Compétence continue obligatoire

Nous avons récemment publié des articles sur différents sujets liés au maintien de la compétence et sur la façon dont il est important et obligatoire pour les professionnels de poursuivre régulièrement leur formation afin de bénéficier et de protéger au maximum le public. Outre la notation des examens, comment les ordres peuvent-ils savoir si leurs membres sont compétents ?

Audits CCP par sélection aléatoire

Comme dans les situations monétaires, les ordres assurent le maintien de la compétence en effectuant régulièrement une vérification auprès d'un certain pourcentage de membres. Les membres peuvent être sélectionnés au hasard, et ils sont généralement audités sur leurs déclarations de maintien de compétence de l'année précédente, de sorte que toute information n'est pas modifiable. Les membres peuvent également être audités plusieurs années consécutives, mais de nombreux organismes de réglementation ont règles commerciales qui aident à éviter les audits séquentiels.

Étant donné que de nombreux ordres peuvent vérifier plusieurs éléments (assurance responsabilité professionnelle, maintien de la compétence, vérification du casier judiciaire, heures de pratique), ils combineront souvent les vérifications ou veilleront à ce que les personnes inscrites ne soient pas sélectionnées pour plusieurs vérifications par année – encore une fois en utilisant des règles administratives.

Audits dirigés

La fonction d'audit dirigé du logiciel de gestion d'association peut être utilisée lorsqu'un membre a eu des difficultés à fournir de la documentation lors d'audits précédents, lorsqu'il y a des cas disciplinaires en cours ou s'il y a d'autres préoccupations concernant la compétence des membres à exercer. Cela permet à l'Ordre d'échantillonner ses membres de manière aléatoire tout en conservant un certain contrôle sur l'échantillon de vérification.

Meilleures pratiques pour les règles d’échantillonnage d’audit

Il existe un nombre infini de règles commerciales qu'un organisme de réglementation peut mettre en œuvre dans son système de gestion d'association. Voici cependant quelques exemples de bonnes pratiques que de nombreux organismes de réglementation suivent lors de la génération de leurs échantillons d'audit.

Exemple 1

Cet organisme de réglementation n'essaie pas d'auditer tous les membres et essaie de s'assurer qu'il n'audite pas les gens chaque année, garantissant ainsi qu'ils sont plus susceptibles d'obtenir un échantillon plus large.

• Le membre doit avoir un permis d'exercice en cours
• Le membre ne doit pas avoir d'audit existant de quelque nature que ce soit pour l'année d'inscription en cours ou la dernière.
• Le membre ne doit pas non plus avoir été étudiant pendant une partie quelconque de l’année de renouvellement.

Exemple 2

Dans cet exemple, l’organisme de réglementation n’essaie pas d’auditer chaque membre au cours d’un certain cycle – il effectue simplement 2 audits de compétences chaque année. Environ 5% de leurs membres se voient attribuer un audit (complet) de documents et jusqu'à 15% se voient attribuer un audit (simple) par questionnaire.

• Le membre doit faire partie du registre « Actif » ou « Limité » (conditionnel)
• Doit avoir été dans cet état au cours des 2 dernières années consécutives
• Le membre ne doit pas avoir été audité au cours des 4 dernières années
• L'adresse personnelle des membres doit être au Canada

Exemple 3

Ce groupe vérifie son registre complet de pratique tous les 4 ans en choisissant chaque année 251 TP3T de ses membres. La dernière année du cycle a tendance à en compter un peu plus que les autres en raison de tous les nouveaux membres ajoutés au cours des trois années précédentes.

• Le membre doit faire partie du registre « Pratiquant »
• Ne doit avoir aucun audit de maintien des compétences en cours (d'autres types comme les audits d'heures de pratique ou d'assurance responsabilité civile conviennent)
• Le membre n’a pas été audité au cours du cycle actuel de 4 ans.

Exemple 4

Dans cet exemple, ce groupe n'a pas de cycle d'audit prédéfini et n'essaie pas d'auditer chaque membre. Ils auditent simplement un certain pourcentage de leurs membres chaque année.

