La sortie d'Alinity de mai 2019

Date postée: 10 mai 2019

Alinity est un système de gestion des autorités de régulation basé dans le cloud et répondant aux normes les plus élevées en matière de sécurité, de facilité d'utilisation et de prise en charge des appareils mobiles. Nous publions une nouvelle version chaque mois et la version de mai 2019 est particulièrement riche en nouvelles fonctionnalités et améliorations importantes. Un aperçu des modifications apportées à cette version est fourni ci-dessous, mais si vous avez des questions ou souhaitez de plus amples informations ou une démonstration, veuillez Contactez-nous.

Cette mise à niveau a été déployée pour les clients existants le vendredi 10 mai (Test) et le jeudi 16 mai (Production). Chaque version que nous proposons passe par notre processus d'assurance qualité interne pour détecter les problèmes de dernière minute. Cependant, il est recommandé de vérifier vos flux de travail critiques et vos formulaires destinés aux membres dans votre environnement de test pour garantir que la mise à niveau se déroulera sans problème. Veuillez utiliser le ticket de surclassement que nous avons émis pour signaler les problèmes. Merci!

Éditeur d'examen de jurisprudence

Le dernier élément majeur du nouveau module Jurisprudence a été complété ce mois-ci avec le déploiement du nouvel éditeur visuel. Vous pouvez créer vos propres examens avec ce nouveau concepteur d'examens facile à utiliser. Le nouveau concepteur vous permet de créer vos propres ensembles de questions et réponses, de définir une notation flexible et limites de tentatives, pour lier des articles de référence et organiser l'examen en sections avec prise en charge du texte de présentation. La notation des examens est entièrement automatisée et automatiquement liée au profil du membre/candidat. Le module mis à niveau prend également en charge l'invite automatique à remplir la Jurisprudence lorsqu'elle doit être répétée selon un cycle régulier. La mise à jour inclut l'automatisation de la conversion des examens de la version 5 vers le nouveau format de la version 6 afin de minimiser la mise à jour manuelle requise pour remettre vos examens en ligne.

Dans les prochaines versions, les fonctionnalités d'analyse psychométrique conçues dans cette nouvelle version seront déployées. Ces fonctionnalités fourniront une analyse automatisée de l'efficacité des questions et de la distribution des réponses afin que vous puissiez être sûr que vos évaluations sont justes, pertinentes par rapport aux compétences ciblées et défendables.

Si vous ne disposez pas actuellement du module Jurisprudence et souhaitez l'ajouter à votre abonnement, veuillez contacter le service d'assistance. Pour l'instant, ce module est accessible dans tous les environnements de test pour évaluation.

Actualisation de l'écran des personnes

Lorsque vous ne gérez aucun type spécifique de formulaire de membre et que vous avez juste besoin de voir les détails d'un membre ou d'un candidat (ou même d'un non-membre), l'écran Personnes est l'endroit idéal. Sur la base des commentaires reçus des utilisateurs au cours des 6 derniers mois, cette fonctionnalité a fait l'objet d'une mise à jour majeure dans cette version. Le style carte L'affichage a été éliminé et remplacé par un affichage plus rapide et plus propre. style de liste affichage (comme les inscriptions). Le système de requêtes sous-jacent a été mis à niveau vers notre dernière technologie, qui est beaucoup plus rapide, même pour les recherches sans requête. De nouvelles icônes ont été ajoutées pour vous permettre d'identifier rapidement les membres qui ont des conditions actives sur les licences ou des plaintes ouvertes (ces modifications ont également été ajoutées à la fonctionnalité de gestion des inscriptions). La densité des informations a été augmentée pour vous permettre de voir plus de faits clés sans avoir à entrer dans les détails tout en restant fonctionnel sur les appareils mobiles dotés d'écrans plus petits. Le résultat, selon nous, est une interface utilisateur plus propre et plus attrayante, plus facile à utiliser et plus performante. S'il vous plaît laissez-nous savoir ce que vous pensez.

Mises à jour du module de plainte

En tant que l'un de nos modules les plus récemment mis à niveau, nous continuons de recueillir de nombreux commentaires intéressants sur le module Réclamation de la part de nos premiers utilisateurs. Nous tenons compte de ces commentaires en affinant rapidement l'ensemble des fonctionnalités et l'interface utilisateur. Ce mois-ci, un certain nombre d'améliorations clés ont été apportées :

