Mises à jour de janvier – La gestion des plaintes est en ligne !

La version 6 d'Alinity est continuellement améliorée. De nouvelles mises à jour sont publiées régulièrement pour améliorer l'expérience des membres, l'efficacité administrative et rationaliser les flux de travail. Voici quelques-uns des changements les plus importants mis en œuvre dans notre package de mise à jour de janvier 2019.

• La gestion des réclamations est en direct !
• Définissez vos propres processus de gestion des réclamations
• Amélioré déposer un ticket fonctionnalité, y compris le dépôt de tickets directement à partir des messages d'erreur
• Nouveaux widgets du tableau de bord de statistiques de mise à jour du profil, de plan d'apprentissage, de formation continue et d'audit
• Nouveau nom de document
• Sélecteur de statistiques sur la page Inscriptions, et nouveaux exports également
• Options de configuration réorganisées
• Reçus de paiement généraux
• Plus d'options de recherche de paiement
• Déclarer une assurance auprès de l'employeur
• Les annuaires publics affichent désormais un statut Expiré
• Les téléchargements et exportations de documents sont désormais diffusés en continu
• Créez et définissez vos propres déclarations
• Conditions mises à jour sur la langue de pratique
• Nouvelle vidéo sur les meilleures pratiques en matière de courrier électronique
• Corrections de bugs et améliorations des performances

La gestion des réclamations est en direct !

Le module possède toutes les fonctionnalités essentielles requises dans cette version, mais sera à nouveau mis à jour en février pour affiner l'interface utilisateur et l'ajout de composants qui automatisent la génération de résultats (par exemple, pour modifier le statut d'un permis, évaluer une amende, appliquer des conditions sur le permis). , etc.). Actuellement, ces étapes de résultats peuvent toujours être complétées, mais via les processus habituels du module d'inscription.

Veuillez tester Complaint Management avec votre système de test et dites-nous ce que vous en pensez.

Si vous aviez le module Case Management dans votre configuration version 5, il a été automatiquement ajouté à votre système de production avec cette mise à jour de production. Si vous n'utilisiez pas le module auparavant et souhaitez l'ajouter, veuillez contacter le service d'assistance et nous serons heureux de le mettre en place. Ce module a de faibles frais de configuration et est simple à apprendre. Complaint Management ajoute $100/mois à vos frais d'abonnement (tous les administrateurs que vous autorisez peuvent l'utiliser pour ce prix).

Définissez vos propres processus de gestion des réclamations

En plus des fonctions de base de gestion des plaintes, vous pouvez également définir vos propres processus pour répondre aux besoins précis de votre organisation. Chaque processus est une séquence d'événements que vous définissez, y compris le type d'événement (comme une enquête initiale, un entretien, une audience ou autre) ainsi qu'un calendrier pour réaliser chaque étape. Une fois que vous avez configuré le processus de réclamation, vous pouvez le sélectionner lors de la création de nouvelles réclamations, et chaque événement sera automatiquement placé dans la chronologie des réclamations. C'est un peu comme créer un modèle ; une fois que vous avez défini une fois le processus de réclamation, vous pouvez l'utiliser encore et encore pour chaque nouvelle réclamation, simplement en le sélectionnant lors de la création de la réclamation.

Nous vous avons également permis d'ajouter de nouveaux champs de réclamation (ou de modifier les champs existants). Ainsi, si votre organisation utilise des niveaux de gravité de réclamation différents de ceux des options intégrées Majeur, Mineur et Négligeable, vous pouvez créer vos propres options. Vous pouvez créer et modifier des types de plaignants, des rôles de contact, des types d'événements, des niveaux de gravité et des types de réclamations.

Amélioré déposer un ticket fonctionnalité, y compris le dépôt de tickets directement à partir des messages d'erreur

