Meilleures pratiques du personnel de l’organisme de réglementation

Le personnel d’un organisme de réglementation peut être amené à examiner des centaines de candidatures chaque année, et tout comme nous nous demandons lorsque nous postulons à un emploi, examinent-ils réellement chaque candidature avec un œil juste ? Certains évaluateurs sont-ils plus indulgents que d’autres lorsqu’il s’agit d’une candidature montrant moins d’expérience qu’une autre ? Non seulement cela est injuste pour le candidat, car il ne sait pas à quoi s'attendre, mais cela pourrait également être gênant pour l'administrateur.

Par exemple, un candidat pourrait ne pas avoir de preuve de compétence continue, mais fournir plus d'heures d'expérience et être choisi plutôt qu'une personne dépourvue de la même compétence continue sans expérience supplémentaire. Comment ce processus peut-il être conforme aux meilleures pratiques ?

Nous avons rassemblé des moyens qu'un collège ou une association peut utiliser pour s'assurer que son processus de candidature est aussi équitable que possible. Découvrez-les ci-dessous !

Exigences cohérentes

Une série d'exigences doit être établie par l'organisme de réglementation afin que le personnel sache qu'il est OBLIGATOIRE de les satisfaire toutes afin de faire passer un candidat à l'étape suivante. Ces exigences peuvent souvent être considérées comme une liste de contrôle ou un flux de travail. Fournir ces exigences sous forme de liste de contrôle aux candidats les aidera à être sûrs qu'ils ont fourni ce dont ils avaient besoin. Cela évitera toute confusion.

Les modèles de candidature/d'inscription prédéfinis qui ne peuvent être modifiés que par des utilisateurs privilégiés sont d'excellents outils pour créer une cohérence pour les candidats. Avec les modèles, vous pouvez définir la liste des exigences, telles que les frais, la documentation, les questions, etc., et ce n'est que tant que celles-ci ne sont pas remplies par le candidat qu'il ne peut pas passer à l'étape suivante du processus de candidature. Cela permet à tous les candidats d'être évalués avec un ensemble commun d'exigences, et rien de plus, créant ainsi des conditions de concurrence équitables pour empêcher tout traitement préférentiel. Le Commission ontarienne des droits de la personne a créé des lignes directrices pour les employeurs de la province en raison de problèmes antérieurs liés au jugement d'un candidat international en fonction de son expérience « canadienne » qu'il possédait. Les évaluateurs auront uniquement la possibilité de rejeter la personne en raison d'une exigence manquante et ne pourront pas l'excuser en la supprimant du modèle, car elle est configurée pour s'appliquer à tout le monde. 

Des raisons documentées sont indispensables

Si une exigence ne peut pas être satisfaite pour une raison quelconque (disons qu'un relevé de notes ne peut pas être fourni parce que l'école ne fonctionne plus), alors l'exigence doit être annulée (jamais supprimée !) et une raison pour l'annulation de l'exigence doit être fournie. que quiconque consultera la candidature à l'avenir saura exactement ce qui s'est passé. Des exigences supplémentaires peuvent alors être ajoutées au demandeur pour remplacer celle annulée. Cela rend le système à l’épreuve des audits puisque tout est documenté.

Les raisons documentées fournissent une explication des décisions, telles que la suppression ou le changement d'exigences, que les autres membres du personnel, les auditeurs et même les candidats peuvent consulter. C’est juste, car sans raison documentée, les modifications des exigences pourraient donner lieu à des abus.

Une autre exigence à ajouter à un modèle concerne les frais ! Les frais doivent être facturés uniformément à tous les niveaux et les frais d'une personne ne peuvent pas être modifiés alors que les frais de tous les autres restent les mêmes. Pour modifier les frais d'un demandeur, un utilisateur privilégié doit le faire avec une raison documentée.

Dans le cas particulier où une exigence ne peut être remplie en raison d'un conflit inévitable (par exemple, un ancien relevé de notes est requis d'une école qui a été démolie), l'Ordre pourrait devoir annuler l'exigence relative au relevé de notes et ajouter un nouvel ensemble de relevés de notes. exigences. Dans le cas d’un relevé de notes, ils pourraient le remplacer par un examen ou des lettres de référence d’employeurs précédents. Encore une fois, toutes les modifications apportées aux exigences DOIVENT avoir une raison documentée.

Experts dans les grands et petits organismes de réglementation

Dans une grande organisation comptant de nombreux membres du personnel, une personne peut être chargée d’examiner une seule section d’une candidature et cette personne sera considérée comme un expert. Par exemple, un membre du personnel est responsable des honoraires, un autre est responsable de la conduite, un autre est responsable du maintien des compétences, etc. Cela garantirait que la personne évaluatrice possède de nombreuses connaissances et expériences et peut être « spécialisée » dans ce domaine. domaine d’application. Ceci est bénéfique car quelqu'un qui connaît la législation qui s'applique à ce domaine peut répondre au plus grand nombre de questions et résoudre au mieux les problèmes. La candidature est également examinée en profondeur.

Dans une petite organisation avec moins de membres du personnel, un membre du personnel examinera le entier application et marquez tous les signaux d’alarme indiquant des divergences ou des informations manquantes. Le Collège peut avoir quelques travailleurs à temps partiel qui sont des experts dans différents domaines de la demande et qui examineront plus tard les signaux d'alarme. Il s'agit d'un scénario dans lequel la gestion des tâches (vidéo à venir !), dans laquelle une tâche est assignée à un membre du personnel pour un suivi, serait très utile.

Plus de personnes, plus d’équité

La comptabilité utilise les principes comptables généralement reconnus (PCGR), qui sont des normes et des procédures que les comptables suivent pour s'assurer qu'ils disposent de rapports précis et éviter les erreurs, voire la fraude. À l’instar de la comptabilité, les collèges utilisent des pratiques exemplaires, l’une d’entre elles étant qu’ils doivent toujours faire appel à plusieurs personnes pour évaluer une candidature. Cela signifie qu'une personne examine une candidature et la soumet pour approbation, puis une deuxième personne l'examine ensuite pour l'approuver ou la renvoyer au candidat pour un travail supplémentaire. Avec plus d’une personne qui le regarde, il est moins sujet aux erreurs et impartial. S'il n'y avait qu'une seule personne qui examinait les candidatures, un candidat pourrait être l'ami d'un membre du personnel, et celui-ci pourrait laisser passer certaines erreurs et donner son approbation au candidat, ce qui serait injuste.

Alinity encourage les meilleures pratiques

Avec Alinity, ces bonnes pratiques sont intégrées au système ! Le personnel peut laisser des commentaires sur les candidatures en cas de problème, puis attribuer une tâche à un autre membre du personnel pour qu'il la visualise. Ils peuvent également saisir différents commentaires qui pourront être consultés par le demandeur, afin qu'il sache quoi corriger. Alinity essaie de garder la gestion des licences transparente, donc il n'y a pas de drôle d'affaire !

Si vous avez d'autres suggestions sur la façon de rendre le processus de candidature plus équitable pour les candidats, veuillez les commenter ci-dessous ! Passe une bonne journée!