Notes de version : juin 2019

Alinity est une solution logicielle leader pour les autorités réglementaires. Il est basé sur le cloud et répond aux normes les plus élevées en matière de sécurité, de facilité d'utilisation et de prise en charge des appareils mobiles. Nous publions une nouvelle version chaque mois. La version de juin 2019 inclut de nouvelles fonctionnalités pour les membres et les administrateurs dans tous les modules du produit. Un bref récapitulatif des changements est présenté ci-dessous. Si vous avez des questions ou souhaitez des informations complémentaires ou une démonstration, n'hésitez pas Contactez-nous.

Cette mise à niveau a été déployée pour les clients existants le vendredi 7 juin dans les environnements de test et le jeudi 13 juin dans les environnements de production. Comme toujours, veuillez consulter la nouvelle version dans votre environnement de test avant le déploiement en production pour vous assurer que vos flux de travail critiques et vos formulaires destinés aux membres fonctionnent correctement. Veuillez utiliser le ticket de surclassement que nous avons émis pour signaler les problèmes. Merci!

Facturation par lots

Une nouvelle fonctionnalité a été ajoutée à tous les écrans principaux du système pour la facturation par lots. Cette fonctionnalité vous permet d'interroger ou de trouver un ensemble de membres (ou de candidats ou d'autres personnes), puis de générer la même facture pour tous en une seule étape.

Par exemple, considérons un scénario dans lequel les demandes de réponses à un audit n’ont pas été suivies d’effet par certains membres. La date limite est maintenant dépassée et votre police vous permet d'imposer à ces membres un prélèvement ou une pénalité. Auparavant, vous pouviez lancer une requête pour retrouver ces personnes, mais elles devaient être facturées une par une. La nouvelle option Facturation par lots permet de sélectionner tous les membres renvoyés par la requête. Lorsque vous sélectionnez le poste prélèvement/pénalité, Alinity crée alors la facture pour tous les membres du groupe en une seule étape. Vous pouvez ensuite utiliser votre même sélection pour envoyer un e-mail à ces membres pour les informer des frais, avec un lien pour revenir au site Web pour effectuer le paiement et finaliser leur soumission d'audit.

Cette fonctionnalité est utile dans toutes les situations où il est nécessaire de produire la même facture pour un groupe de personnes. De nouvelles requêtes ont été ajoutées au produit de base pour prendre en charge les scénarios les plus courants. Dans une prochaine version, nous prendrons en charge l'utilisation de modèles de factures afin que plus d'un article par facture puisse être pris en charge par cette fonctionnalité.

Frais de révision du formulaire

Dans les versions précédentes d'Alinity, il était possible d'exiger des candidats qu'ils paient des frais administratifs/d'examen avant que leur candidature ne soit examinée. Cette fonctionnalité a été généralisée pour permettre de facturer des frais dans le cadre du processus de soumission sur d'autres types de formulaires. Vos politiques peuvent permettre, par exemple, que le paiement de frais administratifs soit reçu avant l'examen des formulaires de réintégration. La configuration de ces frais utilise la même approche que les autres types de frais et prend en charge les futurs changements de prix pour coïncider avec les nouvelles années d'adhésion.

Mises à jour de la cartographie des exigences

Une flexibilité supplémentaire a été intégrée au processus de cartographie des exigences pour les modifications d'enregistrement. Les exigences sont mappées à un mouvement d'un registre de départ à un registre de destination (d'inactif à pratiquant, par exemple). Auparavant, vous pouviez spécifier une section (une sous-catégorie du registre) uniquement pour la destination. Nous avons maintenant activé une option vous permettant de spécifier également une section pour le point de départ.

Par exemple, vous pouvez avoir un ensemble commun d'exigences qui doivent être remplies par tous les membres, quelle que soit leur section de départ sur ce registre, comme l'exigence d'une vérification de casier judiciaire à jour. Pour des sections spécifiques du registre de départ (par exemple une section créée pour enregistrer les membres n'ayant pas exercé pendant > 5 ans), vous pourriez avoir besoin d'un cours de recyclage ou d'une évaluation que d'autres ne sont pas tenus de satisfaire. Les nouvelles fonctionnalités de mappage permettent de prendre en charge ce type de configuration. Nous avons également mis à jour la conception de l'écran pour rendre ces différences claires.

Accès des membres aux bibliothèques de documents

Disposez-vous d’un ensemble standard de documents que vous souhaitez mettre à la disposition de tous les membres en ligne ? Vous pouvez maintenant le faire en utilisant le bibliothèque de documents les caractéristiques de Gestion de groupe. Tout d'abord, définissez un groupe intelligent cela inclut les membres qui devraient avoir accès aux documents. Par exemple, vous pouvez baser votre groupe intelligent sur la requête « Tous les membres actifs ». L'étape suivante consiste à télécharger vos documents dans la bibliothèque. Ceci fait, une nouvelle fonctionnalité apparaît sur le portail permettant au membre d'accéder aux documents lors de sa connexion.

