Gérer un groupe de personnes, qu’il soit petit ou grand, peut être une tâche énorme. Il y a tellement de facteurs à prendre en compte pour garantir le bon déroulement d’un projet. Ces facteurs incluent la communication, l'achèvement des tâches, le téléchargement de fichiers, la révision du travail de chacun, les rappels, le suivi du temps et bien plus encore.

Qu'est-ce qu'un groupe ?

Avant d’aborder les outils nécessaires pour accomplir ces tâches, à quoi sert un groupe ? Depuis l’enfance, les gens travaillent en groupe, parfois forcés, parfois avec joie. Dans l’ensemble, un groupe travaille ensemble pour prendre des décisions et atteindre un objectif commun. Un groupe est composé de plusieurs personnes travaillant ensemble pour s'aider ou se soutenir mutuellement en accomplissant chacune des tâches différentes dans le but d'accomplir une grande tâche.

Par exemple, supposons qu'un médecin membre d'un ordre reçoit une plainte d'un de ses patients. Un comité d'enquête, après avoir reçu la plainte, enquêtera sur la plainte et sur les personnes impliquées, recherchera les différentes conséquences qu'ils peuvent appliquer, examinera la faute et, en utilisant son jugement, décidera quelle conséquence correspond aux dommages causés par la faute. Par la suite, la sanction du médecin sera également communiquée par la commission.

Toutes les tâches ne peuvent pas être accomplies par une seule personne. Elles doivent être réalisées par plusieurs personnes conjointement pour parvenir à une seule tâche, qui est de décider si le médecin est coupable et quelles sont les réparations.

Un collège ou une association compte de nombreux types de groupes ayant des objectifs différents. Ces groupes comprennent, sans toutefois s'y limiter :

• comité de discipline/enquête/conduite (membres internes, traite les plaintes)
• comité d'inscription (membres internes, gestion des candidatures et des inscriptions)
• comité de planification des fêtes (membres internes, s'occupe de l'aspect social d'un collège)
• conseil d'administration (composé de membres internes, certains membres et certains publics, s'occupe des décisions du Collège)

La communication est un aspect clé de la réussite d’un groupe. Beaucoup ne réalisent pas la quantité d’outils dont un groupe a besoin pour avoir une communication fluide entre eux. Surtout dans le monde d’aujourd’hui, où les esprits de chacun sont partout, la technologie nous aide grandement à rester organisés. En effet, il existe de nombreux types de méthodes de communication qui profitent aux groupes. Se contenter d'une simple discussion de groupe ou de réunions hebdomadaires n'aiderait pas votre groupe à atteindre son potentiel le plus efficace.

Fonctionnalités de gestion de groupe d'Alinity

Les tâches que la fonctionnalité de gestion de groupe du logiciel Alinity peut effectuer sont les suivantes :

• gestion de fichiers
• documents partagés
• Mots clés
• Notifications par email
• Messagerie
• tâches et jalons

Ces outils aident non seulement le groupe, mais aident également les individus du groupe en fournissant des outils pour terminer le travail de groupe en moins de temps grâce à une communication plus rapide.

Documents partagés

Dans le passé, nous devions créer un document, l'envoyer par courrier électronique, une personne le révisait, l'envoyait à nouveau par courrier électronique à la personne suivante, elle le révisait, et ainsi de suite. Ce processus est désormais beaucoup plus rapide grâce à la fonctionnalité de fichiers partagés. Avec les fichiers partagés, une personne peut télécharger un fichier et tous les membres du groupe ou certains membres du groupe peuvent y accéder, le réviser et même en discuter. Beaucoup plus simple pour le travail collaboratif !

Gestion de fichiers

La gestion des fichiers est également beaucoup plus efficace désormais avec une section dans le titre qui montre OMS j'ai téléchargé le fichier, quoi temps, et le téléchargeur peut même ajouter Remarques pour que la prochaine personne qui examinera le document le lise. Si vous disposez d'une grande quantité de fichiers, la fonction de gestion de fichiers facilite l'organisation et la recherche de noms de documents. Les balises peuvent être ajoutées au fichier pour faciliter la recherche par les membres du groupe.

E-mails

Certaines notifications par courrier électronique peuvent être envoyées à tous ou à certains membres du groupe. Avec les modèles d'e-mails, communiquer un rappel à un groupe de membres du groupe est plus facile que jamais. Les modèles d'e-mails contribuent également à simplifier la communication entre les membres en conservant des modèles avec des sujets réutilisables, tels que : rappel de réunion, rappel de date limite, notification de délai prolongé, notification d'absence, etc.

Tâches

Le suivi des tâches incomplètes et terminées est un autre domaine qu'Alinity souhaite faciliter pour les groupes et comités de nos clients. Des tâches peuvent être attribuées à un ou plusieurs membres et tous les documents et notes peuvent y être stockés pour une recherche facile.

Paramètres du groupe

Il existe également certains paramètres de groupe que vous pouvez sélectionner à l'aide d'Alinity. Il s'agit notamment de la manière dont les membres du groupe sont sélectionnés et du niveau de confidentialité que vous souhaitez accorder à votre groupe.

Manuel ou intelligent

Alinity permet au personnel d'ajouter des personnes et soit de les attribuer automatiquement à un groupe en raison d'une fonctionnalité commune avec d'autres membres du groupe, soit de créer des groupes manuellement avec des membres du groupe sélectionnés et ajoutés manuellement. Pour mieux comprendre cette fonctionnalité, pensez à une playlist iTunes : vous pouvez avoir une playlist intelligente où elle ajoute uniquement des chansons sorties en 1995, ou qui sont uniquement du genre alternatif. Vous pouvez également créer une liste de lecture manuellement en faisant glisser et en déposant uniquement les chansons de votre choix qui peuvent ou non avoir quelque chose en commun les unes avec les autres.

Confidentialité

Certains groupes ont différents niveaux de confidentialité. Avec Alinity, ils peuvent être publics, privés (un mot de passe est nécessaire pour accéder au groupe en ligne) ou non répertoriés (ce qui signifie que le groupe n'a pas de mot de passe et n'est pas visible du public et que seules les personnes ayant un lien vers le groupe peuvent y accéder). utilise le). Il s’agit d’une fonctionnalité intéressante pour les groupes dont l’objectif est plus interne au Collège que public.

Vous recherchez le bon logiciel de gestion d’association ?

La fonctionnalité de gestion de groupe d'Alinity n'est que l'une des nombreuses excellentes fonctionnalités de notre logiciel. Si vous recherchez un nouveau logiciel à acquérir, vous pouvez utiliser notre liste de contrôle d'approvisionnement en logiciels ci-dessous et comparer tous vos logiciels préférés avec les mêmes critères !