Dernières mises à jour – Ne manquez pas d'espace disque !

Les mises à jour de cette semaine :

• Ne manquez pas d'espace disque !
• Règle métier pour bloquer les e-mails surdimensionnés
• Nouvelle clarification du paiement pour les formulaires bloqués
• Dates d'effet de l'assurance désormais affichées
• Les détails du superviseur répertorient désormais les employés
• Modifications d'inscription ultérieures
• Désactivation facultative du paiement fractionné
• Corrections de bugs et améliorations des performances

La dernière version d'Alinity est continuellement améliorée, avec de nouvelles mises à jour publiées régulièrement. Des mises à jour de performances et de sécurité sont incluses dans pratiquement toutes les versions, ainsi que de nouvelles fonctionnalités permettant d'améliorer l'expérience des membres, l'efficacité administrative et de rationaliser les flux de travail. Voici quelques-uns des changements les plus importants mis en œuvre dans notre dernier package de mise à jour.

Ne manquez pas d'espace disque !

Cette première est moins une nouvelle fonctionnalité qu’un rappel convivial aux clients. Il n’est pas surprenant que les autorités de régulation doivent conserver de nombreuses informations sur leurs déclarants. Informations sur les inscrits, informations sur les compétences, documentation d'apprentissage, enregistrements de courrier électronique… la liste est longue. Toutes ces informations doivent être stockées quelque part et, de plus, elles ne cessent de croître, ce qui signifie que les besoins en stockage de mémoire des autorités de régulation augmentent également constamment.

Actuellement, Alinity alloue 10 Go d'espace disque aux clients, mais pour ceux d'entre vous qui utilisent la mise à niveau depuis un an ou plus, vous approchez peut-être de votre limite. Nous avons déployé de nouveaux outils au cours des dernières semaines pour vous aider à rester informé de l'espace qu'il vous reste, notamment le widget du tableau de bord d'espace disque et les alertes de connexion qui vous avertissent lorsque vous manquez d'espace. Si c'est le cas, vous pouvez toujours acheter de l'espace disque pour $5.00/Go, mais si vous souhaitez essayer d'éviter ces frais supplémentaires, nous vous recommandons de jeter un œil à notre Vidéo sur l'archivage et le découpage des e-mails; c'est un excellent moyen de libérer de l'espace et de mieux contrôler vos coûts.

Règle métier pour bloquer les e-mails surdimensionnés

En parlant de contrôle des coûts d’espace disque, cette dernière mise à jour propose un autre outil pour vous aider à maintenir votre utilisation de l’espace disque en ligne. Il s'agit d'une règle commerciale spécialisée qui bloquera les e-mails trop volumineux et vous empêchera d'atteindre accidentellement votre limite. Les e-mails surdimensionnés sont généralement dus à l'intégration de grandes images dans des e-mails, qui sont copiées des centaines, voire des milliers de fois lorsque vous envoyez des e-mails en masse à vos membres. Heureusement, il existe quelques solutions simples : vous pouvez soit compresser la taille de l'image à l'aide de l'un des nombreux outils de compression d'images en ligne gratuits, soit mieux encore, utiliser des liens d'images à la place. Consultez notre vidéo sur l'utilisation d'images liées dans les e-mails pour apprendre plus.

Nouvelle clarification du paiement pour les formulaires bloqués

Dans les versions précédentes d'Alinity, les inscrits pouvaient payer leurs frais même si leur renouvellement devait être examiné par le personnel du Collège avant approbation. Étant donné que la dernière version empêche l'approbation automatique des formulaires nécessitant un examen administratif et empêche ainsi les inscrits de payer les frais immédiatement, il y a eu une certaine confusion parmi les inscrits bloqués qui s'attendaient à voir un écran de paiement. Avec cette dernière mise à jour, nous présentons désormais aux inscrits dont les formulaires doivent être révisés un message clarifiant la situation et le moment où ils doivent s'attendre à effectuer le paiement.

