Notes de version : septembre 2019

Bienvenue dans la version de septembre 2019 d'Alinity (déployée le 12 septembre). Au cours des 30 derniers jours, l'équipe a travaillé dur pour introduire de nouvelles fonctionnalités dans nos modules de base et nos modules optionnels. Voici les faits saillants.

Interface du registre des fournisseurs provinciaux améliorée

Cette fonctionnalité est fournie aux organismes de réglementation qui doivent déclarer les données de leurs membres au Registre provincial des fournisseurs (PPR). Cette fonctionnalité était disponible dans la version précédente d'Alinity mais était basée sur une technologie plus ancienne qui nécessitait un peu de surveillance de la part de notre service d'assistance. Ce mois-ci, nous lançons une toute nouvelle version du module qui est plus rapide, plus fiable et plus sécurisée. L'interface intégrée automatise entièrement l'exportation des données et leur transfert vers le système PPR. Les pannes sont signalées et suivies, y compris l'envoi d'une notification à notre service d'assistance dans de nombreux scénarios. L'une des nouvelles fonctionnalités clés non disponibles auparavant est la possibilité de visualiser l'historique de vos exportations PPR et de vos transferts de fichiers directement dans l'interface utilisateur d'Alinity (voir Utilitaires->Tâches). Si vous vous abonnez au module Gestion des tâches, vous pouvez également recevoir des alertes automatisées envoyées directement à votre courrier électronique et à votre liste de tâches pour gérer plus facilement le système.

Lumière de gestion des tâches : Accessible à tous

Ce mois-ci, nous étendons les fonctionnalités des modules de base d'Alinity pour inclure certaines fonctions de création et de suivi de tâches. Ces fonctions sont fournies sans nécessiter d'abonnement au module Gestion des tâches et comprennent :

• création de tâches manuelles,
• organisation des tâches en catégories appelées files d'attente de tâches,
• un contrôle de tableau de bord pour gérer vos tâches et les tâches non attribuées sur les files d'attente auxquelles vous êtes abonné, et
• une page de recherche pour examiner et interroger les tâches.

Comme pour tous les composants d'Alinity version 6, ces fonctionnalités fonctionnent aussi bien sur les smartphones et les tablettes que sur votre ordinateur afin que vous puissiez suivre vos tâches lors de vos déplacements.

Pour aller plus loin dans la gestion des tâches, envisagez d'ajouter le complet Gestion des tâches module à votre abonnement. Ce module introduit 3 nouvelles fonctionnalités principales à votre système :

1. Création de tâches automatisée,
2. Liens de contexte de tâche, et
3. Tâches assignées par le système.

Création de tâches automatisée est une fonctionnalité révolutionnaire pour la gestion du flux de travail. Plutôt que de devoir détecter les situations dans lesquelles des tâches doivent être créées et de les saisir ensuite manuellement, le système détecte automatiquement les conditions qui devraient donner lieu à des tâches et les crée pour vous. Cela se fait grâce à quelque chose que nous appelons déclencheurs de tâches. Les déclencheurs de tâches peuvent être créés et personnalisés pour presque toutes les situations, mais voici quelques exemples de déclencheurs de tâches courants :

• formulaires de membre bloqués (par exemple soumis mais non payés depuis plus de X jours),
• un examen administratif retardé des formulaires des membres sans qu'une prochaine date de suivi ne soit fixée,
• paiements non appliqués en attente de remboursement,
• les membres du comité approchent de la fin de leur mandat (besoin de trouver des remplaçants),
• connexions et soumissions de formulaires infructueuses (le membre peut avoir besoin d'aide pour y accéder),
• missions d'auditeur manquantes,
• lieux d'emploi non vérifiés (vérification requise),
• alertes sur la qualité des données (par exemple, les enregistrements de l'organisation ne sont plus utilisés),
• surveillance du travail (par exemple, le transport du registre provincial des fournisseurs a échoué ou était inhabituellement petit), et
• alertes d'audit (par exemple lorsque les remplacements de l'administrateur système ont été utilisés pour apporter des modifications).

Liens contextuels de tâche vous donne un accès en un clic à l'écran ou à l'enregistrement spécifique auquel vous devez accéder pour terminer la tâche. Par exemple, supposons que le système ait créé une tâche pour que vous puissiez effectuer un suivi auprès d'un membre qui a eu plusieurs tentatives de connexion infructueuses. Cliquez sur la tâche et vous êtes directement redirigé vers le profil de connexion de ce membre : aucune recherche ni saisie n'est requise.

