Meilleures pratiques pour gérer les renouvellements tardifs

Nous espérons que la grande majorité de nos renouvellements d'enregistrement auront lieu avant la date d'expiration de la licence de votre titulaire, et dans la plupart des cas, c'est le cas. Les inscrits effectuent généralement leur renouvellement en temps opportun. Mais chaque collège a des inscrits qui sont habituellement en retard pour le renouvellement, tout comme nous avons tous cet employé qui est toujours en retard aux réunions ou cet ami qui est toujours en retard à vos dîners. Comment gérez-vous les différents scénarios dans lesquels un inscrit pourrait renouveler tardivement ?

Dans cet article, nous expliquerons comment les organismes de réglementation facturent des frais de retard, gèrent les lacunes en matière d'éligibilité à la pratique et d'autres problèmes liés à l'autorisation des renouvellements tardifs en ligne.

Frais de retard ou pénalité ?

Certains organismes de réglementation factureront des frais de retard en cas de renouvellement tardif ou accorderont une réduction pour le renouvellement anticipé. Cela revient au même dans de nombreux cas, mais la façon dont vous présentez les choix fait la différence entre la carotte et le bâton.

La clé pour facturer des frais supplémentaires pour les renouvellements tardifs est que vous devez être cohérent pour qu'il y ait un effet correctif sur les inscrits. Si vous pardonnez les frais de retard à une personne et pas à une autre, deux problèmes se posent.

1. Les inscrits discutent entre eux : lorsqu’ils découvrent qu’ils peuvent négocier pour éviter les frais de retard, cela perd de son pouvoir.
2. L'équité et la transparence disparaissent : l'un des avantages de l'utilisation d'un système de gestion d'association est qu'il utilise des processus cohérents pour tout. Vous garantissez que tous les candidats potentiels obtiennent une licence en utilisant les mêmes critères que leurs collègues. Si vous pardonnez les frais de retard pour certains renouvellements tardifs et pas pour d’autres, vos pratiques globales en matière de licences pourraient alors être remises en question. Essayez d'expliquer cela à un auditeur !

Nous suggérons toujours de facturer systématiquement des frais de retard, même si cela peut être difficile à faire, en particulier pour les petits organismes de réglementation où vous connaissez tous les inscrits. Cependant, il est essentiel de veiller à ce que les frais soient évalués de manière cohérente et équitable chaque jour pour maintenir l’intégrité de tout organisme de délivrance de permis.

Comment facturer des pénalités ?

Votre logiciel de gestion d'association devrait être capable de facturer automatiquement des frais de retard, mais il peut exister plusieurs méthodes pour facturer ces frais de retard. Dans cet exemple, supposons que la date d'entrée en vigueur de vos licences d'organismes de réglementation est le 1er janvier de chaque année et se termine le 31 décembre. Vous utilisez une simple licence à durée déterminée d'un an et vos frais de renouvellement sont de $250, avec la période de renouvellement ouverte. le 1er octobre de chaque année.

Voici quelques exemples de la manière dont des frais de retard peuvent être facturés dans ce scénario :

1. Remises anticipées : facturez un peu moins à vos inscrits pour un renouvellement anticipé. Du 1er au 31 octobre, ne leur facturez que $200. Puis le 1er novembre, vos frais passent au $250. C'est la carotte ; la plupart des autres exemples sont le bâton.
2. Frais de retard – Si vos inscrits ne renouvellent pas à temps (après le 31 décembre), facturez des frais de retard de $50. Il peut être important que vous vous assuriez que vos inscrits voient qu'il s'agit de frais de retard sur leurs reçus, notamment à des fins fiscales. Leurs $250 en frais d’enregistrement peuvent être déductibles d’impôt, mais le $50 supplémentaire ne l’est probablement pas.
3. Augmentations progressives : certains organismes de réglementation choisissent d'augmenter progressivement leurs frais de retard. Par exemple, dans notre exemple ci-dessus, un collège commence à facturer 10$ par jour de retard. Ainsi, au 1er janvier, le tarif global est de $260, puis de $270 et ainsi de suite. Au 31 janvier, les frais avaient atteint $560.

Comment puis-je éviter complètement les renouvellements tardifs ?

Certains organismes de réglementation utilisent une approche innovante pour garantir que les inscrits renouvellent en ligne plus tôt. Dans le scénario ci-dessus, la licence expire le 31 décembre. Certains organismes de réglementation configureront leur système de gestion d'association pour autoriser les renouvellements en ligne uniquement jusqu'au 30 novembre (un mois avant l'expiration des licences) et l'association l'annonce. Cela signifie que des frais de retard entrent en vigueur entre le 1er et le 31 décembre.

