Être capable de communiquer efficacement avec vos membres est une nécessité pour les organismes de réglementation de tout le pays. Le personnel et l’administration doivent souvent communiquer une multitude d’informations. Qu'il s'agisse de commentaires sur les candidatures, de rappels de renouvellement ou de notifications d'audit de formation continue, il est essentiel de transmettre des informations aux membres de manière rapide et fiable. Pour de nombreux concédants de licence, le courrier électronique est l'outil de choix, même si certains s'orientent vers des alternatives modernes telles que la messagerie texte/SMS. Cependant, la légalité de la communication électronique est beaucoup plus compliquée qu’on ne le croit. Cela est particulièrement vrai pour les organismes de réglementation dont la messagerie couvre souvent une grande variété de messages, dont la nature exacte interagira différemment avec la législation anti-spam selon l'objectif. C'est pourquoi nous préparons un nouveau guide sur les lois anti-pourriel nord-américaines et sur la manière dont elles s'appliquent spécifiquement aux collèges et autres organismes de réglementation du pays.

Législation anti-spam : les grandes lignes

En 2003, le 108ème Congrès a adopté CAN-SPAM pour réglementer la distribution de messages électroniques commerciaux aux États-Unis. Il a établi des réglementations pour la distribution de messages électroniques commerciaux, ou CEMM. Il a également créé de nombreux précédents en matière de législation sur le courrier électronique, notamment certaines exemptions basées sur le but de la communication ou sur les relations existantes. Un peu plus d'une décennie plus tard, le Canada a emboîté le pas en 2014 avec la Loi canadienne anti-pourriel, également connue sous le nom de LCAP. La LCAP est une loi beaucoup plus complète, couvrant non seulement les courriels, mais toutes les formes de communications électroniques commerciales, y compris les SMS. prestations de service. Malgré les nombreuses différences entre les deux, leur objectif est le même. Les deux régissent la manière dont les entreprises et autres organisations se font connaître auprès du grand public. Même si la LCAP vise principalement à protéger les Canadiens contre la publicité par courrier électronique non sollicitée, il est important de se rappeler que les organismes de réglementation et les associations professionnelles sont toujours soumis à ses dispositions.

Le gouvernement canadien déploie la LCAP en trois phases. La majorité de la législation est entrée en vigueur en 2014. En janvier 2015, des articles de la législation relatifs aux installations de logiciels non autorisées ou indésirables sont également entrés en vigueur. Le déploiement de la LCAP sera terminé plus tard cette année (2017) lorsque le droit d'action privé entrera en vigueur le 1er juillet. Le droit d'action privé permettra aux personnes qui ont reçu des MEC non désirés d'entamer elles-mêmes des poursuites judiciaires contre les contrevenants à la LCAP plutôt que de déposer des plaintes indirectement. par l'intermédiaire du CRTC. En termes plus simples, les victimes de spam peuvent désormais poursuivre directement les contrevenants.

Lois anti-spam et autorités de régulation

Le courrier électronique est devenu un moyen de communication tellement omniprésent au quotidien que nous ne réfléchissons souvent pas profondément aux lois qui le régissent. Cependant, même si l'envoi d'e-mails entre collègues et amis ne nécessite pas de réflexion sérieuse, l'envoi d'e-mails aux membres et aux partenaires commerciaux est une autre histoire. Pour aider les autorités réglementaires à mieux garantir que leurs programmes de communication sont conformes à la CASL et au CAN-SPAM, nous avons élaboré un guide spécialement destiné à elles. Notre nouveau guide répond à des questions importantes, notamment :

• Comment la législation définit-elle les messages électroniques commerciaux ?
• Quand avez-vous le consentement pour envoyer des MEC aux membres ?
• Quelles sont les conséquences d’une violation de la LCAP ?
• La CASL ou le CAN-SPAM prévoient-ils des exceptions pour les autorités réglementaires, et jusqu'où s'étendent-elles ?
• Quelles sont vos obligations envers les membres en matière de communication par voie électronique ?
• Votre logiciel permet-il une conformité aisée à la législation anti-spam et à la gestion des communications ?

Comprendre vos obligations légales est essentiel pour fluidifier les communications avec vos membres. Cependant, la nature spécifique de nombreuses communications des organismes de réglementation laisse planer une ambiguïté sur la manière de traiter certains messages. L'envoi d'un SMS concernant votre prochaine conférence ou assemblée générale annuelle est-il considéré comme un message commercial ? Quelle est la meilleure façon de rappeler aux membres les renouvellements à venir ? Obtenir des réponses spécifiques aux besoins des organismes de réglementation peut faire la différence entre des flux de travail fluides et efficaces et des batailles juridiques longues et fastidieuses. Avec l'article sur le droit d'action privé de la LCAP sur le point d'entrer en vigueur, il sera plus important que jamais pour les autorités réglementaires de se protéger.