L’un des outils les plus précieux dont disposent les ordres et autres organismes de délivrance des permis pour protéger le public est de garantir la compétence de leurs membres. Les collèges disposent d’options d’application de la loi pour y parvenir, mais celles-ci sont de loin les moins favorisées. En gérant des programmes de compétence continue, les autorités chargées des licences soutiennent non seulement le développement des compétences de leurs membres, mais surveillent également leurs pratiques. En veillant à ce que leurs membres exercent selon les normes les plus élevées, les organismes de réglementation peuvent adopter une approche proactive pour réduire les plaintes. Avec le bon logiciel, ce processus peut même être automatisé afin d'éviter toute charge supplémentaire sur le personnel ou les ressources.

Modèles de compétences continues.

Les autorités de régulation utilisent différents modèles pour garantir que les personnes inscrites maintiennent leurs compétences à jour et restent compétentes. Chacun présente des caractéristiques, des avantages et des inconvénients uniques. Deux modèles couramment utilisés sont les unités d’auto-évaluation réflexive et de formation continue. Votre organisme de délivrance de licences peut utiliser l'un ou les deux modèles disponibles (ou des variantes de l'un ou l'autre) en fonction de ses statuts individuels et de ses objectifs de compétence continue. Votre logiciel de gestion de licences doit être suffisamment flexible pour répondre aux besoins continus de compétences de votre organisation, quel que soit le modèle ou la combinaison de modèles que vous utilisez.

Le modèle réflexif.

Le modèle réflexif de maintien des compétences repose sur l’auto-évaluation des membres. Les membres créent leurs propres objectifs d’apprentissage pour l’année suivante de leur pratique. Puis, au moment du renouvellement, les membres réfléchissent aux apprentissages qu'ils ont accomplis tout au long de l'année. Ils considèrent également l’impact que cela a eu sur leur pratique et s’ils ont atteint ou non leurs objectifs d’apprentissage. Bien que ce modèle offre une flexibilité importante aux membres, il dépend également du processus d'audit pour garantir l'honnêteté. Les membres suivent essentiellement le système de l'honneur lorsqu'il s'agit de terminer et de rendre compte de leur apprentissage.

Unités de Formation Continue (CEU).

L'autre méthode courante pour mesurer la compétence continue consiste à utiliser des unités de formation continue (parfois appelées crédits). Selon ce modèle, l'organisme de délivrance des licences fixe un nombre total d'unités que les membres doivent gagner dans un laps de temps donné. Différents domaines de la profession sont répartis dans différentes catégories. Ensuite, les membres gagnent un nombre spécifique d’unités pour chacun pour garantir une éducation complète. Ces catégories sont souvent larges, mais peuvent parfois être très spécifiques. Ils peuvent même inclure une liste d'activités d'apprentissage acceptées telles que des cours, des séminaires ou des webinaires pertinents pour le domaine ou le sujet. Les CEU sont beaucoup moins subjectifs que le modèle réflexif, mais nécessitent également plus de travail et de planification dès le départ pour leur mise en œuvre.

Rendre votre modèle motivant.

L’un des principaux avantages d’un programme de maintien des compétences est qu’il aide à prévenir les plaintes. Cependant, il est important que les membres atteignent réellement leurs objectifs d'apprentissage. Heureusement, cela ne doit pas être une corvée. Dans le passé, la documentation était envoyée dans les deux sens par la poste, ce qui créait un travail considérable pour le personnel . C'était également terriblement gênant pour les membres. De nos jours, les options en ligne offrent un processus beaucoup plus simple et pratique. Le bon logiciel de gestion des licences renforce les objectifs d’apprentissage et assure un suivi régulier à l’aide d’une technologie basée sur le cloud. En donnant à leurs membres toutes les chances de réussir, les organismes de délivrance de permis peuvent simultanément protéger le public tout en améliorant la réputation de l'industrie et en évitant des audiences de plaintes coûteuses.

Renforcer les objectifs d’apprentissage par l’encouragement.

Bien qu'il incombe à vos membres de s'assurer qu'ils atteignent leurs objectifs d'apprentissage continu chaque année, il incombe à l'autorité délivrant les licences de protéger l'intérêt public. La meilleure manière d'y parvenir est de s'intéresser activement à la formation continue de vos membres et de les soutenir tout au long du processus. Fournir un peu d'encouragement peut grandement contribuer à maintenir l'apprentissage des membres sur la bonne voie, et ainsi potentiellement contribuer à prévenir les incidents et les plaintes. Cela gagne également de la bonne volonté et démontre l'engagement de votre organisation envers des normes élevées.

De plus, encourager vos membres ne doit pas nécessairement être une entreprise à forte intensité de main d'œuvre. Un logiciel de gestion de licences moderne qui comprend les besoins des autorités chargées des licences peut automatiser une grande partie (sinon la totalité) de ce processus. Un simple accusé de réception par SMS ou par e-mail peut être automatiquement généré et envoyé lorsque les membres mettent à jour leur profil et atteignent leurs objectifs tout au long de l'année.

Suivi.

Une faiblesse courante dans les processus de maintien des compétences est le manque de suivi tout au long de l’année. Lors des renouvellements, les objectifs d’apprentissage sont identifiés et approuvés. Ensuite, ils sont oubliés (ou pire, ignorés) jusqu'à la prochaine échéance des renouvellements. Le résultat peut parfois être un effort de dernière minute de la part de membres déjà très occupés pour atteindre leurs objectifs de compétences au cours des dernières semaines de l'année.

Cependant, un logiciel de gestion de licences moderne peut atténuer ce problème. Alinity, par exemple, propose des profils d'apprentissage autogérés qui peuvent automatiquement suivre les membres. Les inscrits accèdent à leur profil d'apprentissage en ligne pour examiner leurs progrès et effectuer des mises à jour, et des rappels par SMS ou par courrier électronique les invitent à mettre à jour leur profil d'apprentissage après une période prolongée. Le délai exact et le message sont personnalisables. Vous pouvez même assurer un suivi personnalisé pour les nouveaux inscrits ou d’autres groupes.

Lorsqu’il s’agit de plaintes, la prévention est de loin plus facile à gérer pour les organismes d’octroi de licences que les plaintes coûteuses et préjudiciables. En créant un environnement approprié et en fournissant des outils précieux qui motiveront et encourageront leurs membres, les autorités chargées des licences peuvent contribuer à prévenir les plaintes contre leurs membres avant qu'elles ne deviennent un problème.