Grâce à cette méthode, la plupart des renouvellements sont effectués un mois plus tôt et l'organisme de réglementation peut passer les 31 jours suivants à s'occuper des personnes qui n'ont pas renouvelé leur contrat. Cette méthode contribue à réduire le nombre de personnes inscrites qui connaissent des lacunes dans leur admissibilité à la pratique.

Dois-je autoriser les renouvellements tardifs en ligne ou les gérer manuellement ?

D'accord, vous avez maintenant dépassé la date d'expiration des licences de vos inscrits et vous en avez encore un certain nombre qui n'ont pas été renouvelées. Comment les gérez-vous ?

De nombreux organismes de réglementation autorisent uniquement leurs membres à renouveler en ligne avant la date d'expiration. En effet, selon vos statuts, le membre inscrit peut techniquement ne pas être éligible à exercer ou même à renouveler une fois sa date d'expiration dépassée.

D'un point de vue technique, le système de gestion de votre association devrait facilement être capable d'autoriser ou d'empêcher les inscrits de terminer un renouvellement en retard ; cette situation dépend davantage de la manière dont votre organisation souhaite gérer ce scénario que de la manière dont votre logiciel le gère.

Les organismes de réglementation qui n'autorisent pas les renouvellements en ligne après l'expiration du permis d'un membre le font souvent parce que l'Ordre a des exigences supplémentaires pour ces membres (comme le paiement de frais de retard et/ou une déclaration selon laquelle le membre n'a pas exercé pendant l'intervalle). .

Comment puis-je gérer les lacunes en matière de déclaration concernant l’éligibilité à la pratique ?

Dans le scénario ci-dessus, si un membre renouvelle tardivement (disons qu'il renouvelle le 10 janvier et paie consciencieusement ses frais de retard), était-il éligible pour exercer entre le 1er et le 9 janvier ? Cela peut dépendre des statuts de votre collège. La plupart des organismes de réglementation interdisent d'exercer sans permis, et cela constitue souvent non seulement une violation des statuts de l'université, mais également de la législation de l'État ou de la province.

Dans ces cas, il est important de noter que le titulaire n'était pas autorisé à exercer pendant la période interdite. Alors, comment gérez-vous le signalement de ces lacunes ? De nombreux collèges et associations changeront ces inscrits d’un type d’inscription en exercice à un type d’inscription inéligible. Votre logiciel de gestion d'association doit avoir la capacité de créer différents types d'inscription ou registres pour gérer ce scénario. Les titres de chaque registre varient d'un collège à l'autre (souvent, le nom du type d'inscription pour les inscrits sans permis sera précisé dans vos statuts), mais voici quelques exemples :

• non pratiquant,
• ancien membre,
• annulé,
• inactif, et
• suspendu.

Ainsi, au 1er janvier, les membres sans licence active devraient être identifiés et déplacés vers le registre approprié. Si le membre décide de renouveler, vous (ou lui) pouvez alors traiter un changement d'inscription vers la liste éligible ou active.

Maintenant, lorsque vous regardez l'historique de ce membre, vous avez une idée claire qu'il y avait une lacune dans l'éligibilité à la pratique :

• 15 mai 2013 – 31 décembre 2013 – Pratique active (candidature)
• Du 1er janvier 2014 au 31 décembre 2014—Pratique active (renouvellement)
• Du 1er janvier 2015 au 9 janvier 2015 – Non-praticien (n’a pas renouvelé)
• 10 janvier 2015 – 31 décembre 2015 – Pratique active (non-pratiquant)
• Du 1er janvier 2016 au 31 décembre 2016—Pratique active (renouvellement)

Étant donné que vous avez enregistré ces écarts en tant qu'événements distincts dans leur historique d'enregistrement, vous devriez alors pouvoir en rendre compte. Les rapports sur les expirations d'inscription peuvent également contribuer à éclairer et à développer des programmes et des initiatives internes visant à réduire les renouvellements tardifs et à rappeler aux membres l'importance d'exercer sans permis actif.

Si un membre exerce pendant une période creuse dans sa licence, des mesures disciplinaires peuvent être requises par votre organisme de réglementation. En veillant à ce que vous enregistriez systématiquement les lacunes en matière de licence, vous aiderez votre collège à prendre toutes les mesures nécessaires et à créer une piste d'audit appropriée de l'historique des inscriptions.