Les tâches assignées au système sont celles où Alinity effectue lui-même le travail de réalisation de la tâche. Comme pour les déclencheurs de tâches, il y a de la place pour beaucoup de personnalisation ici, mais certaines tâches standard assignées au système incluent :

• Republier automatiquement les écritures GL pour la période ouverte,
• verrouillage automatique des périodes comptables précédentes X jours après la fin du mois,
• en supprimant automatiquement l'historique des tâches, les images de courrier électronique en masse et d'autres nettoyages de données sur une base mensuelle, et
• vérification automatique de la configuration, par exemple pour garantir que vous disposez des tarifs actuels pour les applications et la réintégration.

Module de gestion des examens dans les évaluations

Le module d'évaluations vous permet de créer des examens en ligne (par exemple, jurisprudence) et des auto-évaluations sans avoir besoin de l'aide de notre service d'assistance. Saviez-vous que cela vous offre également de nouvelles façons de gérer les examens et les évaluations effectués ailleurs ? Dans cette version, nous avons ajouté une fonctionnalité pour accélérer l'examen des réservations et des résultats des examens tiers. Au lieu d'exécuter une requête sur l'écran Personne pour trouver tous les membres qui ont passé l'examen, puis de naviguer dans les détails pour voir les résultats, vous pouvez utiliser la nouvelle option de menu pour accéder à l'examen et voir directement tous les résultats des membres. Cette fonctionnalité est également pratique lorsque les places pour l'examen sont limitées et que vous devez gérer les réservations avant la séance d'examen. La combinaison de cette fonctionnalité avec l'importation des résultats d'examen/réservations à partir de feuilles de calcul rend la gestion des examens tiers plus rapide et plus fiable.

Lieux d'emploi non vérifiés

Une nouvelle option a été ajoutée à la capture d'emploi, vous permettant de spécifier un dossier d'emploi comme « non vérifié ». Non vérifié signifie que le lieu de travail n'a pas été ajouté par le membre et doit donc être vérifié par le membre ou l'employeur. Cela permet, par exemple, de référencer un lieu de travail qui ne figure pas actuellement dans le profil du membre dans un dossier de réclamation. La vérification peut avoir lieu soit via une mise à jour du profil, soit en demandant à l'administration de contacter le membre. Une requête visant à trouver des dossiers d'emploi non vérifiés (qui peuvent également être utilisés pour envoyer des courriers électroniques aux membres pour demander une confirmation) a également été incluse.

Définition de la date du décès

Ce n'est certainement pas un sujet amusant, mais lorsqu'un membre décède, de nombreuses mises à jour sont nécessaires dans les dossiers du membre pour garantir qu'il n'apparaît plus dans diverses listes et groupes et qu'il n'est pas sélectionné de manière inappropriée pour les envois. Jusqu'à présent, les administrateurs devaient suivre les étapes manuellement, mais ce mois-ci, nous avons ajouté une nouvelle fonctionnalité pour automatiser le processus. La fonctionnalité est disponible dans la section supérieure gauche de l’écran Détails de la personne. Vous êtes invité à saisir la date du décès et un registre et/ou une section vers laquelle la personne doit être transférée. Diverses validations sont appliquées, puis le système effectue toutes les mises à jour requises pour vous.

Un message résumant les actions entreprises est fourni et est également stocké dans le dossier du membre sous forme de note pour référence future.

 

Mise à jour du système de tickets :Zoho

Nous avons encore mis à jour notre système de tickets ! Lorsque vous utilisez l'option « Signaler un problème technique » dans le menu d'aide, les informations sont envoyées au nouveau système (appelé « Zoho Desk ») et notre équipe en est informée. Vous avez également la possibilité de signaler un problème technique si vous rencontrez un crash du logiciel. Dans ce scénario, le système inclut des informations techniques utiles à notre équipe pour corriger le problème. Zoho Desk inclut une fonctionnalité pour vous permettre d'accéder à tous vos tickets via une page Web, y compris ceux qui ont été fermés. Cliquez simplement sur le lien dans n’importe quel e-mail de ticket pour obtenir cette configuration.

Liste des champs d'instantané développée

Ce mois-ci, nous avons élargi l'ensemble de données disponibles pour les instantanés. Les instantanés sont un enregistrement ponctuel consolidant tous les principaux composants des informations sur les membres dans un seul enregistrement plat. Les instantanés sont conçus principalement pour produire des rapports à des organisations externes, comme l'Institut canadien d'informatique de la santé (ICIS), et pour être exportés à des fins d'analyse à l'aide de feuilles de calcul. Le contenu élargi comprend des diplômes supplémentaires, davantage de langues et des profils d'emploi étendus. La gestion des instantanés est une fonctionnalité du module Gestion de base de données et si vous avez besoin de déclarer à l'ICIS, le module propose diverses autres fonctionnalités utiles pour valider et corriger les données selon les règles de validation de l'ICIS.