Tu peux maintenant créez vos propres types d'événements. Les actions menées dans le cadre de l'enquête et du traitement d'une plainte sont appelées événements. Auparavant, nous fournissions une liste fixe d'événements que vous pouviez attribuer, mais cette limitation a désormais été supprimée. Nous avons introduit un nouveau Titre de l'événement pour vous permettre de résumer ce qui se passe dans l'événement dans une ligne de texte rapide, ce qui devrait alléger le fardeau de la création de nombreux types d'événements. Notez que si vous avez besoin d'un autre niveau de cumul pour vos types d'événements, envisagez d'utiliser le Catégorie champ disponible sur le type d'événement.
Si aucun événement n'a été terminé, les administrateurs système sont désormais autorisés à supprimer la plainte, tout comme les administrateurs non-SA lorsqu'ils sont l'utilisateur qui a créé l'événement. Cela permet aux utilisateurs de nettoyer une réclamation saisie par erreur tant qu'aucun événement n'a été complété.
Auparavant, une fois un événement terminé, vous ne pouviez pas marquez-le comme incomplet. L'interface utilisateur offre désormais un moyen de le faire, à condition que la plainte ne soit pas dans un statut fermé (complété).
La chronologie s'affiche désormais sur l'écran principal de réclamation. montre l'intervalle de jours entre les événements. Cela a également été ajouté aux vues d'exportation afin que vous puissiez rendre compte du temps écoulé entre les événements dans tout rapport ad hoc que vous devez effectuer. Ces informations permettent de suivre les progrès, d'évaluer les points de friction de votre processus et d'indiquer le temps total écoulé depuis qu'une plainte est en cours afin que vous puissiez évaluer si vous respectez vos directives internes.

Si vous ne disposez pas actuellement du module Réclamations et souhaitez l'ajouter à votre abonnement, veuillez contacter le service d'assistance. Pour l'instant, ce module est accessible dans tous les environnements de test pour évaluation.

Vérification de l'inscription (VoR) + Améliorations du modèle d'e-mail

Nous avons ajouté ce mois-ci un modèle standard pour générer des lettres de vérification d'inscription. Lorsqu'un autre régulateur vous interroge sur le statut d'inscription d'un membre actuel ou ancien, vous pouvez désormais générer un e-mail (ou imprimer un document) en quelques secondes fournissant toutes les informations requises. Vous pouvez commencer avec ce modèle et le personnaliser en fonction de votre terminologie et de votre langue spécifiques, ou l'utiliser tel quel s'il répond à vos besoins.

Parallèlement à ce changement, nous avons implémenté une nouvelle fonctionnalité dans le système de modèles d'e-mails pour permettre l'utilisation d'un éventail beaucoup plus large de sources de données (ensembles de champs de fusion) dans les e-mails. Auparavant, une seule source de données pouvait être spécifiée pour chaque domaine thématique. Pour tous les domaines thématiques, il existe désormais de nombreuses sources qui permettent d'utiliser un éventail beaucoup plus large de domaines. Le système mis à jour prend également en charge sources de données personnalisées Ainsi, si vous avez des exigences particulières concernant les informations sur lesquelles baser un modèle, vous pouvez désormais les satisfaire via une demande d'amélioration adressée à notre service d'assistance. Nous continuerons d’améliorer la liste des sources de données modèles fournies par le produit à mesure que nous progressons.

L'éditeur de modèles d'e-mails a également été amélioré ce mois-ci. Vous pouvez désormais insérer et modifier des formats de tableau. D'autres types de commandes ont été affinés pour une utilisation plus facile. Dans l'ensemble, la cohérence du format que vous voyez lors de l'édition et du format affiché par les différents programmes clients de messagerie a été rendue plus cohérente.

Planification et réservation des examens

Une nouvelle fonctionnalité a été introduite pour permettre aux administrateurs de planifier et de réserver rapidement des examens. L'interface utilisateur vous permet de vérifier une séance d'examen spécifique et de voir rapidement combien de places restent disponibles. Si d’autres dates de séance sont proposées, vous pouvez les comparer rapidement. Lorsque vous trouvez la séance d'examen que vous souhaitez, le membre peut y être inscrit et recevoir un e-mail confirmant son rendez-vous pour l'examen. La fonctionnalité a été conçue pour prendre en charge à la fois la réservation et l'enregistrement des résultats au même endroit afin que vous n'ayez pas à passer à un écran différent en fonction de votre objectif et est disponible en tant que fonctionnalité de nos modules de base.

Si vous planifiez ou enregistrez de nombreux examens, vous devriez envisager d'utiliser la fonction d'importation de fichiers d'examen pour réduire l'effort manuel associé au suivi des résultats des examens. La fonctionnalité d'importation est disponible dans le module Administration de base de données. Si vous ne disposez pas actuellement du module DB Management et souhaitez l'ajouter à votre abonnement, veuillez contacter le service d'assistance. Pour l'instant, ce module est accessible dans tous les environnements de test pour évaluation.

