Experts en la matière et logiciel de gestion d'association d'approvisionnement

Étapes de communication que votre organisation peut prendre

Lorsqu'un Collège ou une association doit se procurer un nouveau logiciel, des conflits peuvent survenir à cause des différents départements. Il est important de communiquer très clairement aux fournisseurs tout ce dont votre organisation a besoin. L'organisation doit être consciente qu'elle est entièrement responsable de savoir ce qu'elle veut et si ce qu'elle obtient fonctionne pour elle (grâce à des tests). Une organisation doit avoir une voix unique, de préférence une forme de chef de projet. Si trop de personnes communiquent avec le fournisseur, plusieurs opinions seront projetées et l’idée du fournisseur sur ce que recherche votre organisation deviendra confuse. Le chef de projet est au courant de toutes les décisions de l'organisation, du budget, du temps nécessaire à la mise en œuvre, des fonctionnalités requises, etc. Tout cela est important à savoir car il aura des discussions avec le fournisseur.

Expert en la matière

Un moyen simple pour l’Ordre ou l’association de savoir exactement ce qu’il veut est d’en discuter avec l’expert en la matière de chaque département qui utilisera la solution. Différents services peuvent inclure : le maintien des compétences, les réclamations, la comptabilité, l'enregistrement et les renouvellements, l'informatique, etc. Par exemple, l'expert en la matière du service comptable serait bien sûr le comptable ou le teneur de livres. Pour les grandes organisations, chaque département aura un expert en la matière ; pour les plus petits, une seule personne peut s’occuper de quelques-uns ou de tous les départements. Tous les experts en la matière doivent proposer des décisions transparentes à transmettre au chef de projet et à transmettre au fournisseur, ou à rédiger dans un appel d'offres.

Tu sais ce que tu cherches

Il s’agit d’une première étape importante lorsqu’il s’agit de savoir ce que vous attendez d’une solution logicielle viable pour votre association. Si vous êtes un expert en la matière, quelques bonnes questions à vous poser ainsi qu'à votre service sont :

• Quels sont les principales plaintes et goulots d'étranglement de mon personnel (là où le flux de travail semble le plus ralentir) ?
• Si je traite avec des membres, quels sont leurs plus gros problèmes en matière de candidatures, de renouvellements et de gestion de leur profil en général ?
• Quelles sont mes parties préférées de notre logiciel actuel ?
• Si je pouvais avoir la solution parfaite pour mon service, quelles seraient ses 5 principales capacités ?
• Avec quel type de fournisseur est-ce que je souhaite travailler ? Une grande ou une petite entreprise ?
• Avec quels autres fournisseurs est-ce que je travaille ? Qu’est-ce que j’aime ou déteste chez eux ?
• Quels logiciels d'autres organisations utilisent-ils et qui pourraient fonctionner pour moi ?

Après avoir trouvé les réponses à ces questions, transformez-les en une liste de contrôle pour comparer les logiciels potentiels, ou utilisez notre liste de contrôle qui présente toutes les fonctionnalités que les organismes de réglementation et les associations ont tendance à exiger.

Connaissez votre budget !

Comme mentionné précédemment, le chef de projet ou le point de contact principal du fournisseur doit absolument connaître le budget de son organisation. Avant de rechercher un logiciel que vous aimez, déterminez votre budget. Vous ne voulez pas devenir accro à une solution que vous ne pouvez pas vous permettre, mais vous ne voulez pas non plus sous-estimer et vendre votre organisation à découvert en sous-investissant dans une solution boiteuse. Déterminez une plage et supprimez tous les logiciels en dehors de celle-ci.

Essai

Après avoir trouvé un fournisseur qui répond à vos exigences, votre logiciel devra être configuré en fonction de vos processus et flux de travail. Dans certains cas, ce logiciel doit être implémenté par le fournisseur, dans d'autres cas, vous pourrez peut-être le configurer vous-même avec l'assistance du fournisseur. Dans les deux cas, vous et votre équipe devrez le tester pour vous assurer qu'il est correctement configuré pour répondre à vos besoins spécifiques. Le point principal des tests est de s’assurer que le logiciel répond aux exigences et est fiable. Les tests pratiques sont un excellent moyen non seulement de s'assurer que l'application fonctionne, mais aussi de tester sa convivialité au sein de l'association ou du collège. Votre fournisseur aura testé les principales fonctionnalités du logiciel, votre responsabilité est de vérifier que les règles métier spécifiques sont exécutées comme vous le souhaitez. Autrement dit, le fournisseur aura testé que son logiciel facture des frais de retard, mais si votre scénario est qu'il facture des frais de retard de $25 le mardi et de $50 tous les deux jours (idiot, je sais, mais nous en avons entendu parler !), alors c'est où vos tests deviennent critiques.