La fonctionnalité sera mise à jour dans la prochaine version pour permettre aux comités et autres groupes de gérer leurs ordres du jour, notes de réunion et autres documents entièrement en ligne, éliminant ainsi le besoin d'utiliser des solutions documentaires tierces. Pour l'instant, l'assistance du service d'assistance est requise pour télécharger votre ensemble de documents, mais cette exigence sera bientôt levée.

Retirer plusieurs formulaires par lots

Lorsque votre période de renouvellement est sur le point de commencer, il est préférable de retirer les anciens formulaires de mise à jour de profil qui n'ont pas été soumis. Cela garantit que les membres recevront la dernière version du formulaire lorsqu'ils commenceront. leur renouvellement. Il a toujours été simple de retrouver ces formulaires en utilisant le Abandonné requête de formulaire (voir capture d'écran), mais le processus de retrait des formulaires nécessitait d'exécuter l'action sur chaque formulaire individuellement. Ce processus est désormais rendu beaucoup plus pratique en permettant de sélectionner et de retirer plusieurs formulaires en une seule étape.

Appliquer le PAP lors de la réintégration

Les membres qui paient leur renouvellement à l'avance au moyen de paiements préautorisés (PAP), mais qui ne renouvellent pas à temps, se retrouvent avec un solde créditeur sur leur compte. S'ils effectuent ensuite la réintégration, leur solde PAP n'est pas automatiquement appliqué à leur facture. Ces membres ont été invités à payer en ligne avec leur carte de crédit une fois leur réintégration approuvée. Les administrateurs pourraient éviter cela en appliquant manuellement le solde PAP, mais ce processus est désormais automatique.

Dès que la réintégration est approuvée, le système appliquera automatiquement le solde PAP disponible. Nous vous recommandons de configurer un e-mail automatique pour informer le membre que sa réintégration est approuvée et que son solde PAP a été appliqué à la facture. Dans la plupart des cas, les frais de réintégration sont supérieurs aux frais de renouvellement (le montant collecté en PAP) donc un montant peut encore être dû sur la facture. Le membre peut payer le solde restant en utilisant sa carte de crédit. Aucun remboursement à traiter !

Affichage des types d'enregistrement perpétuel

L'écran d'enregistrement d'Alinity utilise un filtre par année d'enregistrement comme point de départ pour la sélection des enregistrements. Par défaut, le filtre sélectionne l'année d'inscription en cours, vous permettant de travailler avec le dernier statut de vos membres. Si vous voulez voir qui avait un statut actif/en exercice il y a quelques années, par exemple en 2016, vous pouvez simplement définir le filtre sur l'année qui vous intéresse. Les résultats sont renvoyés rapidement et toutes les requêtes sont automatiquement ajustées pour prendre en compte l'année que vous avez sélectionnée.

Cela fonctionne bien dans la plupart des situations, mais peut sembler masquer les enregistrements dont le type d'enregistrement n'a pas de date d'expiration. Nous les appelons perpétuel types d'enregistrement. Prenons l’exemple d’un membre qui est passé au statut Inactif en 2016 et qui est resté dans ce statut aujourd’hui. Dans les versions précédentes, ce membre n'apparaissait pas lorsque le filtre était défini sur 2019 car 1) il n'est pas actuellement actif et 2) il n'est pas passé à ce statut en 2019. Dans la nouvelle version, cela a été corrigé afin que ce membre soit inclus. La règle générale est désormais que si un statut d'inscription est effectif pour l'année définie dans le filtre, le dossier du membre apparaîtra.

Plaintes concernant les plaintes résolues

Des correctifs importants ont été apportés au module Réclamations ce mois-ci. Merci aux premiers utilisateurs pour vos commentaires !

1. Lorsque des documents étaient téléchargés dans le cadre d'une plainte, le système vous redirigeait vers la page du document Détails de la personne plutôt que vers les documents de la plainte. Ça a désormais été corrigé.
2. Lorsqu'un résultat est enregistré, le Résumé des résultats doit être rempli. Auparavant, il manquait l’indicateur obligatoire (le «*“) qui a maintenant été corrigé.
3. Un nouveau processus a été ajouté pour rejeter une plainte. Vous n'avez plus besoin de saisir un résultat ou de fermer des événements ouverts.

Vous avez de gros documents ?

Vous pouvez désormais demander au Help Desk d'augmenter la taille maximale des fichiers téléchargés dans votre configuration. La taille par défaut est de 5 Mo par fichier, ce qui est généralement suffisant puisque le système compresse déjà la plupart des types de fichiers avant que cette limite ne soit évaluée. L'augmentation de cette taille peut entraîner des frais d'espace disque supplémentaires sur votre abonnement. Les frais pour l'espace disque au-delà de celui fourni dans votre abonnement de base sont de $5.00/Go. Juste un rappel que vous pourrez peut-être réduire vos besoins en espace en supprimant les fichiers et les e-mails dont vous n'avez plus besoin. Jetez un oeil à notre Vidéo sur l'archivage et le découpage des e-mails; c'est un excellent moyen de libérer de l'espace et de mieux contrôler vos coûts.