Renouvellements de permis à durée déterminée (étudiant)

Même si la plupart des membres renouvellent leur adhésion à la même période chaque année, cela n'est pas nécessairement vrai pour les personnes qui ont basé sur des termes permis. Vous pouvez désormais définir vos permis basés sur une durée pour autoriser le renouvellement et spécifier quand, avant la date d'expiration, vous souhaitez que le portail des membres leur fournisse un lien de renouvellement. Par exemple, si vous délivrez des permis de travail de 120 jours que vous autorisez à renouveler une ou deux fois, vous pouvez définir le période de renouvellement à 21 jours, donnant à ces inscrits trois semaines avant leur date d'expiration pour renouveler leur permis.

Cette nouvelle fonctionnalité peut également être utilisée pour prendre en charge les renouvellements d'étudiants, qui ont généralement lieu au début de l'année scolaire et non au cours de votre année d'inscription habituelle. Marquez le registre comme étant basé sur des termes et d'une durée d'un an, puis précisez la période de renouvellement (par exemple 45 jours) pour donner aux étudiants six semaines pour terminer leur renouvellement au début de l'année scolaire. Simple et flexible !

Suffixes de nom

Cette version inclut l'introduction de la prise en charge des suffixes de nom. Ceux-ci incluent des valeurs telles que Jr. ou Sr., qui sont distincts des titres mais peuvent être requis dans la définition légale du nom. Certaines organisations peuvent également souhaiter l'utiliser pour des titres académiques spécifiques à leur domaine réglementaire, comme le suffixe QC pour les barreaux.

Suivi des horaires du jour de la semaine

Lors de l'enregistrement des informations sur l'emploi, vous pouvez désormais suivre l'horaire de travail par défaut d'un membre tout au long de la semaine. Ces informations peuvent être saisies et consultées par les administrateurs sur les détails de l'emploi des membres et peuvent être ajoutées aux formulaires de renouvellement, de réintégration et de mise à jour du profil, selon les besoins. Si vous ne suivez pas ces informations, la fonctionnalité n'aura pas d'impact négatif sur vous car les invites sont exclues (par défaut) de vos formulaires destinés aux membres.

Remplacement plus facile des dates d’expiration des inscriptions

Pour la plupart des formes d’enregistrement, les dates d’entrée en vigueur et d’expiration sont automatiquement dérivées et ne nécessitent aucune modification. Toutefois, pour les modifications d'enregistrement, il existe des situations dans lesquelles les dérogations sont courantes, comme la prolongation ou la réduction de la durée d'un permis temporaire. Auparavant, l'enregistrement devait être approuvé puis modifié lors d'une étape distincte. Dans cette version, le processus a été consolidé afin que les remplacements des dates de durée standard puissent être effectués lors de la première création du changement d'inscription.

Examen simplifié des documents

Alinity fournit un système complet de gestion de documents et il ne faut pas longtemps pour collecter un nombre important de documents sur chaque membre. Bien que disposer de ce référentiel sous forme électronique soit très utile, il arrive parfois que vous souhaitiez que le système élimine de la vue les documents les moins pertinents. Nous avons remarqué en particulier que lorsque nous travaillons sur un formulaire de membre spécifique comme un renouvellement ou une mise à jour de profil, l'accès à la bibliothèque de documents complète du membre rend plus difficile la localisation des documents téléchargés pour ce formulaire spécifique. La vue par défaut (et la recherche associée) élimine désormais par défaut tous les autres documents de l'affichage. Vous pouvez toujours accéder aux autres documents en cliquant simplement sur le lien « Afficher tout », puis en revenant à la vue par défaut via « Afficher moins ».

Affichage des transactions simplifié

Alinity offre aux personnes ayant une formation en comptabilité la possibilité de consulter les débits et crédits associés à chaque transaction. Ces transactions montrent, par exemple, l'augmentation du solde bancaire lors de la réception du paiement et l'augmentation correspondante d'un ou plusieurs comptes de revenus. Un compte intermédiaire appelé Paiements non appliqués suit le montant entre le moment où le paiement est collecté et le moment où il est appliqué à une facture. Pour clarifier les flux de fonds sans la complexité des dedans et dehors via le compte non appliqué, les affichages des transactions ont été mis à jour pour supprimer l'inclusion de ces lignes par défaut. Le résultat est une transaction beaucoup plus propre et plus facile à suivre. Dans le cas des paiements préautorisés, la période pendant laquelle les fonds restent dans le compte non appliqué peut durer plusieurs mois et tous les affichages incluent donc une option pour afficher « Plus de détails » qui comprendra des lignes faisant référence au compte non appliqué.

