Les mises à jour de ce mois-ci :

• Enregistrez sans envoyer d'e-mails pour l'impression par lots
• Nettoyer les tables principales avec une nouvelle option de fusion
• Nouvelles options d'importation dans le module DB Management
• Nouvelles requêtes ajoutées à la page Personnes
• Correction des mauvais types de paiement

Bienvenue dans la version de mars 2019 d'Alinity. Ce mois-ci, notre équipe a travaillé dur pour rendre Alinity plus facile à utiliser et plus puissant. Pour nos clients actuels, vous verrez cette version dans vos environnements de test le 8 mars et dans vos environnements de production le 14 mars.

Enregistrez sans envoyer d'e-mails pour l'impression par lots

Le module Correspondance a une nouvelle option ce mois-ci. Le bouton d'envoi propose désormais une deuxième option pour enregistrer les emails générés sans les envoyer au préalable. Parallèlement à cela, une nouvelle fonctionnalité de téléchargement a été ajoutée pour permettre à ces documents d'être envoyés à une imprimante. Ces fonctionnalités permettent d'appliquer les puissantes fonctionnalités de formatage et de fusion de documents d'Alinity aux situations où un document physique est requis. Par exemple, vous devrez peut-être envoyer un colis pour signatures par courrier postal, ou vous pourriez organiser un événement où des cartes de visite doivent être imprimées. Plutôt que d'avoir à exporter les données vers Word ou Excel et à y créer un document de fusion distinct, vous pouvez désormais effectuer les actions au sein même d'Alinity. Ces documents apparaissent au même endroit que les autres e-mails mais comportent une icône PDF pour les distinguer des documents ordinaires envoyés par e-mail par le système.

Nettoyer les tables principales avec une nouvelle option de fusion

Conserver des tables maîtresses contenant uniquement les enregistrements souhaités sur le long terme est un défi. Par exemple, les classifications de pratique que vous utilisiez il y a cinq ans ne sont peut-être pas celles que vous aimeriez utiliser aujourd’hui. Vous constaterez peut-être également qu'au cours de la conversion à partir d'un système précédent, des enregistrements erronés sont apparus, souvent à cause d'erreurs de saisie de données commises par des membres ou des administrateurs qui n'ont pas été détectées. Un exemple courant et simple est la liste principale des villes. Votre liste comprend-elle des entrées comme « Edmonton » et « Edmontan » ? Si vous supprimez l'enregistrement «Edmontan» dans Alinity, vous constaterez peut-être que l'option de suppression n'est pas proposée car cet enregistrement a été attribué à un ou plusieurs profils de membres.

La nouvelle option Fusionner apparaît lorsque l'option de suppression n'est pas proposée. Il vous permet de nettoyer les affectations de codage anciennes et indésirables. Dans cet exemple, vous indiqueriez au système que vous souhaitez remplacer « Edmontan » par « Edmonton » et la fonctionnalité se chargera de corriger tous les emplacements auxquels un enregistrement incorrect a été attribué. Une fois cette opération terminée, vous pourrez alors supprimer l'enregistrement incorrect car il ne sera plus utilisé. Cette fonctionnalité a été déployée dans les sept tables maîtresses nécessitant le plus souvent un nettoyage. Nous ajouterons cette fonctionnalité à des tables principales supplémentaires au cours des prochains mois.

Nouvelles options d'importation dans le module DB Management

Si vous avez choisi d'inclure le module de gestion de base de données dans votre abonnement, vous pouvez désormais utiliser des feuilles de calcul pour accomplir des tâches de saisie de données volumineuses que vous auriez autrement dû effectuer à l'aide de l'interface utilisateur d'Alinity. Un exemple courant de ceci est l’entrée des étudiants diplômés. Plutôt que d'avoir à créer ces enregistrements un par un, vous pouvez saisir la liste à l'aide d'une feuille de calcul Excel avec toutes les colonnes nécessaires à la configuration des nouveaux profils. Bien que notre service d'assistance ait effectué des importations de ce type dans le passé en tant que service payant, cette nouvelle fonctionnalité vous donne la possibilité d'importer les enregistrements vous-même. De plus, la fonctionnalité charge les enregistrements dans une zone « intermédiaire » spéciale où les enregistrements peuvent être validés et corrigés avant d'être appliqués à la base de données principale. Des messages d'erreur informatifs sont fournis et une interface utilisateur vous permettant d'apporter des corrections est intégrée.

