Nouveaux rapports comptables

Alinity propose des rapports nouveaux et mis à jour pour aider les administrateurs à rapprocher avec succès leurs transactions bancaires avec celles enregistrées dans Alinity.

Le processus de rapprochement préféré/attendu est le suivant :

• Nettoyez les données incorrectes : exécutez le rapport de rapprochement des paiements, en sélectionnant Erreurs et avertissements, avec la date limite appropriée. Si vous avez des erreurs dans vos données pour la période pour laquelle vous effectuez le rapprochement, vous devez les nettoyer avant de procéder à votre rapprochement.
• Effectuez un rapprochement avec votre rapport Sommaire des dépôts pour la même période.
• S'il y a un écart entre votre relevé bancaire et le total indiqué dans le rapport Sommaire du dépôt, utilisez le rapport Détails du dépôt pour localiser et corriger l'erreur.
• Complétez votre rapprochement GL-Banque (si requis).

Ce flux de travail principal est désormais pris en charge par de nouveaux rapports qui peuvent être utilisés pour rapprocher votre grand livre (GL) avec vos transactions bancaires, localiser les problèmes et les erreurs sur les paiements individuels, ou pour localiser et rapprocher les remboursements. Il existe également deux nouveaux rapports, le rapport sur les paiements non appliqués et le rapport sur les paiements préautorisés (PAP), qui peuvent être utilisés pour la maintenance des données et la localisation d'informations (ou d'erreurs).

GL – Récapitulatif du rapprochement bancaire

Ce rapport est utilisé pour rapprocher votre grand livre avec votre compte bancaire et exposera les transactions (paiements et remboursements) pour lesquelles le mois au cours duquel survient la date de dépôt n'est pas le même que le mois dans lequel la date de comptabilisation GL apparaît. Par exemple, vous pouvez recevoir un paiement par chèque pour les frais de dossier le dernier jour du mois. Vous enregistrez ensuite le paiement, mais ne déposez le chèque sur votre compte bancaire que le lendemain. Par conséquent, les transactions GL pour le paiement seront datées d'un mois, mais les dates de dépôt seront du mois suivant. Par conséquent, ces transactions peuvent dérouter les clients qui tentent de rapprocher leur relevé bancaire, car les dates de comptabilisation et de dépôt dans le GL peuvent parfois être différentes.

Ce rapport aide à atténuer cette confusion en montrant aux utilisateurs quelle augmentation leur compte GL a enregistrée au cours de la période faisant l'objet du rapport, et quelle part de ce montant a réellement été déposée au cours de cette période. Il indique également la valeur totale des transactions dont la date de comptabilisation GL se situe dans la période faisant l'objet du rapport, mais dont la date de dépôt se situe dans la période suivante. Les clients peuvent utiliser ce rapport pour un rapprochement plus simple, simplement en s'assurant que le total des colonnes Déposé et Période suivante correspond à la colonne Augmentation du compte GL. Dans de rares cas, vous pouvez voir une valeur dans la colonne Période ultérieure ; cette colonne doit également être incluse dans le total pour être comparée à votre colonne d'augmentation du compte GL.

GL – Détails du rapprochement bancaire

Semblable au rapport GL – Récapitulatif du rapprochement bancaire, le rapport GL – Détails du rapprochement bancaire affiche des détails sur chaque paiement individuel au cours de la période de reporting sélectionnée. Ces détails incluent la date comptable GL, la date de dépôt, le type de paiement et tous les commentaires qui auraient pu être laissés sur l'enregistrement de paiement. Le fait que le paiement apparaisse dans la période bancaire en cours ou dans des périodes bancaires ultérieures apparaît également. Bien que le rapport récapitulatif décrit précédemment soit excellent pour un rapprochement simple et rapide, ce rapport détaillé est mieux adapté pour localiser les problèmes au sein de votre rapprochement et fournit les informations nécessaires pour localiser et corriger les erreurs détectées lors du rapprochement de base.