Conception du type de propriété mise à jour

La classification « Type de propriété » de l'organisation est modifiée dans cette version pour utiliser une nouvelle méthode. Vos données précédentes restent stockées au cas où nous en aurions besoin à l'avenir et à mesure que nous affinons l'approche révisée en fonction des commentaires.

Pour la plupart des organisations utilisant les classifications des types de propriété, déterminer si l'organisation appartenait à des membres réglementés était le principal objectif des codes choisis. Si l’organisation appartenait à des membres réglementés, elle pourrait être soumise à des réglementations ou à une surveillance supplémentaires. Le problème de cette approche était qu’à mesure que la propriété au sein de l’organisation évoluait au fil du temps, il devenait nécessaire de revenir en arrière et de mettre à jour le codage. Cette tâche était facilement oubliée et le codage devenait inexact.

La nouvelle approche ne nécessite pas de mise à jour manuelle des types de propriété. Les propriétaires peuvent être saisis directement comme contacts de l'organisation ainsi que le pourcentage d'actions qu'ils possèdent. Alinity suit automatiquement le statut de permis/licence associé de ces personnes afin d'être en mesure de déterminer à tout moment dans quelle mesure l'organisation appartient à des membres réglementés. Des règles spécifiques peuvent être définies pour indiquer à partir de quel pourcentage de membres (par exemple 1%, 51%, 100%) une organisation devient soumise à une réglementation ou à une surveillance supplémentaire en raison de la propriété des membres. Cette nouvelle méthode automatise également la classification selon que l'organisation est un propriétaire unique ou s'il s'agit d'un partenariat de membres réglementés. De nouveaux badges et étiquettes résumant le résultat de ces calculs automatiques seront ajoutés dans les prochaines versions.

Une autre utilisation du codage « Type de propriété » était héritée des anciennes applications de la version 5, sans aucun rapport avec la propriété. Cela ferait le plus souvent référence à d'autres caractéristiques de l'organisation telles que le contexte – par exemple le gouvernement, le secteur privé, etc. Ces types de codes devraient désormais être inclus en tant que « Types d'organisation » – un tableau principal distinct disponible dans Paramètres. (Si vous devez réutiliser la même valeur de codage de l'ICIS dans plusieurs types, vous pouvez le faire en ajoutant un point décimal et un nombre unique après le code.)

Si vous disposez d'un codage supplémentaire qui ne correspond pas aux paramètres de propriété ou de type d'organisation, Alinity V6 prend également en charge les « balises » sur les organisations qui peuvent être définies à la volée pour fournir des critères de sélection supplémentaires pour les rapports et les requêtes. Si vous constatez des lacunes dans l’approche révisée pour vos scénarios spécifiques, veuillez en informer notre service d’assistance.

Requêtes nouvelles et mises à jour

Comme pour chaque version, de nouvelles requêtes ont été ajoutées pour faciliter la recherche des informations dont vous avez besoin. Voici un résumé rapide de chaque nouvelle requête organisée par emplacement dans le logiciel.

