaintes pour vous aider à maintenir l'exactitude du calendrier de vos plaintes. Par exemple, lorsqu'une plainte passe du statut « Nouveau » à « En cours de révision », l'heure d'entrée en vigueur de ce nouveau statut est définie à chaque fois que la modification a été effectuée. Cependant, la plainte a peut-être changé une semaine auparavant, mais les mises à jour n'ont été intégrées au système que plus tard. Désormais, les administrateurs des plaintes peuvent définir le moment effectif pour correspondre au moment où le statut de la plainte a réellement changé, plutôt qu'au moment où le changement a été saisi dans Alinity.

Modifier les modèles de déclencheur d'e-mail à partir de l'écran de déclenchement

La dernière version d'Alinity inclut également une modification de l'option de configuration du déclencheur d'e-mail (maintenant disponible dans la barre de navigation latérale de l'arborescence des options d'e-mail) qui permet aux administrateurs de localiser et de modifier facilement le modèle d'e-mail associé à un déclencheur donné. Bien que les modèles d'e-mails déclencheurs et standards se trouvent toujours sur le même écran, vous n'avez plus besoin de trouver le déclencheur, de vous rappeler quel modèle lui est associé, puis de parcourir toute votre liste de modèles pour le trouver et le modifier. Il vous suffit maintenant de localiser le déclencheur associé au modèle et de cliquer sur le chevron bleu pour accéder directement au modèle approprié pour une modification immédiate.

Plusieurs interfaces de connexion de fournisseurs d'examens externes

Pour les clients n'utilisant pas le module Jurisprudence d'Alinity pour administrer les examens, Alinity a toujours eu la possibilité de permettre à vos membres de se connecter à un fournisseur d'examen externe via Alinity. Cependant, une seule interface pour un seul fournisseur a pu être configurée. À partir de cette mise à jour, vous pouvez désormais demander à vos membres de se connecter à plusieurs fournisseurs. Veuillez noter que vous aurez toujours besoin de l'assistance du service d'assistance pour configurer la nouvelle interface, ce qui peut entraîner des frais de configuration. Il n'y a aucun frais d'abonnement associé à l'ajout d'interfaces de fournisseur supplémentaires.

Absences motivées pour les examens

En plus de pouvoir prendre en charge plusieurs fournisseurs d'examens, une nouvelle fonctionnalité a été introduite dans cette version qui permet aux administrateurs de marquer les examens manqués comme excusés lors de l'annulation d'une inscription à un examen. Les examens annulés ne pouvaient être marqués que comme « non-présentation » avant cette version.

Gestion améliorée des erreurs

Cette version corrige également certaines incohérences dans la façon dont les messages d'erreur sont affichés. Toutes les erreurs des utilisateurs (telles que la saisie accidentelle d'une date d'expiration antérieure à une date d'entrée en vigueur) sont désormais affichées exclusivement en orange. De même, les erreurs système, telles que la soumission d'un instantané à un registre provincial des fournisseurs sans que les valeurs de configuration appropriées soient définies, sont désormais affichées exclusivement en rouge.

Statut abandonné

De nombreux régulateurs facturent des frais administratifs non remboursables pour l’examen des nouvelles demandes ou des renouvellements. Toutefois, en cas de rejet d'une demande ou d'un renouvellement, il peut être nécessaire de rembourser les frais de dossier tout en conservant les frais administratifs non remboursables. Cependant, afin de retirer une candidature, TOUS les frais doivent être non appliqués et aucune facture ne peut être jointe. Désormais, les administrateurs peuvent annuler l'application du paiement, ajuster la facture associée pour supprimer la partie remboursable des frais, réappliquer la partie non remboursable à la facture, rembourser le reste, puis déplacer l'application vers un état fermé en utilisant le statut Discontinued.

Inscriptions datées passées/futures

Pour certains administrateurs, il est possible que vous souhaitiez que certaines inscriptions soient datées dans le futur. Vous pouvez remplacer la date automatiquement attribuée par Alinity. cependant, cette date n'est pas exposée aux administrateurs jusqu'à ce que le système crée l'inscription (lorsqu'elle est payée). Grâce à cette nouvelle mise à jour, l'inscription future s'affichera désormais lors des recherches, ainsi que la future heure effective de l'inscription.

De nombreuses options de configuration déplacées vers le menu latéral

Dans la version de décembre 2019, les options de configuration des réclamations ont été déplacées de l'écran de configuration principal vers une nouvelle arborescence d'options dans la barre de navigation latérale pour faciliter la recherche des choix de configuration liés aux réclamations. Ce changement a été largement bien accueilli, c'est pourquoi nous avons déplacé de nombreuses autres options de configuration vers leurs pages principales associées dans la barre de navigation latérale. Par exemple, vous pouvez désormais accéder à votre calendrier d'inscription à partir de l'arborescence des options d'inscription, plutôt que d'avoir à effectuer une recherche dans un écran de configuration surchargé. Vous remarquerez également des arborescences d’options de configuration sous de nombreuses autres options de navigation.

Commentaires sur la mise à jour du profil sur le tableau de bord des membres

Jusqu'à présent, Alinity fournissait uniquement une notification des commentaires sur la mise à jour du profil aux inscrits par e-mail et une alerte de connexion unique à l'écran. Désormais, les membres peuvent également consulter les notifications de commentaires sur les mises à jour de leur profil directement sur leur tableau de bord, ce qui permet de garantir que les membres sont toujours au courant des commentaires sur les mises à jour de profil et d'améliorer l'expérience globale des membres.

Nouveaux rapports et rapports améliorés

La dernière version inclut également des améliorations majeures des rapports comptables d'Alinity, ainsi que l'ajout de plusieurs nouveaux rapports pour faciliter le rapprochement et d'autres fonctions comptables. Ces nouveaux rapports comptables offrent bien plus de support pour le rapprochement avec la banque de votre organisation et votre grand livre externe (tel que Quickbooks). Les rapports ont également été considérablement reformatés pour améliorer leur organisation et leur lisibilité.

Pour plus d'informations sur les rapports nouveaux et améliorés, veuillez consultez notre article dédié aux nouveaux rapports comptables qui comprend des résumés des objectifs du rapport, des détails sur notre processus de rapprochement recommandé et comment traquer les problèmes de rapprochement courants.

C'est tout pour ce mois-ci, et merci d'avoir lu. De nouvelles fonctionnalités sont déjà en développement pour la prochaine version, et nous avons hâte de vous revoir le 12 mars pour la prochaine version !