Que rechercher lors de l'achat d'un nouvel AMS

On le dit beaucoup, mais c'est vrai ; les autorités de réglementation remplissent une fonction importante en protégeant l’intérêt public et en contribuant à garantir la compétence des professionnels et des organisations qu’elles autorisent et supervisent. Et parce qu’ils fournissent un service aussi essentiel, il est important qu’ils disposent des meilleurs outils pour travailler avec précision et efficacité.

D’un autre côté, la technologie évolue si rapidement qu’il peut être difficile pour les régulateurs de suivre le rythme. Aujourd’hui encore, de nombreux régulateurs utilisent des solutions « Frankenstein » intégrées pour répondre à leurs exigences en matière de technologies de l’information. Il n'est pas rare que certains régulateurs s'appuient encore sur des feuilles de calcul compliquées, sur l'importation et l'exportation constantes de listes de personnes inscrites, de listes de diffusion et d'extraits de données, et même sur des formulaires stylo et papier qui circulent dans les deux sens par courrier postal.

La mise à niveau de votre logiciel de gestion d'association (AMS) n'est cependant pas une affaire simple. Trouver un nouvel AMS peut représenter un investissement important pour votre autorité de régulation, et pas seulement en termes d'argent. N'oubliez pas que si vous décidez d'investir dans un nouvel AMS, vous l'utiliserez probablement tous les jours pendant de nombreuses années. Il est donc d’autant plus important de s’assurer que vous obtenez la meilleure solution possible pour répondre à vos besoins réglementaires.

Alors quoi exactement devrait regardez-vous lorsque vous magasinez pour un nouvel AMS ? Nous avons rassemblé quelques-unes des considérations que nous considérons comme les plus importantes soulevées au fil des ans. Bien sûr, Alinity coche toutes ces cases, mais ce sont en réalité les fonctionnalités sur lesquelles vous devriez vous poser des questions, quelle que soit la solution logicielle que vous choisirez finalement. Il s’agit de préoccupations assez universelles pour les régulateurs souhaitant acquérir un nouvel AMS.

Sécurité

Ce premier élément est une évidence, mais son importance ne peut être surestimée. Les autorités réglementaires travaillent avec de nombreuses informations personnelles hautement sensibles et vous ne pouvez pas vous permettre de prendre des risques avec celles-ci. Pour chaque AMS que vous examinez, assurez-vous que le fournisseur connaît bien les meilleures pratiques de sécurité actuelles. Grillez-les sur le chiffrement, l'accès aux modules basé sur les rôles et, en supposant que vous recherchez un fournisseur basé sur le cloud, l'emplacement physique des serveurs, ainsi que la sauvegarde et la redondance des données.

Trouver un fournisseur basé sur le cloud

En parlant de cloud, assurez-vous que tout logiciel de gestion d'association que vous envisagez sérieusement est basé sur le cloud. Il existe de nombreuses bonnes raisons pour lesquelles les logiciels ont migré vers le Cloud ces dernières années. Il rend le logiciel facilement accessible depuis n’importe où avec une connexion Internet fiable. Vous n'avez pas besoin d'installer un nouveau matériel coûteux, et la plupart du temps, les logiciels basés sur le cloud ne se soucient pas de savoir si vous travaillez sur un PC ou un Mac. De nos jours, tout ce dont vous avez besoin pour pouvoir utiliser un logiciel est pratiquement n'importe quel appareil capable d'exécuter un navigateur raisonnablement moderne et une connexion Internet.

Personnalisable

Les autorités réglementaires sont tout simplement trop diverses pour être gérées par une solution prête à l’emploi. Bien sûr, tous les régulateurs ont besoin de services de candidature et de renouvellement, et nous comprenons tous ce que l'on entend par audits continus de compétence, que nous l'appelions audit de compétence ou vérification de plan d'apprentissage. Mais les flux de travail individuels eux-mêmes peuvent varier considérablement d’un régulateur à l’autre. Ce qui fonctionne pour les hygiénistes dentaires du Manitoba ne fonctionnera pas nécessairement pour les hygiénistes dentaires de l'Alberta, et encore moins pour les architectes des infirmières de la Colombie-Britannique. C'est pourquoi il est important de s'assurer que tout AMS que vous envisagez dispose d'options de personnalisation approfondies.

Évolutif

Un inconvénient malheureux de la personnalisation approfondie d'un logiciel est que cela détruit souvent la capacité du logiciel à recevoir des mises à jour à l'avenir. L’implémentation personnalisée devient tout simplement trop différente et vous finissez par manquer des mises à jour importantes de sécurité et de fonctionnalités. Assurez-vous donc, lorsque vous magasinez, de vérifier que votre implémentation peut être personnalisée sans compromettre le chemin de mise à niveau du logiciel.

Extensible

Celui-ci va de pair avec la personnalisation. Vous ne devriez même pas envisager un fournisseur qui ne peut pas fournir les services de base dont vous avez besoin, mais est-ce tout ce qu'il propose ? Qu’en est-il des services supplémentaires non couverts actuellement. Le logiciel que vous envisagez peut-il être étendu à l'avenir pour répondre davantage à vos besoins ? Disposent-ils de modules de fonctionnalités supplémentaires, même si vous n'êtes pas immédiatement à la recherche de ceux-ci ?

Vous devez également approfondir les détails du logiciel et considérer la disponibilité de fonctionnalités supplémentaires qui ne font pas partie du logiciel principal ou des modules globaux. Pouvez-vous exercer d’autres fonctions qui ne sont normalement pas associées à une fonction « primaire » ? Des fonctionnalités telles que les extraits quotidiens des fournisseurs provinciaux, les extraits de l'ICIS ou les rapports ne justifient peut-être pas à elles seules un module complet de fonctionnalités, mais elles constituent également un must absolu pour de nombreux organismes de réglementation. Un logiciel doté d'un large éventail de fonctions optionnelles disponibles sera plus probablement capable de gérer à la fois les et besoins futurs.

Objectif réglementaire

Il existe de nombreux systèmes de gestion d'associations, mais il existe une différence importante entre les professions autoréglementées et les associations professionnelles. Même si un AMS standard peut comporter de nombreuses fonctions utiles que partagent les régulateurs et les associations professionnelles, comme les fonctions de base de gestion des membres telles que les candidatures et les renouvellements, ils manquent souvent de compréhension des besoins nuancés des régulateurs, en particulier en ce qui concerne la différence fondamentale que nous avons évoquée. plus tôt; les autorités de régulation sont chargées de protéger l’intérêt public, tandis que les associations professionnelles font souvent la promotion de la profession elle-même auprès du public. Ce sont deux mandats très différents, malgré leurs similitudes apparentes, et s'assurer de trouver un fournisseur de logiciels qui comprend vos besoins peut faire la différence entre une solution logicielle qui fonctionne bien et une autre qui fonctionne juste assez bien.