• Gestion des personnes
  • Par date de décès : Renvoie tous les membres dont la date de décès se situe dans la plage donnée. Si les deux options de date sont laissées vides, cette requête renverra toutes les personnes ayant une date de décès définie.
  • Par détails du membre : Permet d'interroger divers attributs sur l'enregistrement principal du membre, par exemple s'il est abonné au PAP ou si son approbation automatique de renouvellement est bloquée.
  • A un ou plusieurs employeurs non vérifiés : Renvoie tous les membres avec un ou plusieurs dossiers d'emploi non vérifiés.
• Gestion des mises à jour de profil
  • PU retourné (e-mail) : Renvoie tous les formulaires de mise à jour de profil bloqués qui ont été renvoyés pour commentaires et qui n'ont pas reçu d'e-mail.
• Gestion des examens des inscrits
  • Par hébergement : Si l'option d'hébergement est laissée vide, cette requête renverra les membres qui ont *n'importe quel* hébergement lors de leur examen.
  • Par tentative : Renvoie les examens selon qu'il s'agit de leur première, deuxième, etc. tentative de passer ce type d'examen. Les examens membres ayant le statut « Non passé (manqué) » ne sont pas comptés comme une tentative.
  • Par plage de dates : Renvoie les examens en fonction de la date à laquelle l'examen a eu lieu et/ou de la date à laquelle les résultats de l'examen ont été reçus.
  • En offrant: Renvoie tous les membres affectés à une offre d’examen particulière.
  • Rechercher par adresse : Renvoie les enregistrements dans lesquels l'adresse du membre correspond à n'importe quelle partie d'une adresse postale fournie
  • Rechercher par téléphone : Renvoie les enregistrements dans lesquels le domicile ou le téléphone portable du membre correspond à une partie d'un numéro fourni
  • Récemment mis à jour: Renvoie les enregistrements récemment mis à jour (et éventuellement limités aux mises à jour effectuées par l'utilisateur connecté)
• Gestion de l’auto-évaluation des inscrits
  • Rechercher par adresse : Renvoie les enregistrements dans lesquels l'adresse du membre correspond à n'importe quelle partie d'une adresse postale fournie
  • Rechercher par téléphone : Renvoie les enregistrements dans lesquels le domicile ou le téléphone portable du membre correspond à une partie d'un numéro fourni
  • Récemment mis à jour: Renvoie les enregistrements récemment mis à jour (et éventuellement limités aux mises à jour effectuées par l'utilisateur connecté)
• Gestion des inscriptions
  • Par motif de changement : Renvoie toutes les inscriptions pour l’année donnée qui correspondent au motif de changement sélectionné.

Autres modifications et corrections de bugs

Une mise à jour a été effectuée pour supprimer la date d'expiration de l'affichage pour les inscriptions perpétuelles. Les enregistrements perpétuels sont « inactifs » et n'expirent donc pas, mais une date d'expiration interne (loin dans le futur) est maintenue pour faciliter le calcul des dates et des comparaisons plus efficaces. Cette date interne n'est plus affichée.

Un bug qui provoquait dans certains cas l'expiration du téléchargement des fichiers sur les formulaires de candidature a été corrigé.

Une nouvelle fonctionnalité a été ajoutée pour inclure une info-bulle pour expliquer le comportement des requêtes sur les écrans de paramètres de requête. Pour les requêtes complexes impliquant de nombreux critères de sélection, cela peut vraiment vous aider à décider quelles valeurs saisir.

Les informations sur les paiements préautorisés (PAP) sont désormais disponibles sur la page des détails de la personne. Cela vous permet de voir rapidement si quelqu'un est actuellement abonné à PAP et si son abonnement a expiré.

Une amélioration a été apportée à notre contrôle de saisie semi-automatique, qui est un type de liste déroulante dans laquelle vous pouvez saisir les premiers caractères de la valeur que vous souhaitez sélectionner. Avec ce type de contrôle, si vous tapez quelques caractères mais ne sélectionnez pas réellement de valeur dans la liste ci-dessous, le champ reste vide. Cela provoquait une certaine confusion chez certains membres, nous avons donc réécrit le contrôle pour rendre son utilisation plus intuitive.

Pour les configurations de formulaire de renouvellement qui permettent aux membres de sélectionner un motif pour un changement d'inscription, une nouvelle fonctionnalité a été ajoutée pour que ce motif puisse être affiché dans la nouvelle inscription. Cela évite à l'administrateur d'avoir à revenir au renouvellement sur lequel est basée la nouvelle inscription.

De nouvelles règles commerciales ont été ajoutées à l'écran de configuration du compte GL ce mois-ci pour éviter de classer un compte comme type incompatible. Par exemple, si un compte est défini comme Revenu compte, il ne peut pas s'agir également d'un Banque compte. Ces deux types de comptes apparaissent dans des sections différentes de votre Grand Livre et sont donc incompatibles. Les nouvelles règles métier empêchent la création de ce type d’erreurs à l’avenir.

Bien qu'il ne s'agisse pas d'une fonctionnalité destinée aux utilisateurs finaux, nous avons également amélioré l'une des étapes de notre processus de déploiement en production afin de ne plus avoir de décalage dans la disponibilité de nos sauvegardes horaires. Dès que votre mise à niveau est terminée, les sauvegardes horaires commencent en haut de l'heure pour votre système. Auparavant, les sauvegardes horaires étaient retardées jusqu'à ce que toutes les mises à niveau des clients soient terminées plus tard dans la journée.

Nous espérons que vous apprécierez la nouvelle version. Veuillez nous faire savoir si vous aimez les modifications apportées ce mois-ci et/ou quelles autres nouvelles fonctionnalités seraient importantes pour votre organisation à l'avenir. Nous aimerions en savoir plus sur votre expérience avec Alinity.