Saviez-vous que vous pouvez déposer un ticket auprès de notre service d'assistance depuis Alinity ? Cela fait déjà un moment que c'est une option sous le point d'interrogation en haut à droite, mais dans la version de ce mois-ci, nous l'avons améliorée de différentes manières. Premièrement, lorsque vous signalez un problème technique depuis l'application, le système capture automatiquement des informations techniques importantes sur l'appareil et le navigateur que vous utilisez. Cela aide notre service d’assistance à diagnostiquer et à résoudre les problèmes plus rapidement. Une autre nouvelle fonctionnalité vous donne automatiquement (ainsi qu'à vos membres) la possibilité de signaler un problème technique lorsque le redoutable «Quelque chose s'est mal passé"Le message apparaît. Dans ce scénario, le système capture non seulement les détails de votre appareil et de votre navigateur, mais également d'autres informations techniques sur les commandes en cours d'exécution lorsque l'erreur s'est produite. Le système insère ces informations dans le ticket et nous y effectuons un suivi comme si vous aviez créé le ticket via le canal de courrier électronique normal. Dans une prochaine version, nous intégrerons des listes de tickets ouverts et récemment fermés dans Alinity lui-même afin que vous puissiez vous tenir au courant de tous les tickets soumis par vos collègues administrateurs et membres.

Vous pouvez également désormais enregistrer les tickets du service d'assistance directement à partir des messages d'erreur affichés dans l'application Alinity. Généralement, lorsqu'Alinity rencontre une erreur, un message d'erreur rouge apparaît dans le coin supérieur droit de l'écran et fournit des détails sur le problème. Désormais, ces messages incluent une option cliquable directement dans la fenêtre contextuelle qui commence immédiatement à enregistrer l'erreur auprès de notre service d'assistance, plutôt que d'avoir à envoyer un e-mail, accédez au site Web du service d'assistance ou cliquez sur l'option Help Desk intégrée à l'application. Lorsque vous signalez des erreurs de cette manière, vous serez redirigé vers un formulaire qui vous permettra de fournir une description, mais vous y trouverez déjà le message d'erreur lui-même qui vous attend. Vous pouvez ensuite fournir des détails supplémentaires et même télécharger des fichiers si nécessaire. Le ticket nouvellement créé comprendra également des détails techniques en coulisses qui nous aideront à reproduire l'erreur, de sorte qu'il y aura moins d'allers-retours entre vous et le service d'assistance, ce qui fera gagner du temps à tout le monde et aidera à résoudre vos problèmes plus rapidement.

Nouveaux widgets du tableau de bord de statistiques de mise à jour du profil, de plan d'apprentissage, de formation continue et d'audit

J'espère que la plupart d'entre vous sont désormais habitués à voir des statistiques sur les renouvellements et les candidatures à l'aide des widgets du tableau de bord correspondants. Eh bien, nous sommes allés de l'avant et avons ajouté de nouveaux widgets statistiques pour les mises à jour de profil, les plans d'apprentissage, la formation continue et les audits. Si vous utilisez des widgets de statistiques de tableau de bord, vous savez déjà à quoi vous attendre. Si vous ne les avez pas encore essayés, eh bien, vous disposez désormais d’encore plus d’options pour commencer à enquêter !

Nouveau nom de document

Il existe deux types de documents dans Alinity. Premièrement, il y a ceux qu'Alinity crée elle-même, et nous avons veillé à ce que le système fournisse des titres utiles et descriptifs pour ceux-ci. Le deuxième type de documents sont les documents téléchargés par les utilisateurs. Il s'agit des documents que les membres utilisent pour justifier les changements de nom dans les mises à jour de profil, ou pour soutenir les demandes de plan d'apprentissage, les vérifications de casier judiciaire, etc. Les photos de documents prises avec les appareils photo des téléphones portables des utilisateurs, par exemple, ne sont généralement qu'une chaîne de lettres et de chiffres, comme IMG-6754, par exemple.

Jusqu'à présent, Alinity affichait le titre de ces documents, mais IMG-6754 est un nom dénué de sens pour la plupart des utilisateurs. C'est pourquoi nous avons modifié les choses pour afficher le type de document et son contexte ; c'est-à-dire si le document est un relevé de notes ou une vérification de casier judiciaire, et dans quel champ ou zone d'un formulaire donné le document a également été téléchargé. Cela rendra les titres des documents et des images beaucoup plus utiles et informatifs pour le personnel et les administrateurs. De plus, une étiquette spécifique peut être associée à des sections particulières de formulaires. Ainsi, au lieu de simplement voir « Identification », vous verrez désormais « Identification – Permis de conduire » (ou quelle que soit l'étiquette que vous nous demandez de spécifier).

Sélecteur de statistiques sur la page Inscriptions, et nouveaux exports également

La page Inscriptions héberge depuis longtemps toutes les inscriptions, mais vous ne pouvez voir les statistiques de renouvellement qu'en un coup d'œil. Vous pouvez désormais également consulter des informations sur vos candidatures, vos réintégrations et vos modifications d'enregistrement. De plus, ils sont tous disponibles sous forme de graphique visuel et de formats statistiques simples.

