Notes de version : octobre 2019

La version d'octobre d'Alinity a été déployée sur les sites de production le 17 octobre. Cette version est composée principalement d'améliorations mineures et de corrections de bugs, mais pose également les bases du module de gestion des sociétés mis à niveau. Les principales fonctionnalités du module de gestion des sociétés, notamment le renouvellement et les réintégrations en ligne, entreront en production en novembre et décembre.

Module de gestion des entreprises

Cette version lance les composants de base du module de gestion des sociétés, y compris la prise en charge des modifications d'enregistrement des sociétés. Si votre organisation réglemente d'autres organisations ou doit gérer des informations sur des pratiques indépendantes/privées liées à des entités constituées en société, le module Corporations offre un haut niveau d'automatisation pour vos flux de travail. Le module prend en charge l'enregistrement en ligne des nouvelles organisations, le suivi et le suivi des exigences, les communications par courrier électronique basées sur des modèles, le renouvellement et la réintégration en ligne et les mises à jour de profil en milieu d'année. Le suivi de la propriété par pourcentage d'actions est pris en charge par des processus de confirmation de renouvellement et de mises à jour de profil basés sur tous les actionnaires, la participation majoritaire ou les contacts désignés. Le module mis à niveau est facultatif et, comme tous nos modules optionnels, est disponible sur la base d'un abonnement pour un montant forfaitaire de $100/mois qui couvre tous les administrateurs et membres de votre configuration.

Calendriers d'audit

Le module Audit a été amélioré pour offrir un meilleur contrôle sur le moment où les membres et les évaluateurs verront leurs formulaires d'audit. Les audits commencent généralement à une date fixe, mais vous souhaiterez peut-être envoyer un e-mail aux membres avant cette date avec des informations expliquant l'audit. Ce scénario est désormais pris en charge via une nouvelle fonctionnalité « Calendrier d'audit » que vous pouvez remplir pour contrôler quand chaque audit sera accessible dans le portail des membres. La planification prend en charge différentes dates pour chaque type d'audit défini dans votre configuration. Cela vous permet de générer le groupe d'audit bien avant le moment où vous souhaitez que les membres commencent à remplir leurs formulaires.

Exportations avec paiement préautorisé

Le support d'exportation standard d'Alinity a été ajouté à l'écran de paiement préautorisé. Ceci est particulièrement important pour les organisations qui n'ont pas mis en œuvre une prise en charge PAP entièrement automatisée, mais qui utilisent une exportation des informations sur les abonnés PAP pour les mettre à jour manuellement et les fournir à leur banque.

 

Résultats des plaintes et des mesures disciplinaires

Dans les versions précédentes du module Réclamations, les résultats utilisaient des descriptions textuelles et des balises. Étant donné que les balises peuvent être créées à la volée, cette méthode n’apporte pas autant de rigueur qu’une table principale distincte. Dans cette version, nous avons ajouté une prise en charge complète du codage aux types de résultats afin que vous puissiez suivre et créer des rapports sur les résultats définis dans une table principale que vous gérez.

Requêtes nouvelles et mises à jour

Comme pour chaque version, de nouvelles requêtes ont été ajoutées pour faciliter la recherche des informations dont vous avez besoin. Voici un résumé rapide de chaque nouvelle requête organisée par emplacement dans le logiciel.

• Gestion des abonnements PAP
  • Actif: Renvoie tous les abonnements actuellement effectifs.
  • Par coordonnées bancaires : Renvoie tous les abonnements dont les coordonnées de retrait bancaire correspondent aux options proposées. Chaque option correspond si la valeur d'origine contient le texte de recherche donné.
  • Par décompte rejeté : Renvoie tous les abonnements avec le nombre donné de retraits ayant été rejetés.
  • Par année : Renvoie tous les abonnements qui sont/étaient en vigueur au cours de l’année d’enregistrement donnée, tels que définis par les heures de début/fin de votre bloc PAP.
  • Annulé: Renvoie tous les abonnements qui ne sont plus efficaces.
  • Abonnés non-pratiquants : Renvoie tous les inscrits qui ont un abonnement PAP non annulé et dont la licence actuelle figure sur un registre non marqué comme pratique active.
• Gestion de l'enregistrement des sociétés
  • Un ensemble complet de requêtes, conçues pour refléter nos requêtes d'inscription existantes pour les membres, ont été ajoutées pour gérer la gestion de la société. Ceux-ci sont actuellement disponibles à partir de l’écran de gestion des organisations, et restez à l’écoute de notre prochaine page dédiée à la gestion des inscriptions des sociétés.