• Les membres doivent être inscrits sur le registre « En exercice » à une certaine date (généralement la date d'entrée en vigueur du permis d'exercice).
• Les membres ne doivent jamais avoir été audités ou avoir réussi leur audit précédent.
• Les membres ne doivent pas avoir été audités au cours des 5 dernières années.

Les membres qui ont échoué à leur audit précédent ou qui ont renouvelé leur adhésion tardivement sont automatiquement ajoutés à l'audit chaque année.

Que doivent savoir mes inscrits ?

Habituellement, une fois l'échantillon d'audit créé et vérifié (il est toujours bon de s'assurer que vous n'avez pas audité un membre non pratiquant !!), l'organisme de réglementation enverra aux membres une notification décrivant les étapes. À l'aide d'un modèle de courrier électronique, l'organisme de réglementation peut ensuite envoyer une notification aux membres. La notification doit décrire le processus, les délais critiques ainsi que les sanctions en cas de non-respect. Cela peut également être le bon moment pour inclure des liens vers des documents législatifs tels que vos règlements administratifs, etc., dans lesquels ces exigences sont définies. Il est toujours bon de publier cette information afin de rappeler aux membres les exigences de la jurisprudence.

Lorsqu'ils répondent à l'audit, le processus pour les inscrits peut varier en fonction du type d'audit. Pour maintenir leur compétence, de nombreux organismes de réglementation utilisent deux types d'audit : un vérification des questionnaires ou un vérification des documents. Nous parlerons davantage de ces deux types d'audit dans les prochains articles de blog, mais pour les deux, le candidat doit généralement fournir un certain type de preuve de sa conformité aux exigences de maintien de compétence de l'Ordre. Lors d'un audit par questionnaire, ils remplissent un questionnaire sur l'apprentissage qu'ils ont effectué. Lors d'un audit documentaire, le déclarant doit généralement fournir une copie (ou l'original) de son portfolio pour examen.

Certains logiciels de gestion d'association permettront aux membres de conserver leur portefeuille de compétences continues en ligne, rendant ainsi le processus d'évaluation très simple. Les inscrits peuvent télécharger leurs documents dans leur profil, permettant au personnel de l'Ordre de les examiner et de les approuver.

Échec des audits

Si un membre ne réussit pas l'audit ou ne fournit pas les bons documents dans le délai spécifié, il recevra généralement une notification de rappel à l'aide de modèles de courrier électronique dans le système. Le personnel du Collège peut être informé de la réponse incomplète ou tardive en se faisant attribuer une tâche à sa file d'attente par le système de gestion des tâches. De cette façon, aucun audit des déclarants ne peut passer entre les mailles du filet !

Si une personne inscrite ne parvient pas à terminer son audit dans les délais, l'organisme de réglementation peut alors sanctionner ce membre de plusieurs manières en fonction des statuts de l'organisme, notamment :

• suspension du permis du membre,
• déposer une plainte, ou
• facturer des frais supplémentaires.

Logiciel de gestion d'associations

Le bon logiciel de gestion d’association rend l’audit des membres rapide et simple – et plus important encore, le bon logiciel permet à l’organisme de réglementation de mener à bien le processus d’audit de manière cohérente et transparente – de sorte que tous les membres soient jugés par le même dirigeant. Grâce à AMS, les collèges devraient pouvoir stocker les documents d'examen, les notes, les évaluations et tout autre élément lié au maintien des compétences. De cette façon, le moment venu, les membres peuvent être informés de l'audit, ainsi que surveiller l'état de l'audit sur leur profil après avoir soumis les exigences.

Si vous cherchez à vous procurer un nouveau logiciel de gestion d'association, nous vous recommandons fortement d'utiliser notre liste de contrôle pour l'achat de logiciels ! Cette liste de contrôle vous permet de comparer tous les logiciels de gestion d'association ou de gestion de licences dans un seul livret.