La majorité des gens qui sont achat un logiciel majeur, comme Alinity, ne l'avait jamais fait auparavant. L'achat d'un petit logiciel de comptabilité ou de tenue de livres ne compte pas vraiment comme un logiciel majeur. Les logiciels majeurs coûtent de grosses sommes d'argent, souvent des milliers à des dizaines de milliers de dollars, et allouent une part importante du temps de votre personnel. d'où vient cet argent. D'où viennent les logiciels dans votre budget ? Cet article est là pour vous aider à planifier.

Comprendre les coûts des logiciels

Les coûts des logiciels comprennent de nombreux aspects différents qui sont nécessaires pour acquérir un logiciel qui répond aux besoins de votre collège, qui soit convivial et doté d'un excellent personnel d'assistance. Ces coûts incluent les licences, la configuration, l'hébergement, la conversion et la maintenance. Chacun d’entre eux est décrit ci-dessous.

Licence

Les licences logicielles permettent à une personne ou à un groupe d'utiliser un logiciel. Les types et les coûts de licence peuvent être basés sur le nombre d'utilisateurs et le nombre d'ordinateurs sur lesquels ils doivent être exécutés. Par exemple, lorsque vous achetez Microsoft Office, vous achetez la clé de produit pour utiliser le logiciel sur votre ordinateur personnel. Il s'agit d'une licence logicielle que vous ne pouvez pas utiliser sur plusieurs appareils.

Configuration

La configuration comprend le temps et le matériel nécessaires pour configurer le logiciel afin de répondre aux besoins du Collège. La configuration d'un logiciel pour répondre aux besoins d'un client représente la majorité des coûts du logiciel, car l'aligner sur les besoins du collège demande le plus d'efforts. La mise en œuvre a lieu une fois que le client a décidé d'utiliser le logiciel. Cette étape consiste à s'assurer qu'il fonctionne correctement dans l'environnement du client, à déterminer quels sont les besoins du client et à adapter le logiciel pour y répondre, à personnaliser l'apparence, la convivialité et la langue, à tester la convivialité du logiciel, à apporter des modifications et probablement beaucoup d'autres choses. plus.

Hébergement

Les frais d'hébergement sont généralement mensuels et correspondent aux frais nécessaires pour mettre les données du client dans le cloud. Cela peut être supérieur ou inférieur en fonction de la qualité, de l'emplacement, de la vitesse, du nombre de sauvegardes, de la vitesse, de la sécurité, etc. du cloud. Il est important de poser des questions au fournisseur sur son cloud, car cela pourrait affecter votre entreprise de plusieurs manières, ainsi que la confiance de vos membres.

Entretien

Les frais de maintenance incluent le contrat de support. C'est ce pour quoi les clients paient lorsqu'ils veulent pouvoir contacter notre bureau d'assistance pour obtenir de l'aide ou des demandes. Ce coût est important car, quelle que soit la qualité du logiciel, il y aura toujours des questions que vous devrez poser, des erreurs qui nécessitent des solutions, des instructions sur les processus et des demandes pour être plus personnalisées pour votre organisation.

Conversion

Conversion de données convertit les données d'un client de la base de données de son ancien fournisseur vers la nouvelle base de données. Ces frais sont basés sur la quantité de données dont dispose un client, leur organisation, si quelque chose doit être supprimé, si quelque chose doit être rendu cohérent, etc. Il s'agit d'une étape cruciale dans l'achat d'un nouveau logiciel.

Entraînement

La formation des nouveaux utilisateurs d’un logiciel est un autre coût inclus dans le prix du logiciel. La formation peut inclure une formation en personne avec l'un des spécialistes du logiciel. Cela peut prendre des jours, voire des semaines, selon la complexité ou le nombre de membres du personnel à former. Il peut être livré en personne ou par téléphone. Il existe également la création de documents pédagogiques, de vidéos et de séminaires en ligne que le personnel peut consulter et participer.

Comment puis-je payer pour cela ?

Les gros logiciels ont un prix élevé, mais si c'est la différence entre une expérience positive pour les membres et des dizaines de plaintes régulières, l'investissement en vaut la peine pour votre collège. Il existe de nombreuses façons de payer le prix d’un excellent logiciel. Vous trouverez ci-dessous quelques méthodes courantes que nous avons vues lorsque le client paie pour notre logiciel. Ceux-ci sont mieux appliqués lorsqu’ils sont combinés :

1. Le besoin d’acquérir un logiciel ou une mise à niveau a été identifié il y a longtemps et l’organisation a économisé depuis des années. L’entreprise peut retirer de l’argent de ses investissements et payer un montant important immédiatement. C'est un excellent moyen de faire des recherches et de délibérer en profondeur sur le logiciel approprié sans se précipiter dans des décisions, car l'argent a été économisé sur une longue période de temps.
2. Le Collège peut augmenter les frais d'adhésion pour payer le logiciel. Il n'est pas nécessaire que l'augmentation soit importante, elle peut être plus faible à long terme ou plus élevée pour rembourser le logiciel plus rapidement. Les membres peuvent comprendre le taux plus élevé en raison de l’expérience directe d’un meilleur processus d’inscription.
3. L’organisation peut financer l’achat du logiciel par emprunt en obtenant un prêt auprès de la banque. Tout comme n’importe qui peut obtenir un prêt pour une maison ou une voiture, le Collège peut obtenir un prêt pour un logiciel. Le prêt doit être d'un montant raisonnable.

Lors de la mise en œuvre, certaines exigences peuvent être imposées par une partie externe. Par exemple, Alberta Health and Wellness gère un répertoire de fournisseurs pour tous les professionnels de la santé et certains fournisseurs d'assurance, comme la Croix Bleue, pourraient être intéressés par un flux de données sur vos membres. Ces améliorations peuvent être partiellement ou entièrement financées par cette partie externe – vérifiez leur financement !

Si un collège tente de faire quelque chose de nouveau et d'innovant, il peut également demander des subventions pour financer le projet. Le financement de l'innovation pourrait être reçu par le personnel qui trouve ou crée des moyens innovants pour améliorer le lieu de travail. Il existe différentes subventions auxquelles postuler selon le secteur d'activité de votre collège. Voici quelques exemples de subventions passées ou présentes auxquelles un organisme de réglementation peut demander :

• La Fondation de la recherche en santé de la Nouvelle-Écosse
• WCB du Manitoba : Programme de recherche et d'innovation en milieu de travail
• Subventions du gouvernement de l'Ontario
• Entreprises Canada Ontario : Technologie et innovation : soutien financier
• Professions Santé Ontario : Financement et incitatifs
• Le gouvernement du Canada : Financement de l’établissement et possibilités de financement

Payer une fois ou sur une longue durée ?

Le coût des logiciels étant élevé, un client qui souhaite sérieusement acheter un logiciel peut parler au fournisseur et déterminer un plan de paiement. Parfois, vous pouvez payer un certain montant à l'avance et payer le reste réparti sur quelques ou quelques années, selon ce qui vous convient. Il existe de nombreuses options permettant à une organisation d'acquérir le logiciel idéal et les fournisseurs sont motivés à acquérir votre entreprise !

Logiciel de gestion de licence

Si votre organisation envisage d'acquérir un nouveau logiciel ou une mise à niveau, notre liste de contrôle pour l'approvisionnement en logiciels serait très utile. Il peut être utilisé avec n’importe quel logiciel de gestion d’association et permet de comparer des logiciels à critères égaux, le tout dans un seul PDF. Découvrez-le ci-dessous !