Autres modifications et corrections de bugs

Les mises à jour de profil attachées à d'autres ensembles de formulaires et flux de travail, tels que les renouvellements, se trouvent désormais exclusivement dans leurs formulaires parents. Auparavant, les mises à jour de profil incluses dans ces flux de travail apparaissaient également sur la page Mises à jour de profil. Cette mise à jour conserve les enregistrements de mise à jour de profil qui sont essentiels au flux de travail dans leur contexte approprié, tout en conservant les mises à jour de profil en milieu d'année sur leur propre page.

Pour les organisations qui permettent à leurs membres de déclarer en ligne leurs activités de formation continue/compétences en dehors du renouvellement et également dans leur formulaire de renouvellement, une amélioration a été introduite pour faciliter le processus pour certains membres. Auparavant, si un renouvellement était lancé et que le membre tentait ensuite de modifier ses activités de formation/compétence en dehors du formulaire de renouvellement, il ne pouvait pas le faire. Le système les a informés qu'ils devraient désormais utiliser leur formulaire de renouvellement pour terminer le processus de déclaration. Certains membres ont préféré retirer leur formulaire de renouvellement afin de pouvoir continuer à déclarer leurs études/compétences via l'autre option de menu, mais cela n'a pas toujours été possible en fonction des règles commerciales à respecter pour accéder à la page avec le « Bouton « Retirer » dessus. Dans cette mise à jour, nous avons veillé à ce que le bouton « Se retirer » soit disponible sur la première page du processus de renouvellement pour accueillir ces membres.

La page Personnes a été mise à jour pour inclure les inscriptions expirées dans la recherche par défaut et la plupart des options de requête. Les enregistrements expirés sont identifiés par un texte barré sur l'interface utilisateur (voir capture d'écran). Auparavant, la page incluait un enregistrement d'enregistrement uniquement si cet enregistrement était actif au cours de l'année d'enregistrement spécifiée. Toutefois, si l'enregistrement était expiré, il était filtré. Bien qu’il ait toujours été possible d’exécuter une requête pour rechercher explicitement les inscriptions expirées, filtrer ces enregistrements par défaut lorsque l’année en cours est sélectionnée pourrait « masquer » les enregistrements qui devraient être déplacés vers le registre de pratique inactive.

La prise en charge des enregistrements de rencontres prenant effet chaque fois que le paiement a été ajouté à cette version. Il s'agit désormais du comportement par défaut pour les formulaires de modification d'inscription sans renouvellement afin que la date d'entrée en vigueur du nouvel enregistrement soit fixée à la date de paiement des frais. Ceci est particulièrement utile pour les réintégrations, mais peut également s'appliquer aux modifications d'enregistrement créées directement par les administrateurs. Le remplacement de la valeur par défaut pour rendre l'enregistrement effectif (ou pour l'expirer) à des dates spécifiques est pris en charge comme auparavant.

Le système de menus apparaissant sur le côté gauche de l'écran a été mis à jour pour faciliter la localisation des options de configuration associées. Alors que toutes les options de configuration apparaissent dans l'élément de menu Configuration comme auparavant, les options liées à la configuration des examens apparaissent désormais également sous l'en-tête principal Évaluations. L'option principale « Examen » a été déplacée vers le menu principal sous Évaluations pour faciliter la navigation.

Une nouvelle règle métier a été implémentée dans le processus de courrier électronique afin que si des champs de fusion restent dans le modèle pour lesquels aucune donnée n'est disponible pour le remplacement, une erreur sera signalée pour empêcher l'envoi du message. Cette situation se produit lorsqu'un e-mail est rédigé avec une source de données qui est finalement mise à jour vers une nouvelle source de données (avec différents champs de fusion) avant l'envoi du message.

Des mises à jour ont été apportées à l'interface du registre provincial des fournisseurs pour améliorer la vérification des erreurs et le signalement des problèmes de transmission de votre système Alinity au PPR. Si votre système utilise la version précédente de cette interface (V5) et que votre système est mis à niveau vers la dernière version d'Alinity (V6), cette interface peut désormais être mise à niveau. Veuillez discuter avec le service d'assistance pour planifier cette modification si ce n'est pas déjà fait.

