La gestion des licences de leurs déclarants peut constituer l'essentiel du travail des autorités de régulation, mais cela ne constitue pas la fin de toutes leurs tâches. De nombreux collèges et associations professionnelles travaillent également en étroite collaboration avec diverses organisations. Que ces organisations emploient des inscrits, soient également réglementées dans le cadre de la loi sur les professions de santé dont elles relèvent, fournissent des informations d'identification aux nouveaux membres potentiels ou pour bien d'autres raisons, les organisations font partie intégrante de nombreux flux de travail.

Utiliser votre logiciel de gestion d'association pour gérer les contacts de l'organisation

Il existe de nombreuses façons différentes de gérer vos contacts organisationnels. Certains collèges et associations professionnelles s’appuient encore sur le bon vieux tableur pour suivre les organisations. Malheureusement, cette méthode est extrêmement inefficace ; non seulement cela nécessite une exportation constante pour pouvoir faire quoi que ce soit avec le contact, mais cela peut facilement conduire à devoir répliquer les données dans des programmes disjoints et non intégrés. Cela signifie que les modifications apportées aux informations de l'organisation, aux listes du personnel ou à tout autre détail doivent généralement être répliquées encore et encore dans différents programmes pour maintenir les informations à jour.

Une autre option consiste à utiliser un CRM ou un logiciel de gestion de la relation client. Bien que cette option présente des avantages par rapport aux simples enregistrements sur feuille de calcul, elle ne constitue pas non plus une solution idéale. La raison la plus évidente est le simple but de leur existence ; Les CRM sont destinés à gérer les clients et à gérer les flux de ventes ou à résoudre les plaintes des clients. Et bien que certains puissent avoir des fonctionnalités spéciales utiles qui peuvent fonctionner, le simple fait est que la grande majorité de ces programmes sont destinés aux entreprises ou aux groupes de défense à but non lucratif. Il leur manque les fonctions réglementaires et l’attention dont les ordres et associations professionnels ont besoin pour répondre adéquatement à leurs besoins.

Enfin, vous pouvez choisir de profiter des fonctions de gestion organisationnelle de votre logiciel de gestion associative, à condition que celui-ci en dispose. Pour de nombreuses autorités de régulation, il s’agit de loin du moyen le plus efficace de gérer vos contacts organisationnels. Un bon logiciel de gestion d'association doit avoir une variété de fonctionnalités pour vous aider à gérer vos organisations ainsi que vos inscrits, notamment :

• Statut organisationnel
• Relations organisationnelles parents/enfants
• Relations superviseur/employé
• Fonctions de balisage et de recherche avancée

Statut de l'organisation

Bien que les organisations oscillent rarement entre être actives et inactives, il est toujours judicieux de conserver un historique complet du moment et du lieu où les organisations ont été actives. Cependant, essayer de garder une trace de ces informations peut être difficile dans une simple feuille de calcul, et bien que de nombreux CRM offrent la possibilité de suivre le statut d'une organisation, la plupart le font du point de vue d'un responsable commercial, en déplaçant les contacts. un entonnoir de vente dans un contexte clairement inapproprié pour les enregistrements tenus par une autorité de régulation.
Au lieu de cela, assurez-vous que le logiciel que vous choisirez a la capacité d'attribuer des statuts actifs et inactifs simples, tout en vous permettant également de définir les régions ou les juridictions dans lesquelles l'organisation opère. Le logiciel doit également être capable de marquer les organisations avec une variété d'autres attributs. qui ne relèvent pas de feuilles de calcul ou nécessiteraient une personnalisation coûteuse d'un CRM. Certaines organisations de votre liste de contacts, sinon la plupart, devront peut-être être marquées comme employeurs, par exemple, tandis que les établissements d'enseignement postsecondaire sont souvent marqués comme autorités d'accréditation.

Gardez vos organisations organisées

De nombreuses organisations ont des structures très différentes. Certaines existent en tant qu’entités individuelles, tandis que d’autres font partie d’organisations plus grandes et plus vastes. Si vous ne restez pas au courant de votre organisation, il peut être difficile de suivre leurs relations les unes avec les autres. Assurez-vous de profiter de la dynamique de la structure organisationnelle qui devrait être disponible dans votre logiciel de gestion d'association. Alinity, par exemple, vous permet de définir les relations organisationnelles parent/enfant, informations requises pour de nombreux répertoires provinciaux de fournisseurs de services et autres organismes directeurs pour lesquels les autorités de réglementation peuvent effectuer des extractions de données. De plus, vous pouvez créer plusieurs niveaux de relations si nécessaire, créant ainsi des relations parent-enfant-petit-enfant qui peuvent être étendues indéfiniment selon les besoins.

Superviseurs et employés

À l'instar des relations parent/enfant qui peuvent exister entre les organisations, vous devriez également pouvoir marquer des organisations individuelles comme des employeurs et des utilisateurs de votre système comme des superviseurs ou des employés de cette organisation. Combiné aux relations organisation parent/enfant, le fait d'associer les inscrits et d'autres utilisateurs aux employeurs fournira un aperçu complet de l'organisation. Les superviseurs, quant à eux, peuvent consulter des listes d'employés (et leur statut auprès de votre collège) en fonction du niveau d'organisation auquel ils sont associés. Les superviseurs des organisations mères doivent avoir accès aux informations relatives aux inscrits pour tous les employés de toutes les organisations enfants relevant d'eux. Les superviseurs des organisations d’enfants, en revanche, devraient se limiter aux informations pertinentes uniquement à leur branche de l’arbre généalogique de l’organisation.

Utilisez des balises pour rendre les organisations plus consultables

C'est toujours une bonne idée de marquer les organisations dans votre base de données si possible. Les marquer les rend plus consultables, de sorte qu'ils reviennent en réponse à une recherche de texte même si le texte n'apparaît pas dans le nom de l'organisation. Il s'agit d'un excellent moyen d'amener les organisations à apparaître même si vous n'avez pas configuré de requêtes spéciales, par exemple lorsqu'une organisation propose un titre spécifique. Ce type d'informations est souvent beaucoup trop spécifique pour justifier la rédaction d'une requête spéciale, mais n'apparaîtra pas non plus dans une recherche standard.

Bien entendu, de nombreuses autres considérations doivent être prises en compte dans votre décision sur la manière de gérer les contacts de votre organisation. Les organisations que vous enregistrez nécessitent-elles une vérification, et si oui, comment la solution vous permet-elle de gérer le processus de validation ? Un historique complet des modifications apportées au dossier de l'organisation, ainsi qu'une piste d'audit indiquant qui les a effectuées et quand, sont-ils conservés ? Vos contacts au sein de l'organisation sont-ils faciles à trouver et à mettre à jour ? Mais vous poser ces questions importantes vous aidera à mieux comprendre les besoins de gestion de votre organisation et à déterminer si la solution que vous envisagez y répondra.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la manière dont la solution Alinity peut spécifiquement vous aider à gérer l'organisation de votre autorité de régulation, n'hésitez pas à Contactez-nous. Nous avons également élaboré un guide pratique d'achat de logiciels. Ce guide vous aidera à poser toutes les questions importantes dont vous avez besoin de réponses, non seulement sur la gestion des contacts de l'organisation, mais également sur votre solution globale de licence. Téléchargez-le ci-dessous !