Archivage et découpage des e-mails

Les coûts sont un sujet dont toutes les organisations sont conscientes, et même si la sécurité publique ne peut pas avoir de prix, même les autorités de régulation doivent garder les dépenses sous contrôle. L'une des mesures que les autorités de régulation peuvent prendre pour contrôler leurs coûts consiste à maintenir leurs besoins en mémoire en ligne au minimum.

Cependant, l'une des réalités du fait d'être un organisme de réglementation est que vous devez nécessairement garder une trace de nombreuses informations pour conserver des enregistrements précis, et l'un des modules les plus gourmands en mémoire de la dernière version d'Alinity est Correspondance. Lorsque vous envoyez des milliers, voire des dizaines de milliers d'avis de renouvellement, d'invitations à des assemblées générales et de notifications d'élections au conseil ou de modifications des règlements, le nombre d'enregistrements de courrier électronique que vous commencez à accumuler peut vraiment s'accumuler rapidement.

Mais le simple fait de savoir à quel point les besoins en mémoire de correspondance sont intenses n'aide pas. Vous avez également besoin d’un moyen de contrôler la quantité d’espace occupée par ces enregistrements de courrier électronique. C'est pourquoi Alinity a introduit une fonction de suppression d'e-mails qui peut vous aider à contrôler la quantité d'espace de stockage dont vous avez besoin, et donc vos coûts de stockage en ligne.

Archivage et découpage des e-mails

Pour comprendre le fonctionnement de la fonction de suppression d'e-mails, il est important de comprendre certains concepts clés de l'envoi d'e-mails avec le module Correspondance d'Alinity.

Les e-mails Alinity comportent trois composants principaux : le dossier d'audit, le modèle et le contenu personnalisé.

L'enregistrement d'audit contient toutes les informations vitales sur l'e-mail, y compris l'adresse du destinataire, l'heure à laquelle il a été envoyé et le statut d'ouverture, entre autres.

Le modèle de l'e-mail est le message de base sans aucun contenu personnalisé. Vous pouvez savoir que vous consultez un modèle car les champs de fusion contiendront leurs étiquettes d'espace réservé, telles que Prénom ou Nom, etc.

La dernière partie d'un e-mail Alinity est le contenu personnalisé. Celui-ci contient la version PDF réelle de l'e-mail, avec tous ces champs de fusion remplis. Il nécessite également le plus d'espace de stockage, et de loin. C'est cette partie personnalisée de l'e-mail qu'Alinity archive et découpe, afin que vous disposiez toujours du modèle et de la piste d'audit complète de vos dossiers.

La première étape consiste à archiver le contenu personnalisé des e-mails. Connectez-vous simplement avec un compte administrateur et accédez à l'onglet E-mail dans la barre de navigation latérale. Ensuite, à partir de l'écran principal de messagerie, sélectionnez la vue Envoyés pour voir les e-mails que vous avez envoyés dans le passé.

Utilisez la requête Tous et sélectionnez la plage de dates appropriée pour cibler d'abord vos e-mails les plus anciens, ou utilisez l'une des autres requêtes et fonctions de recherche pour accéder au contenu des e-mails personnalisés que vous souhaitez archiver et découper. Sélectionnez les e-mails soit en utilisant la case à cocher principale si vous souhaitez tous les obtenir, soit en sélectionnant des e-mails individuels. Une fois que vous avez ciblé les e-mails souhaités, sélectionnez l'action Archiver dans le menu d'actions déroulant.

Confirmez que vous souhaitez archiver le contenu du message personnalisé, puis laissez le processus s'exécuter. Selon le nombre d'e-mails que vous archivez, l'archivage peut prendre un certain temps.

Si vous souhaitez conserver le contenu personnalisé dans un stockage externe pour une raison quelconque, cliquez sur le bouton Exporter pour télécharger un fichier compressé. De cette façon, vous aurez toujours tous les fichiers PDF des e-mails. N'oubliez pas que l'historique des sauvegardes n'est pas indéfini, donc si vous devez conserver ces fichiers PDF, nous vous recommandons de les exporter.

Revenez maintenant à l'écran de courrier électronique et modifiez votre affichage en Archive.

Encore une fois, utilisez les requêtes ou recherches appropriées pour trouver le contenu du message personnalisé archivé que vous souhaitez, puis sélectionnez-les.

Choisissez maintenant purger dans la liste déroulante.

Confirmez l'action pour couper le contenu du message personnalisé et libérer tout cet espace disque. Encore une fois, selon le nombre d'e-mails que vous purgez, cela peut prendre un certain temps.

Une fois le travail terminé, vous verrez toujours une liste d'e-mails dans l'onglet Purgé de l'écran des e-mails, mais aucun des fichiers PDF n'y sera. Vous verrez toujours le texte du message ainsi que toutes les données importantes du destinataire, y compris la date à laquelle le message a été envoyé et ouvert par le destinataire.

L'archivage et la suppression de grands volumes d'anciens contenus personnalisés de courrier électronique constituent un excellent moyen de gérer votre utilisation de l'espace disque et de réduire au minimum les coûts de stockage de données en ligne tout en conservant un enregistrement complet de toutes les données importantes concernant chaque envoi.

Pour plus d'informations sur les fonctionnalités d'archivage et de découpage des e-mails d'Alinity, contactez-nous pour une démonstration gratuite.