Gestion de base de données : balises et taxonomie

Lorsqu'il s'agit d'un grand nombre d'éléments, qu'il s'agisse de documents ou de profils en ligne, vous devez disposer d'une méthode pour les regrouper afin de créer une organisation et de faciliter leur localisation. Il existe deux méthodes courantes de regroupement : folksonomie (balises) et taxonomie.

Folksonomie

Folksonomie consiste à organiser des groupes via des classifications collaboratives dans une structure lâche. Ceci est également connu sous le nom de marquage. Cela signifie que tous les utilisateurs ayant accès peuvent saisir des mots ou des « balises » pertinents sur lesquels ils peuvent rechercher ou cliquer lorsqu'ils recherchent cet élément. Les tags peuvent généralement être saisis en nombre illimité.

Par exemple, lorsque vous téléchargez une vidéo sur YouTube, par exemple une vidéo de recette, il vous sera demandé de saisir des balises pertinentes pour aider la vidéo à apparaître dans les résultats de recherche. Le téléchargeur pourrait placer les balises « cheesecake », « recette », « dessert » et « pâtisserie » sans ordre particulier, mais quelqu'un recherchant la vidéo devrait rechercher une expression avec une ou plusieurs de ces balises telles que « meilleur ». recette de cheesecake. Toutes les vidéos sur YouTube comportant les balises « cheesecake » et « recette » apparaîtraient également dans les résultats. Vous trouverez ci-dessous une image que j'ai créée pour montrer à quel point les balises peuvent devenir larges, elles peuvent toutes être liées à une recette de dessert.

Taxonomie

Taxonomie est un arrangement ordonné de groupes ou de catégories. Les catégories sont généralement hiérarchisées les unes par rapport aux autres (parent/enfant). Ces catégories sont définies à l'avance et ne peuvent être choisies que par les utilisateurs. Cette méthode permet à quelqu'un de trouver une catégorie et d'être plus précis dans cette catégorie pour localiser l'élément. Lorsqu'une personne doit catégoriser un élément à l'aide de cette méthode, elle sélectionne uniquement les catégories pour lesquelles il est directement pertinent, les catégories devenant plus spécifiques.

Par exemple, supposons que vous recherchiez des recettes de biscuits sans gluten en ligne. Vous cliquez sur la première catégorie d'un site Web qui est « Recettes », vous obtenez ensuite plus de précisions en sélectionnant « Desserts », puis affinez encore plus les options en sélectionnant « Cookies », puis « Sans gluten ». La personne qui a organisé ces recettes choisit ces quatre catégories pour regrouper d'autres desserts, tout en donnant au chercheur la possibilité d'affiner sa sélection, tout en voyant d'autres options, même dans la catégorie la plus spécifique. Cette structure est ce qui sépare la taxonomie de la folksonomie.

Avantages et inconvénients

Les avantages et les inconvénients de la folksonomie et de la taxonomie s’opposent, ce qui rend avantageux l’utilisation des deux méthodes.

Avantages de la folksonomie :

• Les balises illimitées donnent à un élément plus de chances d'être retrouvé lorsqu'un nom ou un titre a été oublié
• Peut classer un élément sous des balises moins spécifiques si l'élément a un objectif peu clair

Inconvénients de la folksonomie :

• Si une balise commune a été oubliée, l'élément ne sera pas classé avec le reste des éléments ayant utilisé cette balise.
• Les tags personnalisés ne sont pas utilisables par tout le monde et peuvent devenir trompeurs
• Trop de répétitions, une personne peut utiliser la version singulière, tandis que la suivante utilise la version plurielle du mot comme tag (ex. cookies vs cookie)
• Des fautes d'orthographe dans les mots-clés peuvent facilement se produire lorsque les utilisateurs peuvent ajouter des balises à la volée.

Avantages de la taxonomie :

• Tous les éléments pertinents sont garantis d'appartenir à un seul groupe et il est plus facile de trouver des groupes de fichiers car il existe des choix spécifiques dans lesquels chaque fichier doit être placé, où avec des balises, vous devrez peut-être deviner et vérifier un grand nombre de balises similaires.
• Mieux pour le reporting et le tri

Inconvénients de la taxonomie :

• Si un élément entre dans deux catégories, mais ne peut appartenir qu'à une seule, il se peut qu'il ne soit pas localisé avec d'autres éléments pertinents (si une catégorie est la limite)
• Aucune possibilité d'ajouter des catégories sans administrateur

Folksonomie et taxonomie dans les systèmes de gestion d'association

Le logiciel de gestion des licences Alinity permet au personnel et aux membres de télécharger un document en fonction de leur rôle. S'il s'agit d'un membre qui télécharge un document, le document sera téléchargé via un système de taxonomie dicté. Par exemple, un membre pourrait télécharger un document de casier judiciaire sous Inscription -> Exigences -> Vérification du casier judiciaire.

Cliquez ici pour en savoir plus sur le module de gestion de documents d'Alinity et le téléchargement de documents !

Lorsqu'un membre du comité télécharge une ébauche d'un communiqué de presse sur lequel il a travaillé pour un nouveau programme proposé par votre organisation, il peut l'étiqueter avec : « communiqué de presse », « 2015 », « sensibilisation communautaire », « marketing ». ", etc. Ces balises peuvent être créées par le membre du comité ou peuvent être celles que d'autres membres du comité ont utilisées - créant ainsi une collaboration organique de balises. Les autres membres du comité peuvent ensuite rechercher des documents portant l'une ou toutes les balises utilisées.