Date initiale d'inscription

De nombreuses organisations doivent suivre la date à laquelle un membre a obtenu sa licence initiale dans la juridiction. Cette valeur provient le plus souvent d'enregistrements d'enregistrement convertis mais dans certains cas, un historique complet des enregistrements n'est pas disponible. Dans la plupart des situations, notre service d'assistance a créé un historique d'enregistrement initial pour fournir cette date, mais cela laissait des lacunes dans l'historique et était difficile à mettre à jour si la valeur était saisie de manière incorrecte. Un nouveau champ a été ajouté dans cette version pour permettre de saisir manuellement la date d'enregistrement initial via l'interface utilisateur. Ce champ n'a pas besoin d'être utilisé et doit en fait rester vide lorsqu'un historique complet des inscriptions est disponible.

Modification des raisons des modifications d'enregistrement

Les versions précédentes exigeaient qu'un enregistrement soit annulé et rétabli pour modifier le code motif. Cette restriction a désormais été levée afin que les administrateurs puissent mettre à jour directement le motif du changement dans l'enregistrement.

Avertissement de limite de membres

Certaines organisations dont le nombre de membres augmente rapidement se sont retrouvées dans une situation où le système empêchait un membre de postuler parce que sa limite maximale de membres était dépassée. Pour éviter cette situation, un avertissement est en place qui informera les administrateurs si leur système se situe à moins de 50 personnes de leur limite d'abonnement maximale. La limite d'abonnement peut être augmentée par le service d'assistance (ce qui augmente également les limites d'espace disque). Cet avertissement apparaît chaque fois qu'un administrateur se connecte. Ces avertissements n'apparaissent pas pour les membres.

Corrections de bugs

• Dans certaines situations, les membres avaient la possibilité de se réintégrer alors qu'un formulaire de réintégration n'avait pas été créé dans le système. Ce problème est maintenant corrigé et l'option n'apparaîtra pas tant que le formulaire ne sera pas configuré et approuvé.
• Une erreur se produisait lors de la réorganisation des éléments de campagne sur les factures. Ceci a maintenant été corrigé.
• Le processus de « désarchivage » des e-mails générait une erreur. L'archivage des e-mails les déplace vers un onglet séparé de l'interface utilisateur mais ne supprime aucun contenu. Un archivage est également nécessaire afin de procéder à l'étape « Purge ». L'inversion du processus d'archivage peut être effectuée via l'option de désarchivage qui renvoyait une erreur mais qui a maintenant été corrigée.
• E-mail envoyé par Alinity à @hotmail les adresses étaient dirigées vers des dossiers indésirables/spam à un rythme élevé. Hotmail est un domaine de messagerie plus ancien et peu utilisé, mais dans le but de réduire les rejets en général, une nouvelle configuration d'envoi a été implémentée avec cette version. La configuration est toujours en cours d'évaluation et nécessitera encore un mois pour évaluer pleinement les résultats.
• La fonction de recherche des plans de formation continue n'appliquait pas correctement l'année d'inscription sélectionnée dans la liste déroulante. Ce filtre est désormais appliqué correctement aux recherches de texte et aux requêtes.
• Lorsque les membres étaient transférés vers un registre de non-pratiquants, leur emploi et leur adhésion à un groupe expiraient automatiquement, mais pas leurs spécialisations déterminées. Ce problème a maintenant été résolu. Notez également que si l'inscription est postdatée, les résiliations sont désormais fixées à la veille de la prise d'effet du changement de statut (auparavant, elles utilisaient la date du jour).

Mise à niveau du système de tickets du service d'assistance

Nous mettons à jour le système de tickets utilisé par notre Help Desk. Ces modifications ne seront pas visibles dans votre environnement de test et ne prendront effet que lorsque cette version entrera en production. Ce changement ne vous impactera pas puisqu'aucune modification n'est apportée aux adresses e-mail fournies pour la soumission des billets. Vous verrez quelques petites différences dans les numéros de billets et dans le format des e-mails. Tous les tickets existants continueront d'être gérés dans l'ancien système de billetterie jusqu'à ce qu'ils soient résolus. Notre personnel aura accès aux anciens billets pendant au moins un an après le passage au nouveau système. Pourquoi faisons-nous ce changement ? Le nouveau système de ticket offre une vue plus complète des détails de votre compte et de votre configuration, y compris les déclarations de travail, les améliorations et l'historique des e-mails en dehors des messages de ticket. Le nouveau système nous permettra également d'intégrer des vues des tickets ouverts et fermés dans Alinity lui-même dans les prochaines versions. Cela vous permettra de voir rapidement tous les tickets soumis par votre organisation, et non seulement ceux pour lesquels vous avez reçu un e-mail.