Nous avons également pris 5 exports qui se trouvaient auparavant sur la page Personnes et les avons modifiés afin qu'ils fonctionnent également sur la page Inscriptions. Cela vous permet de filtrer les enregistrements par statut d'enregistrement, année, etc., puis d'exécuter l'exportation en utilisant des formats fournissant des informations approfondies sur l'éducation et l'emploi. Les sources de données d'exportation suivantes sont incluses :

• Titre du titulaire – Éducation
• Titre du titulaire – Qualification
• Emploi des personnes inscrites – Dernières
• Emploi des personnes inscrites – Dernières primaires et
• Emploi inscrit – Superviseur.

Options de configuration réorganisées

Une nouvelle option du menu Configuration rationalise les options précédentes du menu Liste et Paramètres en un seul élément qui facilite la recherche des options de configuration clés dans le système. Et pendant que nous travaillions quand même sur le système de navigation, nous en avons profité pour réorganiser légèrement le menu pour que les modules optionnels apparaissent désormais en bas (juste au-dessus de la nouvelle option Setup, en fait).

Reçus de paiement généraux

Alinity a toujours permis à vos membres d'accéder aux reçus de paiement des inscriptions et des candidatures. Dans cette version, nous avons ajouté un deuxième format pour les paiements non liés à l'inscription. Le nouveau format permet aux administrateurs et aux membres de télécharger les reçus des examens, des services administratifs et toute facture ad hoc que vous créez, même pour les objets physiques et les souvenirs du Collège si vous les proposez. Parallèlement à cette option, un téléchargement spécifique de votre logo et de vos coordonnées à utiliser sur les reçus a également été mis en œuvre pour garantir que votre reçu reflète votre marque.

Plus d'options de recherche de paiement

En parlant de paiements, nous recherchons toujours des moyens de fournir aux clients les informations pertinentes dont ils ont besoin, quel que soit le travail qu'ils effectuent, c'est pourquoi nous avons ajouté la recherche d'ID de transaction et de numéros de référence à la fonction de recherche de paiements. Il vous suffit de saisir l'ID de transaction, le numéro de référence ou le numéro de chèque d'un paiement et Alinity vous renverra le dernier paiement qui lui correspond. De plus, vous pouvez rechercher uniquement des numéros partiels à l'aide de la fonction de recherche étendue qui ramènera également non seulement le dernier paiement, mais également tous les paiements qui y correspondent. Comme si cela ne suffisait pas, vous pouvez également effectuer une recherche par identifiant de paiement préautorisé (PAP).

Déclarer une assurance auprès de l'employeur

Vient ensuite une nouvelle fonctionnalité qui vous permet, à vous et à vos membres, d'enregistrer l'assurance obtenue auprès de l'employeur, distinctement de l'assurance obtenue directement auprès d'une compagnie d'assurance. Cette nouvelle option s'applique uniquement sur le dossier d'emploi et les détails de la police doivent encore être fournis, y compris le numéro de police. L’enregistrement des assurances acquises directement auprès d’une compagnie d’assurance fonctionne comme avant.

Les annuaires publics affichent désormais un statut Expiré

L'annuaire public d'Alinity affiche désormais automatiquement un statut Expiré pour ceux de vos membres qui ont dépassé leur date limite de renouvellement. Dans le passé, le personnel devait rester éveillé ou travailler le week-end pour mettre immédiatement à jour les inscrits non renouvelés afin de garantir que l'annuaire de leur organisation reflétait immédiatement le nouveau statut inactif de ces membres. Désormais, dès que votre date limite de renouvellement est passée, tous les membres sans inscription valide pour la nouvelle année seront automatiquement marqués comme « Expiré » sur votre annuaire public. Le personnel devra toujours ajuster les inscriptions des membres expirés de manière appropriée, mais si vos renouvellements se terminent un week-end, le personnel n'a pas à s'inquiéter du fait que les membres non renouvelés se présentent toujours comme praticiens actifs au grand public.