Détails de paiement

Si, au cours de votre processus de rapprochement, vous découvrez une erreur et devez examiner un paiement spécifique, le nouveau rapport sur les détails du paiement fournit toutes les informations pertinentes que les utilisateurs administratifs peuvent avoir besoin sur un enregistrement de paiement individuel. Vous devrez peut-être également occasionnellement déclarer un paiement individuel à un tiers. Quelle que soit la manière dont vous l'utilisez, le rapport affiche toutes les factures auxquelles le paiement a été appliqué. Ainsi, si vous enquêtez sur un seul paiement important provenant d'une organisation qui couvre les frais de renouvellement de plusieurs inscrits, ces informations seront affichées. Toutes les factures auxquelles un paiement a été appliqué sont regroupées selon la date à laquelle le paiement a été appliqué, et toutes les factures annulées apparaîtront avec leur texte barré.

Remboursements

Le nouveau rapport de remboursement est un autre excellent nouvel outil pour faciliter le processus de rapprochement, car il peut être utilisé pour localiser les remboursements ou pour approfondir leur enquête si nécessaire pour terminer votre rapprochement. Le rapport de remboursement affiche tous vos remboursements au cours d'une période donnée que vous pouvez sélectionner. La date à laquelle les remboursements ont été créés, à qui ils ont été fournis, le motif du remboursement, les dates de remboursement et de comptabilisation GL, ainsi que la date à laquelle le paiement initial a été annulé sont tous inclus dans le rapport, ainsi que le montant du remboursement. Des sous-totaux sont fournis s'il y a eu plusieurs remboursements au cours d'une même journée, et le remboursement sera barré s'il a été annulé pour une raison quelconque.

Paiements non appliqués

Le rapport Paiements non imputés est un nouveau rapport sans rapport avec le processus de rapprochement mais qui peut être utilisé pour améliorer la qualité de vos données et localiser les erreurs. Ce rapport affiche tous les paiements non appliqués, triés par payeur, et inclut les dates de paiement, le montant déposé, le type de paiement, le montant du paiement (le cas échéant) qui a été appliqué et la durée pendant laquelle le paiement est resté non appliqué. Cette dernière information devrait intéresser particulièrement les régulateurs, car nous recommandons vivement d’enquêter et de mettre à jour régulièrement les paiements non appliqués obsolètes. En fait,

Ce rapport est utilisé pour effacer votre compte de passif de paiement non appliqué à la fin d’une période donnée. Ne vous inquiétez pas si votre rapport sur les paiements non imputés est vide, car c'est en fait la meilleure solution ; cela signifie que tous les paiements que vous avez reçus ont été à la fois reconnus comme revenus et appliqués à une facture ou à un remboursement.

Paiement préautorisé (PAP)

Détails du paiement en ligne

Pour les clients qui effectuent principalement des rapprochements à partir de leur processeur de paiement en ligne, le nouveau rapport détaillé des paiements en ligne fournit des informations sur tous les paiements en ligne au cours d'une période de temps spécifique. Ce rapport est utilisé exclusivement pour rapprocher les paiements en ligne et inclut les heures de vérification des paiements, les identifiants de transaction et si le paiement a été déposé au cours de la période de dépôt précédente ou actuelle (entre autres informations).

Résumé du type de paiement

Semblable au rapport Détails des paiements en ligne, le rapport Récapitulatif des types de paiement résume tous les paiements pour tous les types de paiement pour tous les paiements au cours d'une période donnée. Il s'agit d'un autre excellent rapport pour vous aider à rapprocher votre GL avec Alinity et votre processeur de paiement en ligne, avec des informations résumées sur chaque type de paiement pour rendre le rapprochement par types de paiement, tels que les chèques, les espèces, les paiements par terminal virtuel et autres types de paiement, simple et facile. . Des informations indiquant si les paiements ont été inclus dans la période en cours ou précédente sont également incluses.

Rapports améliorés

En plus des nouveaux rapports considérablement révisés ci-dessus, certains autres rapports déjà existants ont été remaniés pour une meilleure lisibilité.