Laisser les autres lire mon email ?! Quoi?! Non, ce n'est pas ce que vous pensez ! Continuez à lire…
Vous êtes-vous déjà enfermé hors de chez vous ? Que faites-vous une fois que vous êtes enfermé hors de votre maison ? Vous êtes pratiquement obligé d'attendre que quelqu'un vous laisse entrer parce que vous n'avez pas accès à la clé. Pour ceux qui le savent, cela ressemble à une énorme perte de temps… et le temps est précieux.
C'est la même chose avec les e-mails importants qui contiennent du contenu auquel d'autres personnes d'une association doivent accéder. Il peut y avoir des informations pertinentes dans la boîte de réception d'un employé qu'un collègue doit utiliser, mais que se passe-t-il lorsque le propriétaire de l'e-mail n'est pas là ? Ils auraient pu arrêter, partir en vacances, tomber malade, mourir, pour n’en citer que quelques-uns.
Pourquoi vous en avez besoin
Avoir des e-mails stockés uniquement dans Outlook d'une seule personne, ou dans le client de messagerie qu'elle utilise, peut entraîner plusieurs problèmes, surtout si le propriétaire de l'e-mail ne peut pas être contacté en cas de besoin. Supposons que vous trouviez une solution pour un client qui a déjà progressé avec un autre employé ; recommencer serait une perte de temps et cela dérangerait probablement le client. Les e-mails qui ne se trouvent que dans la boîte de réception d'une seule personne ne sont pas fiables et peu pratiques, car cette personne pourrait ne pas y être de manière inattendue.
Le fait de ne pas avoir accès à l'information pourrait faire la différence entre terminer un projet de travail en une semaine, plutôt que le temps réel qui pourrait être d'un jour ou deux. Cela pourrait faire la différence entre obtenir un nouveau client ou perdre un client potentiel.
GRC
Les solutions à ce problème incluent la recherche de moyens de donner accès à plusieurs personnes à des informations indispensables. Chez Alinity, la plupart des clients copient et collent le contenu d'un e-mail dans leur système CRM, afin que les autres employés puissent accéder aux informations.
Dossiers partagés
Certains bureaux préfèrent disposer d'un dossier partagé pour différents départements où les employeurs et les employés peuvent soumettre des fichiers pertinents pour leurs collègues. Cette méthode est pratique, mais si un document a été négligé pour être placé dans le dossier lorsqu'une autre personne en a besoin, alors elle est inutile.
E-mail collaboratif
Les comptes de messagerie collaboratifs ou partagés sont également un moyen très utile d'organiser une boîte de réception utilisée par plusieurs utilisateurs. Contrairement à la méthode des dossiers, les e-mails et les informations sont envoyés directement dans la boîte de réception plutôt que d'être glissés et déposés manuellement, ce qui réduit le risque de manquer d'informations. Sur un compte de messagerie partagé, l'utilisateur principal peut accorder des autorisations à d'autres utilisateurs. Les autorisations incluent généralement la possibilité de lire des e-mails, de répondre avec votre propre nom ou au nom du groupe, de sélectionner des tâches (telles que la résolution d'une demande ou d'un problème spécifique d'un client) ou d'attribuer des tâches à d'autres. D'autres fonctionnalités offertes par certains services de messagerie collaborative incluent également la possibilité d'ajouter des balises aux e-mails pour faciliter la recherche dans les e-mails. Le courrier électronique collaboratif peut être trouvé dans un excellent système de gestion de courrier électronique.
Système de gestion de courrier électronique
Tous les systèmes de gestion de messagerie ne proposent pas la fonctionnalité de messagerie collaborative ci-dessus, mais Alinity le fait certainement ! Il fournit aux associations un système de gestion de courrier électronique unique et pratique qui facilitera l'organisation des courriers électroniques entre vos collègues.
Logiciel de gestion de licences et courrier électronique
Vous devriez demander à votre fournisseur de logiciel de gestion d’association ou de logiciel de gestion de licence s’il dispose d’un système de gestion de courrier électronique doté de ces fonctionnalités. Cela peut représenter un énorme gain de temps. Assurez-vous d'utiliser notre liste de contrôle pour l'achat de logiciels sur tous les logiciels qui vous intéressent, cela vous fera gagner du temps en fournissant des critères cohérents pour tous les logiciels potentiels.
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