Même lorsque vous avez besoin d'un format d'importation personnalisé qui doit être créé par notre équipe d'assistance ; une fois développé, votre format personnalisé est ajouté aux options d'importation de votre système. Cela vous permet d’utiliser votre format personnalisé année après année sans avoir à payer d’honoraires professionnels supplémentaires pour exécuter le processus. Au fil des mois, nous ajouterons des formats d'importation standards pour diverses catégories de données dans le système.

Nouvelles requêtes ajoutées à la page Personnes

Disposer de requêtes faciles à utiliser et précises pour trouver uniquement les enregistrements que vous recherchez est la pierre angulaire d'un bon système de base de données. L'énorme volume de requêtes personnalisées créées pour des clients individuels dans la version précédente d'Alinity est progressivement rationalisé et standardisé dans un nouvel ensemble de requêtes de produits dont tout le monde peut bénéficier (et nous prenons toujours en charge les requêtes personnalisées si vous en avez besoin).

Dans cette version, les nouvelles requêtes suivantes ont été ajoutées à la prise en charge :

• rechercher une plage de dates de naissance ou une tranche d'âge
• recherche par sexe et langues écrites/parlées
• recherche par diplôme
• recherche par autorisations utilisateur (par exemple, qui a accès à la comptabilité ?)
• recherche par conditions de pratique
• recherche par domaine de responsabilité
• recherche par type d'employeur
• recherche par nom d'employeur
• recherche par inscriptions dans d'autres juridictions
• recherche par spécialisation
• recherche de faibles heures de pratique

Nous avons également ajouté plusieurs requêtes dans la catégorie « Qualité des données » pour faciliter le nettoyage des conversions de données historiques ou héritées.

Correction des mauvais types de paiement

Une piste d'audit solide pour les modifications apportées à la base de données est un avantage important de la conception Alinity. L'une des limitations qui s'impose parfois concerne les corrections apportées aux anciennes transactions. Jusqu'à cette version, il n'était pas possible de corriger les erreurs dans le champ type de paiement une fois le paiement appliqué et les transactions du grand livre associées générées. Cette limitation est désormais supprimée dans cette version. Si vous devez corriger le type enregistré sur un paiement précédent, vous pouvez le faire à condition que le paiement ne soit pas en retard sur la « Date des périodes de verrouillage » que vous avez définie pour vos opérations comptables. Lorsque la modification est effectuée, le système vérifie les différences dans les codes de compte du grand livre associés au type de paiement précédent et au nouveau type de paiement, et génère des écritures d'annulation et de réapplication pour gérer les différences. Tout cela se produit pendant le processus de sauvegarde, donc aucune modification significative n'est requise dans l'interface utilisateur.

Corrections de bugs et améliorations des performances

Comme pour toutes les versions, nous avons également corrigé des bugs ce mois-ci. La plupart d’entre eux sont plutôt mineurs et peuvent ne pas être remarqués, mais quelques-uns sont plus importants. Premièrement, la possibilité de retirer les modifications d'enregistrement manquait dans les versions précédentes et a maintenant été incluse. Cela permet aux administrateurs de retirer une modification d'enregistrement qui ne peut pas être complétée et d'en créer une nouvelle impliquant différents registres. Nous avons corrigé un problème qui empêchait la recherche réussie de documents PDF et de certains autres formats de documents dans l'environnement de production. Ce problème était limité à la production uniquement et n’a donc pas été facilement découvert lors des tests de routine. Nous avons également corrigé une lacune dans l’affichage récapitulatif des heures de pratique, dans lequel certaines organisations autorisent que les heures déclarées dans d’autres juridictions soient admissibles. Un paramètre de configuration est désormais fourni pour définir cette option et lorsqu'elle est activée, les heures supplémentaires sont incluses avec une répartition distincte.

Pour nos clients actuels, assurez-vous de consulter la nouvelle version dans votre environnement de test et dites-nous ce que vous en pensez. Comme toujours, c'est une bonne pratique de revoir vos formulaires et requêtes personnalisés dans la nouvelle version pour vous assurer qu'ils fonctionnent comme ils le devraient. Nous espérons que vous apprécierez cette dernière version.