Les téléchargements et exportations de documents sont désormais diffusés en continu

Cette partie de la mise à jour est une combinaison de deux pour un ; non seulement les téléchargements de documents en continu constituent une amélioration des performances (même si vous ne le remarquerez probablement que sur les téléchargements volumineux), mais c'est également une amélioration de l'expérience utilisateur, car Alinity se connecte désormais à votre navigateur pour fournir une estimation du temps de téléchargement restant. Ainsi, lorsque vous exportez une quantité exceptionnellement importante de données, non seulement le processus est plus rapide, mais vous aurez également une idée du temps qu'il faudra afin que vous puissiez mieux utiliser votre temps.

Créez et définissez vos propres déclarations

Il n’est pas facile de définir correctement les formulaires de membre du premier coup. Trouver le langage d'écriture à utiliser, des mises en page intuitives et des règles commerciales efficaces est essentiel pour une expérience fluide pour les membres (sans oublier qu'ils doivent aussi être jolis). Mais vous ne voulez pas appeler le service d'assistance à chaque fois que vous devez modifier un formulaire ; c'est pourquoi nous recherchons toujours des moyens d'augmenter votre contrôle sur la définition des formulaires.

Pour cela, cette mise à jour vous permet de créer et de définir vos propres déclarations, avec la possibilité de bloquer l'approbation automatique des formulaires. La fonctionnalité est similaire à la fonctionnalité Groupes de préférences que nous avons récemment publiée (que vous pouvez lire ici si vous n'avez pas suivi).

Conditions mises à jour sur la langue de pratique

Une autre fonctionnalité de la mise à jour de ce mois-ci que nous souhaitions attirer votre attention est un problème de langue mineur. De nombreuses lois sur les professions de la santé à travers le pays font référence à l'imposition de conditions d'exercice lorsqu'elles restreignent l'étendue de la pratique de certains membres. Ce langage est également utilisé par la plupart de nos clients. Alinity utilisait le terme « restrictions » ; c'est-à-dire jusqu'à ce que cette mise à jour nous rapproche de la langue préférée.

Nouvelle vidéo sur les meilleures pratiques en matière de courrier électronique

En plus de mettre à jour notre logiciel, nous mettons également à jour notre vidéothèque chaque mois. Ce mois-ci, nous avons ajouté des vidéos sur le thème de l'e-mail et en particulier les meilleures pratiques pour créer des e-mails distribués à un grand nombre de membres. Regardez ces vidéos pour obtenir des trucs et astuces afin de vous assurer que vos e-mails sont à la fois beaux et fonctionnels sans occuper trop d'espace de stockage en ligne. Nous prévoyons que cette vidéo sera disponible le 17 janvier (Vidéothèque).

Corrections de bugs et améliorations des performances

Nous vous avons déjà parlé de l'amélioration des performances de téléchargement des documents, et il y a également quelques autres ajustements en coulisses, mais nous avons pensé que nous devrions également vous informer de quelques corrections de bugs mineurs. Comme beaucoup d'entre vous le savent, lorsqu'un formulaire est approuvé, Alinity génère une version PDF de ce formulaire pour vos dossiers. Il est également censé créer un enregistrement de contexte indiquant à quel formulaire le PDF est associé. Malheureusement, cette fonction ne fonctionnait pas correctement, de sorte que les fichiers PDF se retrouvaient seuls au bas de l'arborescence des documents plutôt que d'être placés dans le bon dossier. Cette mise à jour résout ce problème, de sorte que tous ces PDF retrouvent automatiquement leur place à leur place.

Nous avons également résolu un problème où les PDF générés par Alinity étaient limités à 5 pages. Les PDF peuvent désormais avoir n'importe quelle longueur pour que rien ne soit perdu.

Il y avait également un problème où la recherche de paiement ne recherchait pas les identifiants de transaction ou les numéros de référence saisis dans la zone de recherche. Cette mise à jour facilite grandement la localisation d'un paiement à l'aide des numéros de référence que vous voyez sur votre compte Moneris ou Bambora côté Alinity.

Enfin, cette mise à jour améliore considérablement la rapidité de détermination du statut d'un enregistrement d'audit. Qui n’aime pas plus de vitesse ?

C'est tout pour la mise à jour Production de ce mois-ci. Nous y reviendrons la semaine prochaine, en publiant de nouvelles fonctionnalités dans vos environnements de test que vous pourrez essayer. Ensuite, nous serons de retour ici le jour de la Saint-Valentin pour la mise à jour de production de février, lorsque toutes ces nouvelles fonctionnalités seront à nouveau intégrées à la production. À plus tard!