Données de nettoyage pour la prestation de l’ICIS

Pour de nombreux organismes de réglementation, le rapport annuel de l'ICIS peut être un processus fastidieux et long.

Les données doivent être capturées, traitées, soumises et potentiellement nettoyées et soumises à nouveau plusieurs fois.

Contrairement aux logiciels génériques de gestion d'associations, Alinity est spécialement conçu pour répondre aux besoins uniques des autorités de réglementation, comme les exportations annuelles de l'ICIS.

Grâce au module optionnel de gestion de base de données, les exportations de l'ICIS sont simplifiées et rationalisées.

Grâce à la gestion de base de données, vous pouvez facilement planifier votre instantané annuel, valider automatiquement les données et nettoyer toute erreur jusqu'à ce qu'elles répondent aux normes connues, télécharger les enregistrements au format ICIS pour livraison et, si nécessaire, corriger toute erreur supplémentaire identifiée par l'ICIS et soumettre à nouveau, le tout à partir de au sein du système Alinity.

Dans cette vidéo, nous allons démontrer comment vous pouvez utiliser Alinity pour nettoyer toute erreur avant la livraison à l'ICIS.

 Nettoyage de vos données de l'ICIS

C'est une bonne pratique de rendre vos données aussi propres que possible avant toute échéance. Plus vous effectuez de maintenance de données tout au long de l’année, moins vous aurez besoin d’en effectuer après votre date de gel.

À ce stade, vous devriez déjà avoir pris votre instantané de la base de données et il est temps de commencer à corriger les erreurs de formatage connues. Pour savoir comment utiliser Alinity pour prendre un instantané de votre base de données, consultez notre article précédent.

Vous pouvez afficher toutes les informations pertinentes sur votre instantané en accédant à l'onglet Instantané dans l'arborescence des options de gestion de base de données, puis en sélectionnant votre instantané le plus récent, où vous pouvez voir la description que vous avez saisie précédemment, quand les données ont été vérifiées pour la dernière fois et quand les codes d'emploi des inscrits ont été mis à jour pour la dernière fois.

Mais il est important de noter que vous pouvez également consulter une liste des enregistrements qui ne répondent pas actuellement aux exigences connues de l'ICIS.

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles certains déclarants peuvent produire des erreurs lors de l'exportation, et différentes manières de les corriger. Nous passerons en revue quelques-unes des erreurs les plus courantes, mais pratiquement toutes les erreurs seront corrigées de l'une de ces deux manières.

Erreurs de code manquant

Notez que vous pouvez rechercher des enregistrements spécifiques comme d'habitude, mais vous pouvez également rechercher le texte des messages d'erreur pour localiser uniquement les inscrits qui ont la même erreur. Par exemple, si un nouvel emplacement a été ajouté à votre système mais qu'un code ISO n'a pas été spécifié à ce moment-là, seuls les enregistrements manquant d'un code ISO s'afficheront si vous recherchez « ISO » avec Sear.

Une fois que vous avez identifié l'erreur, vous pouvez la corriger en masse en mettant à jour les informations appropriées.

Commencez par sélectionner l'un des inscrits qui présente l'erreur particulière, puis accédez à son entrée dans l'extrait. Localisez l'erreur, dans ce cas un code de province/état vide, et cliquez sur l'étiquette du champ. Alinity vous amènera directement à l'écran approprié dans un nouvel onglet de navigateur où vous pourrez corriger l'erreur.

Entrez le code ISO manquant, cliquez sur Enregistrer, puis revenez aux détails de l'instantané où vous pouvez cliquer sur le bouton Mettre à jour le codage. Avec le codage ISO mis à jour en place, vous pouvez valider à nouveau l'instantané et tous les inscrits avec cette erreur seront corrigés.

Erreurs d'éducation qualifiantes

Pour d'autres types d'erreurs, telles que les erreurs de formation admissibles, vous devez mettre à jour le dossier du inscrit dans le système principal ainsi que dans l'instantané pour que tout reste synchronisé. L'instantané est son propre fichier distinct, donc la mise à jour de l'enregistrement de l'instantané ne mettra pas à jour notre système.

Vous pouvez mettre à jour la fiche du déclarant de la manière habituelle (en vous rendant sur la page des personnes et en les recherchant), ou simplement en cliquant sur leur nom dans la liste d'erreurs, ce qui vous amènera directement à leur récapitulatif. Une fois sur place, vous pouvez ajouter leur formation admissible (ou toute autre information pertinente manquante). Vous pouvez ensuite revenir à l'instantané, saisir l'enregistrement instantané du déclarant et mettre à jour le champ avec les informations requises. De cette façon, l’instantané de l’ICIS et votre base de données sont mis à jour.

Continuez le nettoyage en utilisant l'une de ces méthodes jusqu'à ce que toutes les erreurs de votre système aient été supprimées.

Une fois que les données ont été nettoyées et validées afin qu'il n'y ait plus d'erreurs connues, vous pouvez télécharger l'exportation pour la transmettre à l'ICIS. Assurez-vous de cliquer sur le bouton bleu de téléchargement de l'ICIS pour obtenir le fichier réel. Le téléchargement vert est utilisé uniquement pour les rapports sur votre recherche en cours.

Enfin, si l'ICIS nécessite des mises à jour supplémentaires, vous pouvez toujours revenir à l'instantané, rechercher les participants dont vous avez besoin et apporter les modifications appropriées. N'oubliez pas de mettre à jour les informations de l'instantané et du dossier du titulaire pour que tout reste synchronisé.

La production de rapports de l'ICIS peut présenter un défi technique de taille pour les organisations qui s'appuient sur des logiciels génériques. En tant que solution de gestion d'association conçue spécifiquement pour les autorités de régulation, Alinity propose une solution simplifiée. Pour en savoir plus sur le processus d'exportation de l'ICIS ou sur d'autres fonctionnalités du module Gestion de base de données, Contactez-nous et nous serons ravis de répondre à vos questions ou d'organiser une démonstration gratuite.