Depuis des années, Alinity aide les organismes de délivrance de licences à fonctionner de manière plus efficace et efficiente en rationalisant les processus, en améliorant la précision des enregistrements et en contribuant à réduire les biais. Nous avons créé des implémentations profondément personnalisées pour chacun des besoins uniques de nos clients et nous avons beaucoup appris en cours de route. Vous ne travaillez pas dans des logiciels de gestion de licences pendant près de 30 ans sans apprendre les nuances du fonctionnement des associations professionnelles et des collèges.

Mais le rythme de la technologie et des logiciels ne cesse de s'accélérer, et même le logiciel de gestion de licences le plus utile nécessite éventuellement une mise à jour. La réglementation change. Les statuts changent. La technologie évolue. Les autorités chargées des licences, leaders du secteur, doivent suivre le rythme, ce qui signifie que leurs logiciels de gestion doivent également suivre le rythme. C'est pourquoi nous avons travaillé dur pour développer une nouvelle version d'Alinity afin de mieux servir nos clients. Nous prenons tout ce que nous avons appris et l'utilisons pour développer une nouvelle interface facile à utiliser et de nouveaux modules. Au cours des prochaines semaines, nous allons vous donner un aperçu de certains des points forts et des nouvelles fonctionnalités du système repensé. Le premier est l'un des nouveaux modules que nous avons découvert et qui fait partie intégrante des processus utilisés par pratiquement tous les organismes de délivrance de licences : la gestion des documents.

Gestion de documents dans Alinity V6.

La capacité de fournir aux membres une solution en ligne pour de nombreux services aux membres est devenue une nécessité absolue à l’ère d’Internet et des appareils mobiles. Non seulement cela rationalise les processus pour le personnel et permet d’économiser de l’argent, mais cela offre également une commodité supplémentaire pour les membres. Cependant, afin de fournir des services en ligne utiles, il est absolument nécessaire que les autorités chargées des licences soient capables de gérer des documents tels que les relevés de notes, les dossiers d'identification, etc. Le nouveau module de gestion documentaire d'Alinity V6 permettra aux organisations de :

• Télécharger des documents,
• Afficher et restreindre les documents, et
• Rechercher du contenu dans des documents.

Téléchargement de documents.

La possibilité pour le personnel et les membres de télécharger des documents dans la base de données sécurisée et cryptée d'Alinity est fondamentale pour fournir une solution en ligne élégante. Les administrateurs peuvent télécharger n'importe quel type de fichier standard de documents tels que des lettres et des notes d'entretien (entre autres), tandis que les membres peuvent télécharger des candidatures, des renouvellements, des profils de formation continue et bien plus encore. Même si certains utilisateurs peuvent être mal à l'aise à l'idée de télécharger des documents tels qu'une pièce d'identité vers un service en ligne, il est important de se rappeler que les services en ligne sont souvent plus sécurisés. Les voleurs d'identité peuvent toujours intercepter les transmissions de fax non cryptées et même le courrier physique. Les informations des inscrits dans les dossiers papier sont toujours vulnérables à l'accès. D’un autre côté, les logiciels suivent rigoureusement qui accède à quelles informations.

Lorsque les documents sont téléchargés, ils apparaissent dans un référentiel pour le membre auquel ils sont associés. Une interface simple associe le même document à plusieurs contextes. Par exemple, un relevé de notes téléchargé dans le cadre d’un processus de candidature peut devenir pertinent pour une demande de pratique prolongée à l’avenir. Grâce au module de gestion de documents d'Alinity V6, cette transcription peut être associée aux deux applications plutôt que d'être copiée ou téléchargée inutilement une seconde fois.

Affichage et restriction de documents.

La gestion des documents ne consiste pas seulement à permettre aux utilisateurs de télécharger occasionnellement des pièces justificatives pour les demandes ou les renouvellements. Cela implique également d'être capable de gérer efficacement la manière dont les documents sont organisés et qui y a accès. À cette fin, la version 6 d'Alinity permet au personnel de contrôler quels utilisateurs peuvent consulter quels documents selon des critères spécifiques. Par exemple, Alinity V6 peut restreindre automatiquement les documents liés aux dossiers de réclamation à un ensemble spécifique d'utilisateurs. Pour les autorités compétentes souhaitant exercer un contrôle encore plus précis, des restrictions plus granulaires, au cas par cas, sont également possibles.

Recherche de contenu dans des documents.

Alinity V6 vise à améliorer la convivialité. Pour le rendre aussi convivial que possible, le système classe automatiquement les documents en fonction de leurs associations. De cette façon, les structures de dossiers sont cohérentes d’un enregistrement membre à l’autre. Sont également inclus de nombreux outils de tri et de recherche. Par exemple, vous pouvez rechercher des documents en recherchant des mots ou des expressions spécifiques dans leur contenu. Alinity V6 traite les formes de mots similaires comme « couru », « courir » et « courir » de la même manière à des fins de recherche.

Informations Complémentaires.

La gestion documentaire est devenue fondamentale pour pratiquement toutes les autorités concédantes de licence ainsi que pour les autres modules Alinity V6. En l'incluant dans notre produit de base, d'autres modules pourront utiliser les fonctionnalités de Document Management. De plus, comme il fait désormais partie du produit de base Alinity, nous fournissons la gestion de documents aux clients existants sans frais de licence supplémentaires. Cependant, une reconfiguration approfondie peut être nécessaire, ce qui constitue un service payant. Il est également important d’être conscient des besoins accrus en ressources ; ce module augmente généralement les ressources informatiques requises d'environ 10 001 TP3T en deux ans. Cela a un impact sur la taille de la base de données, la taille de la sauvegarde et la puissance de calcul requise pour indexer les documents afin que les recherches s'exécutent rapidement. Les coûts liés à l’augmentation de la puissance des ordinateurs restent minimes ; le prix d'hébergement de base est de seulement $25/mois plus $5/gigaoctet de stockage.

Comme tous les modules d'Alinity version 6, le module de gestion de documents est entièrement basé sur le Web et compatible avec les appareils mobiles. Aucune installation n'est nécessaire. Tous les modules Alinity V6 fonctionnent bien sur tous les appareils et modifient dynamiquement la disposition pour s'adapter à différentes tailles d'écran.