Dates d'effet de l'assurance désormais affichées

De nombreuses autorités de régulation exigent que leurs titulaires fournissent une preuve d'assurance avant d'accorder des licences. Alinity a toujours été en mesure de suivre les exigences en matière d'assurance, alors ne vous inquiétez pas ; il n'y a rien de nouveau de ce côté-là. La mise à jour la plus récente expose simplement les dates d'entrée en vigueur des polices d'assurance aux administrateurs sur les pages de détails des inscrits, ce qui facilite l'accès à ces informations importantes.

Les détails du superviseur répertorient désormais les employés

Puisque nous parlons de mises à jour des pages de détails des personnes, nous devrions également vous informer d'un changement que nous avons apporté aux superviseurs. Vous avez toujours pu voir le superviseur d'un inscrit; désormais, vous pouvez également accéder aux coordonnées d'un superviseur et voir une liste de tous les inscrits dont il s'occupe.

Modifications d'inscription ultérieures

La grande majorité des modifications d'inscription traitées par les régulateurs concernent l'année d'inscription en cours, mais il existe toujours des situations occasionnelles où il vous suffit de les dater ultérieurement (par exemple lorsque les étudiants obtiennent leur diplôme vers la fin de votre année d'inscription et souhaitent commencer à travailler immédiatement. quand la nouvelle année commence). Ce lot de mises à jour apporte des modifications d'enregistrement ultérieures à tous nos clients, même si vous devez être prudent ; assurez-vous que vos tarifs pour l'année suivante sont fixés à l'avance avec les dates d'entrée en vigueur appropriées, sinon vous facturerez accidentellement les tarifs de l'année dernière. Et s'il y a des écarts dans les dates du calendrier entre les dates d'entrée en vigueur des prix, vous risquez d'obtenir une erreur. Assurez-vous donc que vos articles de catalogue sont tous à jour avant de commencer à traiter les modifications ultérieures.

Désactivation facultative du paiement fractionné

Permettre aux inscrits de répartir leurs paiements de frais en ligne sur plusieurs cartes de paiement est très pratique pour eux, mais il existe également de nombreuses raisons pour lesquelles les autorités de régulation pourraient vouloir restreindre les membres à payer avec une seule carte. Les administrateurs peuvent désormais facilement autoriser ou restreindre l’option de paiement fractionné. Allez simplement dans Paramètres > Autre configuration et recherchez « Split ». Dans cette option de configuration, vous verrez maintenant une bascule qui contrôle les paiements fractionnés. Éteignez-le et vous avez terminé ! Les paiements fractionnés seront désactivés jusqu'à ce que vous reveniez et les réactiviez.

Corrections de bugs et améliorations des performances

Comme d'habitude, nous avons quelques améliorations de performances dans cette mise à jour, mais cette section est dédiée à une correction de bug mineur cette semaine. Pour ceux d'entre vous qui n'utilisent pas une année d'enregistrement janvier-décembre, le système affiche généralement les années d'enregistrement comme, par exemple, 2018/2019. Cependant, nous avons remarqué que seule l'année dernière apparaissait à quelques endroits dans le système, nous les avons donc corrigés. Nous pensons que nous les avons tous, mais si vous en voyez, faites-le-nous savoir afin que nous puissions tous les nettoyer !

À venir

La semaine dernière, nous avons déployé le dernier module facultatif, Gestion des tâches, et vous pouvez désormais le tester dans votre système de test. Mais ici, quand un projet se termine, un autre démarre immédiatement. Alors maintenant, nous sommes opérationnels sur le prochain module optionnel à venir, Jurisprudence. Il n’en est encore qu’à ses débuts, alors ne vous attendez pas à voir quoi que ce soit avant l’année prochaine. Cependant, si vous souhaitez vraiment en savoir plus sur les autres nouvelles fonctionnalités à venir, nous avons quelques mises à jour des affichages statistiques en cours pour vous aider d'ici là.

C'est tout pour cette semaine, et juste quelques autres jusqu'aux vacances de Noël. D'ici là, restez au chaud et on se retrouve la semaine prochaine !