Le défi le plus difficile est lorsque vous vous asseyez devant une nouvelle application ou une application fraîchement configurée et que vous essayez de la « tester ». C'est une tâche nébuleuse car vous ne savez peut-être pas par où commencer ni quand vous avez terminé. Surtout si le logiciel est nouveau pour vous. Apprendre un nouveau logiciel peut être comme essayer de prendre une gorgée d’eau dans une lance à incendie – c’est plutôt écrasant !

C'est pourquoi nous vous suggérons d'avoir un « plan de test ». Il n'est pas nécessaire que ce soit complexe, mais il doit s'agir d'une liste des tâches principales que vous effectuerez généralement dans l'application et du comportement attendu. Un bon plan de test présentera une liste de tests, avec quelques conseils (pas trop) sur la façon d'accomplir chaque tâche. Vous pouvez donner cette liste (ou juste une partie) aux personnes qui vont tester pour vous et leur demander d'enregistrer leurs résultats - alors la tâche de tester un module, ou une partie du système, n'est pas une tâche ardue. activité, mais plutôt une simple liste de contrôle à parcourir.

Expérimentez avec

Lors du test du logiciel, essayez de penser à des scénarios fictifs pour lesquels vous auriez besoin d'utiliser le logiciel. Les développeurs de logiciels appellent cela «cas d'utilisation« . Il y a de fortes chances qu’après l’essai, vous ayez besoin d’apprendre à faire davantage après la mise en œuvre. Peut-être faut-il savoir comment supprimer une entrée, une tâche, ou encore laisser des commentaires sur une application. Inventez de faux scénarios avec de faux contacts (que nous fournissons à nos utilisateurs d'essai) et jouez avec le logiciel. Envoyez un e-mail à toutes les fausses adresses. Attribuez une tâche à chaque file d'attente. Fais ce que tu veux. C'est la meilleure façon de s'y prendre !

Il est également important de tester le logiciel du point de vue des membres. L'interface Web utilisée par les membres doit respecter les règles et règlements de leur collège. Le point de vue des membres doit fonctionner de la même manière que celui du personnel. Les fournisseurs possèdent une vaste connaissance du domaine et une expertise en matière de logiciels, mais pas dans les nuances spécifiques des règles et réglementations de chaque collège. Lorsque l'on effectue des tâches simulées du point de vue du titulaire, un grand nombre de ces problèmes sautent aux yeux du membre du personnel plus rapidement qu'à un développeur. Plus l’utilisateur détecte ces erreurs tôt dans le processus, plus nous pouvons les corriger facilement et à moindre coût.

L’« effet d’entraînement »

Après les tests, des suggestions sont parfois faites au fournisseur sur des éléments qu'il aimerait modifier et dont il ne savait pas qu'il avait besoin auparavant. En fonction de la manière dont le fournisseur rend son logiciel accommodant, il modifiera son application selon les goûts de l'organisation, généralement moyennant un certain prix. Malheureusement, les modifications peuvent également entraîner un « effet d’entraînement ». L'effet d'entraînement se produit lorsqu'une modification a été apportée à une application et finit par affecter d'autres zones du logiciel (comme une ondulation d'eau), provoquant généralement d'autres problèmes. Cela signifie que le vendeur doit désormais passer par régression testing qui teste les nouveaux bogues, et s'il y en a, ils doivent prendre plus de temps pour les corriger et s'assurer que des problèmes ne surviennent pas plus tard. Les collèges et les associations doivent comprendre que ces petits changements n'ont peut-être pas été inclus dans le devis du fournisseur.

Le meilleur conseil que les fournisseurs veulent que les organisations sachent, et oui, cela a été répété plus tôt dans cet article, c'est que c'est le cas. ton responsabilité de savoir ce que vous voulez et de nous le faire savoir. Quel que soit le fournisseur que vous choisissez, le savoir vous permettra d'économiser du temps et de l'argent. Si vous recherchez actuellement de nouveaux logiciels, et c'est probablement la raison pour laquelle vous avez trouvé cet article de blog, veuillez consulter notre liste de contrôle pour l'achat de logiciels ! Non seulement vous pouvez l'utiliser comme critère pour un logiciel de gestion de licences ou de gestion d'associations, mais il peut également être utilisé comme liste de contrôle à laquelle les experts en la matière peuvent se référer lorsqu'ils discutent de ce qu'ils veulent dans leur logiciel de « rêve ». Cliquez sur l'image ci-dessous: