Les autorités chargées des licences jouent un rôle essentiel dans la société. Ils protègent le public en garantissant que les praticiens possèdent les références et les qualifications continues nécessaires pour fournir un service compétent. Pour être efficaces, ces organisations doivent être dignes de confiance et impartiales. Une organisation qui traite tous les membres potentiels avec une équité sans faille contribue à garantir à la fois la confiance du public et celle des candidats qui suivent le processus.

Identifier les domaines problématiques en matière d'équité

Les organismes de délivrance de licences et de réglementation doivent être à la hauteur de leurs revendications d'équité et d'honnêteté, car s'ils ne le font pas, ils sont invariablement découverts. Mais quelle est la meilleure façon de garantir que votre organisation traite équitablement ses membres actuels et potentiels ? Comment maintenir des règles du jeu équitables dans le monde réel et pas seulement sur le papier ?

La première chose à reconnaître est que le traitement injuste des membres n’est pas nécessairement le résultat de préjugés personnels. Souvent, un traitement injuste résulte de défaillances dans les processus suivis et non d’un parti pris intentionnel. La première étape pour améliorer l’équité consiste alors à identifier les points où votre processus de candidature est incohérent. Par exemple, la norme de votre organisation concernant les alternatives acceptables pour les exigences en matière de compétences est-elle clairement définie, ou le processus s'effondre-t-il et repose-t-il entièrement sur le jugement individuel ? Qu’en est-il des dates limites ? Ces sanctions sont-elles appliquées de manière automatisée ou les différents membres peuvent-ils s’attendre à une application différente des sanctions ?

Plusieurs flux d'applications

L’un des principaux domaines dans lesquels des questions sur le traitement équitable se posent souvent est celui des demandes. C'est particulièrement le cas lorsque le processus est différent pour différents groupes, tels que les candidats locaux par rapport aux candidats de différents États/provinces et de différents pays. Prenons par exemple l'exigence d'un test d'anglais comme langue étrangère (TOEFL). Cette demande est-elle demandée à la discrétion des évaluateurs ou est-elle toujours requise pour les candidats qui postulent depuis des pays où l'anglais n'est pas une langue officielle ? Assurer la cohérence grâce aux règles métier de votre système peut contribuer à réduire les biais et les erreurs dans l’application de ces politiques.

Clarté du formulaire

Il incombe au demandeur de s'assurer qu'une demande est remplie avec précision, mais cela met à l'épreuve les compétences de votre organisation en matière de conception de formulaires. En particulier lorsque les candidats travaillent dans une langue seconde, les exigences en matière d'interprétation sur un formulaire ne sont pas toujours simples. Un candidat qualifié peut ne pas sembler l'être en raison d'une erreur qu'il commet dans l'interprétation des exigences du formulaire. Pour cette raison, la prise en charge du processus de remplissage des formulaires grâce à une documentation étendue, une excellente conception des formulaires (questions codées courtes plutôt que des questions narratives longues) et surtout l'introduction d'une vérification des erreurs en temps réel pour les formulaires automatisés améliore l'équité. Défendre votre organisation contre les effets d’une conception de formulaire floue qui peut apparaître comme un parti pris aux yeux des candidats n’est jamais une conversation facile.

Base de référence des mesures disciplinaires

Les membres des organisations professionnelles s'engagent à respecter les règles et règlements de l'organisation à laquelle ils adhèrent. Cet accord comprend qu’ils s’exposeront à des sanctions en cas de violation de ces règles. L’équité dans l’interprétation de ces règles et dans l’application des sanctions est essentielle. Dans cette situation, l’accès à des cas similaires antérieurs que votre organisation a déjà évalués (le modèle de « common law ») est extrêmement utile. Cependant, le simple fait de disposer de ces dossiers ne garantira pas qu'ils seront examinés à moins que votre processus ne les applique également. Le stockage des informations dans un format électronique facilement consultable (système de gestion de documents) est essentiel pour garantir une stricte conformité à la procédure définie.

Les processus automatisés réduisent les biais

Même si votre organisation a sans aucun doute ses propres domaines dans lesquels des problèmes d’équité se posent, l’atténuation des problèmes peut généralement être réduite à un concept simple : la cohérence. Plus tu peux construire dans ou forcez l’application cohérente de vos processus définis, moins vous aurez de chances d’avoir à faire face à des accusations de manque d’équité. Il s’agit d’un domaine dans lequel les logiciels peuvent contribuer de manière significative aux meilleures pratiques de votre organisation. En obligeant tous les candidats, membres et évaluateurs à suivre des ensembles de règles commerciales configurées dans votre système de gestion des licences, les risques de biais sont considérablement réduits. Si les solutions logicielles ne sont pas possibles, la formation et l’utilisation de listes de contrôle manuelles doivent être envisagées.