Les renouvellements sont l’un des processus commerciaux les plus importants gérés par les autorités chargées des licences. Ils peuvent également être parmi les plus chronophages. Pour protéger le public et garantir sa confiance dans les praticiens d'un domaine, les organismes d'octroi de licences s'appuient sur l'examen des compétences de leurs membres et de leur compréhension des normes professionnelles. Mais avec autant d'informations à collecter et à examiner, et souvent de nombreuses exigences disparates, le personnel et les inscrits trouvent souvent le processus de renouvellement long et chronophage. Que votre autorité de délivrance des licences opère selon une saison de renouvellement annuelle ou selon un calendrier glissant, il est indispensable d'être capable de gérer efficacement les renouvellements.

Cependant, les contraintes de temps et la longueur des processus ne sont pas les seuls problèmes liés aux processus manuels. La précision est également un facteur clé. Beaucoup de gens confondent efficacité et rapidité. Cependant, la seule norme ne devrait pas être la rapidité avec laquelle le travail est accompli. L'efficacité consiste à accomplir avec précision le travail de la plus haute valeur en utilisant le moins de ressources possible.

Le logiciel de gestion des licences peut vous aider.

Les renouvellements font partie intégrante du travail d'une autorité de délivrance des licences, et il est important de les réaliser en temps opportun, de manière efficace et efficiente. Les praticiens comptent sur le service de renouvellement pour exercer légalement, tandis que le public s'appuie sur des registres à jour pour obtenir des informations à jour. L’un des meilleurs moyens de garantir que les meilleures pratiques soient toujours suivies est de tirer parti des développements logiciels modernes. En matière de renouvellements, le bon logiciel de gestion des licences offre à votre autorité concédante les licences :

• Un processus automatisé qui fait gagner du temps au personnel
• Plus de cohérence
• Tenue de registres améliorée
• Commodité supplémentaire pour le personnel et les membres

Un processus automatisé qui fait gagner du temps au personnel

Les membres doivent répondre à de nombreuses exigences pendant le processus de renouvellement. Cependant, les révisions manuelles ne couvrent pas toujours tous les aspects d’une application comme elles le devraient. De plus, les révisions manuelles sont coûteuses et prennent du temps. Un bon logiciel de gestion de licence rationalise le processus de renouvellement. Il répertorie également automatiquement les renouvellements en attente et joint les pièces justificatives au profil de membre approprié. Le personnel peut cliquer sur chaque renouvellement pendant le processus d'examen pour l'approuver ou le signaler, économisant ainsi du temps et de l'argent. Dans le cas où votre organisme de délivrance des licences autorise les renouvellements automatiques une fois que toutes les exigences ou déclarations ont été remplies, un bon logiciel de gestion des licences approuve automatiquement ces renouvellements sans détourner inutilement le personnel d'autres tâches.

L'automatisation crée de la cohérence

Un autre avantage de l’utilisation d’un logiciel de gestion de licences robuste est qu’il automatise le processus, ce qui améliore la cohérence. Les mêmes critères s'appliquent à chaque renouvellement. En revanche, le traitement manuel des renouvellements peut entraîner une application incohérente des exigences si le processus de renouvellement repose sur le jugement individuel pour déterminer ce qui constitue des exigences de compétence acceptables. Appliquer les mêmes critères à tous les candidats est crucial pour réduire les préjugés. L’automatisation du processus applique également de manière cohérente les dates limites et les pénalités de retard. Un processus de renouvellement automatisé traite tous les renouvellements de manière équitable, impartiale et cohérente.

Tenue de registres améliorée

La tenue des dossiers est un autre aspect essentiel des renouvellements que les logiciels de gestion des licences peuvent gérer plus efficacement. Le logiciel suit pratiquement tous les changements qui se produisent et les attribue à l'utilisateur actuel ou à l'identifiant de connexion. Qu'il s'agisse de quelque chose d'aussi simple que d'accepter un changement de nom ou d'adresse dans le profil d'un membre ou de plus complexe comme examiner et accepter ses documents téléchargés, le logiciel de gestion de licence conservera un enregistrement détaillé de qui a examiné, accepté, refusé ou apporté des modifications aux renouvellements d'inscription. (ou tous les autres dossiers des membres ou du Collège, d'ailleurs).

Commodité supplémentaire pour le personnel et les membres

Plutôt que de demander au personnel de trier les documents de renouvellement, le logiciel de gestion des licences conserve la documentation des membres dans un dossier en ligne. Il y a beaucoup moins de papier papier qui circule dans le bureau, et les historiques complets d'inscription et de renouvellement des membres sont toujours disponibles. Le personnel n'a pas besoin de feuilleter des documents, de les comparer aux exigences et de cocher manuellement les éléments qu'ils doivent encore recevoir d'un membre ; ils peuvent voir d'un seul coup d'œil ce qui a été fourni et ce qui ne l'a pas été. Cela libère du personnel et des ressources pour se concentrer sur d’autres tâches. Il aide également les membres à maintenir leur processus d'inscription en ordre en montrant ce qu'ils ont fourni et les exigences qu'ils doivent encore remplir.

Les renouvellements constituent une partie importante du mandat de chaque autorité de délivrance des licences. Effectuer les renouvellements en temps opportun et de manière précise garantit que les membres exercent selon les dernières normes professionnelles. Un logiciel de gestion des licences approprié simplifie le processus de renouvellement tant pour l'autorité concédante que pour son personnel. Il rationalise le processus, garantit la cohérence et crée des enregistrements exhaustifs pour un audit futur si nécessaire. En soumettant toutes les demandes de renouvellement aux mêmes normes rigoureuses tout en simplifiant le processus d'examen et d'approbation, le logiciel de gestion des licences rend le traitement des renouvellements simple et efficace.