Dans le cadre de leur devoir de protéger l'intérêt public, de nombreuses autorités de réglementation exigent que les nouveaux candidats ou les inscrits en période probatoire démontrent leurs compétences en passant un examen écrit. Malheureusement, la logistique liée à l’organisation des examens peut s’avérer difficile, chronophage et coûteuse. Cependant, vous pouvez prendre certaines mesures pour rationaliser le processus d'examen, économisant ainsi à la fois les coûts liés à l'organisation des examens et le temps consacré aux tâches administratives des examens. Le premier d’entre eux consiste à intégrer vos processus de gestion des examens dans votre logiciel de gestion d’association.

Les avantages de l’intégration des examens dans votre logiciel de gestion d’association

L'intégration d'un logiciel de gestion des examens dans votre programme global de gestion d'association peut avoir un effet considérable sur l'efficacité de votre organisation. Cela peut directement réduire les coûts en réduisant votre dépendance à l’égard des fournisseurs d’examens tiers, en particulier si vous choisissez de passer à un environnement en ligne. Cela peut également contribuer à rationaliser les flux de travail et à réduire les erreurs coûteuses dans les processus d’inscription et de distribution des résultats.

Dépendance réduite à l’égard de fournisseurs tiers

De nombreux collèges ou autres organismes de réglementation ont choisi de sous-traiter une grande partie de leurs exigences en matière de gestion des examens à des prestataires tiers. Étant donné que ces tiers n'ont pas d'accès direct à vos données d'adhésion, qui sont probablement mises à jour en permanence, ils dépendent d'instantanés de vos données pour déterminer l'éligibilité à l'examen. Des failles dans le processus d’importation/exportation peuvent facilement entraîner des problèmes d’inscription pour les membres (et des problèmes administratifs pour vous). Le problème peut être particulièrement grave lorsqu'il existe plusieurs types et examens d'examen (comme la jurisprudence annuelle par opposition aux examens de candidature unique). Lorsque le fournisseur doit gérer ces scénarios complexes, des problèmes d’inscription et de réservation sont inévitables. Les administrateurs doivent alors faire face à tous les courriels furieux, appels téléphoniques, paperasse et maux de tête que cela implique.

En revanche, l'intégration de vos fonctions de gestion d'examens dans le logiciel de gestion de votre association réduit considérablement les risques d'erreur dans ce processus. Plutôt que d'exporter une liste complète que votre fournisseur pourra parcourir, utilisez des requêtes pour compiler une liste de membres éligibles. Maintenir un contrôle plus strict sur vos données signifie également éviter le délai inhérent entre le moment où un nouveau membre est ajouté (ou change de statut) et le moment où votre fournisseur d'examen enregistre ce changement. De plus, la création de listes d'éligibilité aux examens dans votre logiciel de gestion d'association permet également une intégration plus facile des exceptions d'éligibilité.

Créez et hébergez vos propres examens

Maintenir un contrôle plus rigoureux sur vos données peut réduire le nombre d'erreurs qui surviennent, mais faire appel à un fournisseur tiers peut toujours s'avérer une entreprise coûteuse. Pourquoi ne pas supprimer complètement les fournisseurs tiers ? À condition que votre logiciel de gestion d’association en offre la possibilité, la création de vos propres examens dans un environnement en ligne peut réduire considérablement les coûts. Avec les examens en ligne, il n'est pas nécessaire de payer des prestataires, de louer un espace physique ou d'embaucher des administrateurs pour superviser les rédacteurs des examens. L'hébergement d'examens en ligne signifie également une commodité accrue pour votre adhésion et un contrôle total sur les séances et les fenêtres d'examen pour vous. Si vos statuts le permettent, les membres peuvent se connecter et passer un examen à tout moment avant une date limite prévue. Vous pouvez définir des séances spécifiques comme d'habitude, mais permettre aux membres de passer l'examen depuis leur domicile ou leur bureau, ou définir pratiquement tous les autres critères d'examen requis par votre organisation.

Rationalisez votre processus de réservation en ligne

L'intégration de la gestion des examens dans le logiciel de gestion de votre association présente l'avantage supplémentaire de contribuer à rationaliser le processus de réservation. Réserver des sièges via des processus de réservation en ligne peut s'avérer compliqué et fastidieux lorsqu'il faut travailler avec des prestataires externes ou un système externe bricolé. Par exemple, certains systèmes de réservation d'examens créent un enregistrement de réservation avant le paiement est traité. Cela peut souvent entraîner des réservations impayées, laissant des places vides. Un logiciel de gestion d'examen intégré devrait permettre à vos membres de sélectionner la date et l'heure de leur séance, mais de ne finaliser la réservation qu'après que le paiement ait été traité et accepté.

Distribution simplifiée des résultats

Les avantages de l'utilisation d'un module intégré de gestion des examens ne se limitent pas à un contrôle amélioré des données, à une précision accrue et à des réservations rationalisées. Après les séances d’examen, les administrateurs d’examen doivent traiter et distribuer les résultats. Encore une fois, la transmission de données entre votre organisation et des fournisseurs tiers crée la possibilité que des erreurs s'insinuent dans le système. De plus, la diffusion des résultats (et même les changements de statut de membre) peuvent être simplifiées et automatisées. Avec le module optionnel de gestion des examens d'Alinity V6, vous pourrez par exemple utiliser la distribution électronique automatisée pour envoyer les résultats. Les profils de membres peuvent également être automatiquement mis à jour. Il n'y a pas de frais postaux et les administrateurs n'ont pas besoin de passer du temps à mettre à jour les inscriptions et les profils.

Garantir la compétence de leurs membres est un élément important de la protection de l’intérêt public. Cependant, la gestion de l'éligibilité aux examens, des réservations de places et de la distribution des résultats ne doit pas nécessairement être un processus compliqué, coûteux et long. Tirer parti d’un logiciel de gestion d’association robuste, en particulier de ceux dotés d’un module de gestion des examens dédié, peut contribuer à atténuer les erreurs. Cela améliore également l'efficacité et permet d'économiser de l'argent en réduisant la dépendance à l'égard des prestataires d'examens tout en automatisant une grande partie du processus d'examen.