C'est à nouveau cette période de l'année, celle des inscriptions des étudiants et du renouvellement des membres du Collège. Comment informez-vous les gens ? Beaucoup supposeraient par courrier électronique que peut-être un infime pourcentage utilise encore des lettres. Quoi qu’il en soit, les deux sont une sorte de lettre et présentent les mêmes choses. Voici donc nos conseils pour améliorer vos e-mails et lettres d’inscription et de renouvellement !
1. Personnalisez les e-mails dans les types de catégories.
Envoyer un e-mail à toutes les personnes figurant dans votre base de données avec un message « général » n'est pas très intéressant à lire et cela ne donne pas vraiment l'impression que votre organisation est très agréable. Imaginez recevoir un e-mail disant :
« Cher membre,
Il est temps pour les étudiants de s'inscrire et les membres de renouveler ! Si vous êtes étudiant, veuillez suivre ce lien pour vous inscrire. Si vous êtes membre, cliquez ici pour renouveler ! »
Cela peut-il devenir encore plus impersonnel… et paresseux ?! Envoyez vos e-mails via des catégories. Par exemple, créez un modèle différent pour vos étudiants, diplômés, membres, et allez même plus loin et créez des sous-catégories, par exemple pour vos membres : pratiquants et non-pratiquants.
De cette façon, le destinataire n'aura qu'à lire les informations pertinentes pour leur besoins, rien de plus.
2. Utilisez un nom dans le message d'accueil.
Celui-ci est simple, surtout si vous utilisez des modèles, gardez simplement l'espace après Cher, en disant « [PRÉNOM] ». C'est un détail mineur, mais qui attire l'attention. N'importe qui peut envoyer un e-mail indiquant « Cher membre », c'est maintenant un signe que l'e-mail pourrait être faux (il suffit de consulter notre page de phishing article de blog). Faire savoir à vos destinataires que vous connaissez leur nom les aide à faire confiance à l'e-mail et leur permet également de se sentir moins comme un numéro dans une mer d'e-mails de masse.
3. Informations importantes en premier.
Indiquez l’objet de l’e-mail au début de l’e-mail. À moins que quelqu'un ne s'assoie et ne lise attentivement ses e-mails, de nombreuses personnes les parcourent simplement en moins de trente secondes.
"Chere Sarah,
Aujourd’hui c’est la date d’ouverture de notre période annuelle de renouvellement d’adhésion. Pour continuer à pratiquer la massothérapie, veuillez renouveler avant le 30 octobre 2015. »
En le précisant au début, le destinataire ne prendra pas l'e-mail pour une newsletter ou un message sans importance. Fixer un délai leur donne également un sentiment d’urgence.
4. Ne mettez rien de confidentiel.
Cela s'applique principalement aux e-mails de renouvellement destinés aux membres : même si vous recevrez probablement des e-mails et des questions sur la manière dont ils peuvent récupérer leurs mots de passe oubliés, n'incluez PAS les identifiants de connexion et les mots de passe dans l'e-mail. Beaucoup de choses pourraient mal tourner. Le destinataire pourrait ne pas recevoir l'e-mail, l'e-mail pourrait être piraté, l'e-mail pourrait être envoyé à la mauvaise adresse dans la base de données de l'organisation, ou cette adresse e-mail pourrait même ne plus être son adresse e-mail actuelle. Si le destinataire ne s'attend pas à ce que des informations personnelles arrivent dans sa boîte de réception, il est préférable de ne pas en envoyer, surtout si elles sont envoyées en grande quantité.
5. Restez simple
Ne surchargez pas l'e-mail avec trop d'informations. Incluez uniquement ce qui est nécessaire et ne le formatez pas trop (puces, chiffres, etc.). S'il est écrit simplement, juste du texte, il sera visualisé correctement depuis n'importe quel appareil.
"Chere Sarah,
Aujourd’hui c’est la date d’ouverture de notre période annuelle de renouvellement d’adhésion. Pour continuer à pratiquer la massothérapie, veuillez renouveler avant le 30 octobre 2015.
Pour renouveler, vous aurez besoin d'une copie de votre assurance responsabilité civile, de documents CPR (certificat ou carte portefeuille) et d'une connaissance de vos heures de travail. Il y a des frais de renouvellement de $460.
Si vous renouvelez après la date limite, des frais de retard de $300 seront facturés.
Cliquez sur le lien ci-dessous pour accéder à la page de renouvellement.
Dans l’exemple ci-dessus, les sujets de la lettre sont séparés par des paragraphes et tout est expliqué en phrases.
6. Terminez-le avec un peu de convivialité.
Terminez l’e-mail de manière amicale ! Recevoir un e-mail qui semble avoir été rédigé personnellement pour vous par une personne réelle est une sensation formidable. Cela permettra également aux destinataires de se sentir invités à poser des questions ou à exprimer leurs préoccupations.
"Chere Sarah,
Aujourd’hui c’est la date d’ouverture de notre période annuelle de renouvellement d’adhésion. Pour continuer à pratiquer la massothérapie, veuillez renouveler avant le 30 octobre 2015.
Pour renouveler, vous aurez besoin d'une copie de votre assurance responsabilité civile, de documents CPR (certificat ou carte portefeuille) et d'une connaissance de vos heures de travail. Il y a des frais de renouvellement de $460.
Si vous renouvelez après la date limite, des frais de retard de $300 seront facturés.
Cliquez sur le lien ci-dessous pour accéder à la page de renouvellement.
www.fakecollegeofmassagetherapy.com/renewals
Si vous avez des questions, n'hésitez pas à répondre à cet e-mail avant la date limite !
Merci,
Alicia Silverstone
Coordonnateur des renouvellements FCMT »
7. Rendez-le réactif.
Plus tôt, j'ai mentionné les personnes lisant leurs e-mails sur différents appareils. Avec la popularité des smartphones, des tablettes, des ordinateurs portables, etc., les gens lisent leurs e-mails plus souvent en déplacement qu'à la maison, au bureau. Assurez-vous que votre e-mail est lisible et fonctionne dans n'importe quelle résolution de taille pour atteindre tous vos destinataires. Si cela ne fonctionne pas sur la tablette de quelqu'un, il se peut qu'il ignore l'e-mail et l'oublie. Pour éviter ce problème, testez-le sur tous les appareils !
Merci d'avoir consulté nos conseils pour envoyer des e-mails à vos membres. Avec ces conseils, votre e-mail paraîtra plus personnel, ouvert aux réponses et convivial pour les lecteurs !
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