Modification et ajout de frais

De nombreuses autorités de régulation facturent divers frais à leurs membres pour les aider à couvrir leurs coûts opérationnels, mais bien entendu, les frais changent occasionnellement. Heureusement, modifier les frais dans Alinity est simple et direct.

Commencez par vous connecter et cliquez sur l'onglet Comptabilité dans la barre de navigation latérale du tableau de bord principal pour développer l'arborescence des options de comptabilité, puis sélectionnez l'option Catalogue.

Votre catalogue est une liste de tout ce que votre organisation facture, y compris les frais, les amendes, les abonnements, les examens et même l'inventaire physique si vous le proposez.

Pour modifier les frais, nous devrons modifier l'article spécifique du catalogue en cliquant sur le chevron à droite de l'article dans la liste, ce qui nous amène à la page de détails de l'article.

Il y a deux sections principales ici : les détails et l'historique des prix.

En cliquant sur le bouton Modifier dans la section Détails, vous pouvez modifier le nom de l'article commandé, la façon dont il apparaît sur les factures, les fonds du compte bancaire provenant des achats de l'article sont déposés, les implications fiscales et d'autres détails.

L'autre section est l'historique des prix, et c'est ici que nous apporterons la modification réelle au prix. Nous faisons cela en ajoutant un nouvel article actif à l'historique des prix en cliquant sur le bouton vert Ajouter. Il suffit ensuite de saisir le nouveau prix et la date à laquelle il entrera en vigueur. De cette façon, vous pouvez planifier les modifications à l’avance pour faciliter les transitions. Assurez-vous simplement de l'enregistrer lorsque vous avez terminé.

Vous devriez maintenant voir le nouveau prix dans l’historique des prix.

Si les frais sont stables tout au long de l’année, alors c’est fini. Cependant, si les frais peuvent être calculés au prorata, assurez-vous de cliquer sur le bouton curseur à côté du nouvel élément de l'historique des prix pour définir le calendrier de calcul au prorata. Vous fixez le prix au prorata et la date à laquelle il entre en vigueur ; utilisez cependant un prix et non un pourcentage. Si votre prix est de $300,00 et qu'il est calculé au prorata de 50% au milieu de l'année, fixez le prix au prorata à $150,00 le 1er juillet.

Nous savons maintenant comment modifier les prix des articles du catalogue existant, mais que se passe-t-il si nous voulons en créer un entièrement nouveau ?

Pour ajouter un nouvel élément de catalogue, vous pouvez simplement cliquer sur l'icône Ajouter dans le coin supérieur droit et remplir les champs requis. Saisissez un nom pertinent et descriptif pour les frais, facilement identifiable. C'est ainsi que les frais ou l'article seront identifiés dans le système, tandis que la description de la facture indique comment les frais apparaîtront sur toutes les factures auxquelles les frais sont joints.

Vous devez également définir le compte de revenus vers lequel les fonds de l'élément seront dirigés, établir ses implications fiscales et définir la date d'entrée en vigueur et, éventuellement, la date d'expiration.

Bien sûr, n’oubliez pas d’indiquer également le prix. C'est une partie assez importante des frais.

Si vous le souhaitez, vous pouvez également définir une valeur de séquence pour les frais. Le numéro de séquence détermine les articles de commande qui apparaissent sur une facture. Les nombres plus élevés sont triés plus tard dans l'affichage, donc si vous souhaitez que vos frais apparaissent après les frais de renouvellement ou d'administration, attribuez-leur un numéro de séquence plus élevé.

Cliquez maintenant simplement sur Enregistrer et vous serez renvoyé aux informations générales de l'élément, où vous pourrez revenir à la liste des éléments du catalogue pour afficher le nouvel élément.

Une collecte précise des frais est un élément essentiel du flux de travail de nombreuses autorités de régulation, et la capacité à mettre à jour efficacement les frais est au cœur de ce processus.

Pour plus d'informations sur les fonctionnalités tarifaires et comptables d'Alinity, ou pour organiser une démonstration gratuite, n'hésitez pas à Contactez-nous, et nous serons heureux de répondre à toutes vos questions.