Autres mises à jour du module de comptabilité

Lors de la demande d'un rapport contenant des informations de paiement, le système sépare les paiements préautorisés (PAP), produisant des soldes non appliqués des paiements non-PAP qui ne sont pas appliqués aux factures. Étant donné que les soldes PAP sont attendus au cours de l'année, ils ne nécessitent pas de suivi et cette nouvelle distinction permet aux administrateurs de se concentrer beaucoup plus facilement sur les paiements qui peuvent nécessiter un remboursement.
Dans les situations où un l'employeur verse un paiement unique pour couvrir les frais de candidature ou de renouvellement de nombreux membres, il peut être nécessaire de rendre compte à cette autorité de l'état des fonds demandés et des fonds restants dans ce paiement. Alinity propose désormais un nouveau rapport détaillé des paiements pour faire exactement cela.
Même s'il était possible de modifier la date de publication sur les transactions après coup, les versions précédentes d'Alinity ne permettaient pas de définir la date de comptabilisation lors de l'enregistrement d'une opération de paiement. Cette limitation a été corrigée. Une correction similaire a été apportée pour permettre au Date de remboursement à régler à l'entrée.
Un dernier changement apporté dans cette zone est de permettre la modification des dates de transaction même après que le paiement ait été enregistré. Le système ne permettra pas de modifier les codes de compte ou les montants après la validation (le paiement doit être désappliqué pour le modifier). Cette fonctionnalité de modification tardive n'est fournie qu'aux utilisateurs bénéficiant de la subvention Administrateur système ou Administrateur comptable, et non aux administrateurs généraux.
Les rapports comptables montrant les détails du Grand Livre ont été mis à jour pour permettre à un membre spécifique d'être sélectionné Comme une option. Pour l'instant, les membres doivent être identifiés via une valeur d'ID système, mais celle-ci sera mise à jour pour permettre l'utilisation d'un numéro d'enregistrement normal dans une prochaine version. Pour afficher la valeur de l'ID système, cliquez sur l'icône de bouclier d'audit sur l'enregistrement détaillé du membre.
Il est désormais possible de appliquer les soldes des paiements préautorisés à la réintégration factures. Auparavant, l'utilisation de PAP était limitée aux factures de renouvellement uniquement.

Invites d'inscription améliorées

L'écran d'inscription (généralement utilisé par les nouveaux candidats) a été amélioré dans cette version pour demander séparément le prénom et le nom. Auparavant, un seul champ était fourni pour les deux noms, mais cela a créé de la confusion pour certains utilisateurs et la conception plus traditionnelle consistant à fournir des champs séparés a été mise en œuvre et s'est avérée améliorer la convivialité.

Améliorations du déclencheur d'événement

Alinity envoie des e-mails et génère automatiquement des tâches lorsque certaines conditions sont détectées. Par exemple, après qu'un administrateur a approuvé un renouvellement ou une réintégration nécessitant un examen manuel, le membre est informé par e-mail (et/ou SMS) qu'il doit se connecter au portail des membres pour payer les frais impayés. Cette action est effectuée par quelque chose appelé un déclencheur d'événement. Auparavant, ces déclencheurs ne pouvaient baser leur logique que sur un seul ensemble de champs par sujet, mais ils bénéficient désormais de la même mise à niveau que les modèles d'e-mail afin qu'ils puissent eux aussi être basés sur un large éventail de sources de données (ensembles de champs). Cela rend le système de déclenchement beaucoup plus flexible et prend également en charge la création sources de données personnalisées pour des exigences uniques. La mise à niveau a également pris en compte l'impact de la modification des sources de données sur les déclencheurs existants afin que les membres précédemment contactés ne soient pas recontactés si une nouvelle source de données est attribuée à un déclencheur plus ancien.

Corrections de bugs et améliorations des performances

Un bug a été corrigé qui permettait une option pour Réintégration à apparaître pour les membres lorsqu'aucun formulaire de réintégration n'a été configuré pour l'organisation. La correction garantit que le lien n'apparaîtra pas tant que les formulaires de réintégration n'auront pas été configurés et publiés.
Un bug a été corrigé qui permettait à certains administrateurs non-SA d'accéder au gérer la sécurité fonctionnalité dans certains scénarios.
Le système de recherche et de requête pour la fonctionnalité de gestion des audits a été mis à niveau pour utiliser notre dernière technologie. Cela a considérablement amélioré les performances et facilite également l'ajout et la maintenance des requêtes et recherches futures.
Un bug a été corrigé où l'option d'exclusion des paiements PAP dans le rapport sur les paiements non appliqués ne fonctionnait pas.
Un bug a été corrigé où, dans certaines situations impliquant plusieurs transactions de correction, il était possible que le système duplique les frais de retard sur une facture.