Des règles métier ont été ajoutées à plusieurs champs de date du système pour garantir que les dates saisies se situent dans une plage raisonnable. Cette vérification réduira la probabilité qu'une date saisie par erreur soit acceptée par l'application. Les domaines concernés sont :

• Plainte : Date d'ouverture
• Plainte : Date de début de la conduite
• Plainte : Date de fin de conduite 
• Plainte-Événement : Temps complet 
• Informations d'identification du titulaire : (tous les champs de date)
• Emploi du titulaire : (tous les champs de date)
• Examen du titulaire : (tous les champs de date)
• Personne : Date de naissance
  
• Personne : Date de décès

Le bouton « Historique des inscriptions » (voir capture d'écran) sur la page d'inscription est un utilitaire pratique pour afficher l'historique complet des inscriptions d'un membre tout en affichant également sa dernière inscription pour l'année sélectionnée sur la page principale. La requête pour récupérer ces enregistrements était cependant très lente sur certains systèmes. Les performances ont été considérablement améliorées, de sorte que les informations devraient désormais être disponibles en une seconde ou deux sur tous les systèmes.

Un certain nombre d'améliorations des performances ont été apportées à tous les écrans impliqués dans la gestion de la formation continue, y compris les plans d'apprentissage et les rapports soumis par les membres. Les fonctions impliquées dans le calcul de l’état actuel ont été considérablement améliorées. Pour de nombreuses configurations, la page de recherche a connu une amélioration de vitesse 10 fois supérieure.

La procédure de fusion des organisations en double comportait des erreurs résultant de modifications récentes du module Gestion des sociétés et qui n'ont pas été détectées dans nos tests standards. Les tests standards ont été mis à jour et ces erreurs sont corrigées dans cette version.

Lorsqu'un formulaire de membre (renouvellement, mise à jour du profil, etc.) est approuvé, un PDF est généré pour celui-ci et stocké dans la bibliothèque de documents du membre. Avant cette version, si le membre essayait de cliquer sur le formulaire pendant la génération du PDF, un message « Échec du chargement du document PDF » s'affichait. Cette situation est désormais évitée et une version en lecture seule du formulaire HTML est présentée pendant la courte période (5 à 10 secondes) pendant laquelle le PDF est généré et stocké.

Une erreur d'accès a été corrigée dans cette version, qui permettait aux administrateurs employés par le Collège/l'Association et qui étaient également membres de l'organisation de modifier et d'approuver leurs propres soumissions de formulaires. Ceci est désormais empêché pour tous les types de formulaires.

Pour les organisations qui suivent les relations avec les superviseurs en matière d'emploi, des enregistrements en double apparaissent parfois lorsque plusieurs superviseurs étaient actifs au cours de la même année. Aucun doublon réel n'a jamais été créé, mais l'interface utilisateur a été corrigée pour afficher correctement les enregistrements séparés afin que chaque relation de superviseur soit distincte.

Une erreur dans le processus de découpage des e-mails (utilisé pour libérer de l'espace disque) a été corrigée alors qu'une erreur apparaissait parfois lors du découpage de messages très volumineux.

Des améliorations de performances ont été apportées au processus d'approbation pour les formulaires de candidature volumineux qui produisaient des erreurs de délai d'attente. Une erreur de délai d'attente se produit si un processus nécessite plus de 30 secondes. Une amélioration connexe a été apportée à l'écran d'aperçu des e-mails qui apparaît automatiquement dans certaines configurations après l'approbation de certains types de formulaires.

Une correction a été apportée au processus qui crée automatiquement un plan de formation continue dans lequel les membres peuvent déclarer leurs activités pour l'année en cours s'il n'en existait pas au moment de leur renouvellement. Dans les versions précédentes, ce plan était généré chaque fois que le membre renouvelait vers un type de pratique active. Cependant, cela était incorrect s'ils n'étaient pas en situation de pratique active au cours de l'année en cours et a maintenant été corrigé.

Dans de rares circonstances, une erreur dans un champ non présenté à l'écran se produirait et aucun message d'erreur ne serait généré. Cela a entraîné la non-enregistrement des modifications, mais aucune explication n'a été fournie quant à la raison. Cette situation a été résolue et une erreur s'affiche désormais dans ces circonstances. Les erreurs de ce type, lorsqu'elles surviennent, nécessitent généralement que des améliorations soient apportées à la conception de l'écran afin que les champs impliqués dans la condition d'erreur puissent être modifiés.

Nous espérons que vous apprécierez la nouvelle version. N'hésitez pas à laisser un commentaire pour nous dire ce que vous en pensez !

Merci