Gestion de documents

De nombreuses autorités de réglementation et ordres professionnels doivent conserver des dossiers détaillés sur la formation, les titres de compétences, les preuves d'assurance, les pièces d'identité et autres documents de leurs inscrits. Même à l’ère des ordinateurs et des smartphones connectés à Internet, la réalité est que de nombreuses autorités de régulation dépendent encore de systèmes de classement physiques. Et même s’ils sont passés aux copies électroniques, les documents sont généralement répartis dans tellement de systèmes différents faisant tellement de choses différentes qu’il devient presque impossible de tout suivre. Ne serait-il pas bien si tous les documents de vos inscrits pouvaient être conservés au même endroit, sous un même toit, et toujours organisés et faciles à trouver ?

Tous les documents de vos inscrits, en un seul endroit.

Le module de gestion de documents d'Alinity rend cela possible. Faisant partie du produit de base Alinity et inclus dans chaque implémentation de la solution logicielle de gestion d'association Alinity, la gestion des documents permet aux inscrits de télécharger pratiquement tout type de documentation requise sur leur profil personnel. Les relevés de notes scolaires, les vérifications de casier judiciaire, les certificats d'assurance, même les documents d'identité et les images, sont tous stockés dans le profil en ligne sécurisé de chaque inscrit, ce qui signifie qu'il n'est plus nécessaire de remplir ou de parcourir différents programmes pour trouver les documents dont vous avez besoin ; tout s'y trouve, ainsi que le type de document, la date et l'heure auxquelles il a été téléchargé, qui l'a téléchargé et à quels autres enregistrements il peut être associé. Et si les personnes inscrites vous envoient toujours des documents directement, le personnel peut toujours les télécharger directement dans le profil de la personne inscrite. Les inscrits verront tous les documents qu'ils téléchargent, ainsi que ceux que vous choisissez de partager avec eux, et les restrictions de partage de documents peuvent être configurées selon les normes de votre organisation. De cette manière, les documents associés aux cas de réclamation peuvent, par exemple, être automatiquement limités aux seuls utilisateurs concernés.

Le nouveau module de gestion documentaire ne contribue pas seulement à rationaliser les flux de travail des régulateurs et à améliorer l'expérience utilisateur, tant pour le personnel que pour les membres. La dématérialisation est également meilleure pour l'environnement, et comme toutes les données d'Alinity sont stockées sur deux serveurs canadiens distincts avec des sauvegardes horaires, quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles de chacun, les données de vos inscrits sont sûres et sécurisées.

La gestion documentaire s'est avérée être une exigence fondamentale pour les autorités de régulation dans la dernière version d'Alinity, c'est pourquoi nous l'incluons dans chaque implémentation. Pour en savoir plus sur ce nouveau module important d'Alinity, ou pour mettre en place une démonstration, envoyez un email à info@softworksgroup.com, et merci d'avoir regardé !