Meilleures pratiques en matière de courrier électronique

Chaque autorité de régulation doit communiquer efficacement avec ses membres, et l’envoi de courrier électronique constitue souvent le moyen le plus pratique.

Alinity facilite l'envoi de superbes e-mails en masse, mais il existe néanmoins quelques bonnes pratiques que vous devez suivre pour créer les e-mails les plus efficaces possibles.

Bases de la mise à jour du profil

Les enregistrements de courrier électronique sont l'un des plus gros consommateurs d'espace de stockage en ligne, mais la situation est encore pire lorsque vous intégrez des images. Lorsque vous envoyez un e-mail général, vous enregistrez non seulement des milliers d'enregistrements d'e-mails, mais également des milliers de copies des images qu'ils contiennent.

Heureusement, il existe un moyen de contourner ce problème, et cela nous amène à notre première bonne pratique : utiliser des images liées au lieu de les intégrer.

Meilleure pratique #1 : utiliser des images liées au lieu de les intégrer

Les e-mails contenant des images liées n’incluent pas réellement l’image dans le corps de l’e-mail. Au lieu de cela, ils utilisent un extrait de code qui indique aux programmes de messagerie de rechercher l'image appropriée sur Internet, puis de l'afficher. De cette façon, les destinataires voient toujours l'image, mais vous leur envoyez essentiellement un lien par courrier électronique au lieu de l'image complète elle-même.

Seul bémol, l’utilisation d’images liées demande actuellement un peu de finesse technique. Nous développons une option simple d'image liée, mais en attendant, nous vous recommandons de consulter l'article associé « Utilisation d'images liées dans les e-mails » pour plus d'informations.

Meilleure pratique #2 : compresser les images intégrées

Les images liées sont le meilleur moyen d'insérer des images dans des e-mails, mais si vous DEVEZ absolument intégrer une image à la place, essayez de suivre notre deuxième meilleure pratique d'envoi d'e-mails, qui consiste à compresser au préalable les images intégrées.

La compression d'une image supprime certaines informations non essentielles, réduisant souvent considérablement la taille du fichier de l'image. Il existe de nombreux outils de compression d'images en ligne, mais ils suivent tous le même modèle d'utilisation de base : télécharger votre image, laisser l'outil faire son travail, puis télécharger votre fichier nouvellement compressé pour l'utiliser dans votre courrier électronique. Cette méthode n'est pas aussi conviviale pour votre stockage en ligne, mais elle reste préférable à l'intégration d'une image non compressée.

Meilleure pratique #3 : testez vos liens !

Une autre bonne pratique à adopter consiste à vérifier deux et trois fois vos liens. Alinity dispose d'outils intégrés qui vous avertiront si vous vous êtes connecté à un site de test, mais aucun système n'est infaillible. Une ou trois vérifications de vos liens, à la fois en examinant visuellement les URL et en cliquant dessus, peuvent vous aider à éviter les e-mails embarrassants contenant des liens brisés ou, pire encore, des liens menant vers des zones inconnues du Web.

Bonne pratique #4 : Ne pas copier/coller directement les modèles

Et enfin, ne copiez pas et ne collez pas vos modèles directement à partir d'outils externes comme Word ou Google Docs. Lorsque vous copiez un modèle directement, vous copiez également des informations en coulisses de l'outil d'origine qui peuvent interférer avec la façon dont Alinity interprète et affiche le document.

Au lieu de cela, copiez et collez le modèle dans un simple éditeur de texte tel que le Bloc-notes, qui est un outil gratuit disponible sur pratiquement toutes les machines fabriquées de nos jours. En collant d'abord le contenu dans le Bloc-notes, vous supprimez toutes ces informations excédentaires, ne laissant qu'un texte clair et agréable que vous pouvez ensuite déposer dans votre modèle et formater à l'aide des outils intégrés d'Alinity.

Et c'est tout! Utilisez ces quatre bonnes pratiques de messagerie pour vous aider à contrôler la quantité d’espace de stockage en ligne dont vos e-mails ont besoin et pour vous assurer que vos modèles d’e-mails sont formatés et s’affichent correctement.

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