Les opérations quotidiennes d’un ordre ou d’un organisme de réglementation donné sont des affaires complexes et complexes, même si parfois cela ne semble pas être le cas. Vous pouvez effectuer certaines tâches quotidiennement, les exécutant si souvent qu’elles semblent être une seconde nature. Mais ce n’est pas parce que vous avez appris à accomplir une tâche en utilisant le système dont vous disposez que c’est la solution la plus efficace ou la plus efficiente possible. Il y a une différence entre une solution qui fonctionne bien et une solution qui fonctionne tout simplement bien assez.

Travailler avec des programmes incompatibles et intégrés pour accomplir différentes tâches est peut-être le problème le plus évident auquel vous pourriez être confronté. Prenons l'exemple de la tâche relativement simple consistant à envoyer en masse vos membres par courrier électronique ; selon votre solution, vous pouvez exporter des listes de inscrits, puis les télécharger sur une plateforme de messagerie telle qu'Outlook ou même MailChimp. Vraisemblablement, vous utilisez des modèles de courrier électronique pour la plupart (sinon la totalité) de vos principales communications. Vous utilisez donc probablement Word ou un autre traitement de texte également.

Le problème s’aggrave lorsqu’il s’agit de passer des examens de certification. Vous finissez par devoir exporter les informations du titulaire vers Compétence (ou peu importe 3^rd fournisseur que vous utilisez), en vous assurant que les données sont formatées selon leurs normes et s'y conforment correctement. Ensuite, lorsque vous recevez les résultats, ils doivent être réintégrés dans votre système, après quoi vous pouvez commencer la tâche fastidieuse consistant à envoyer par courrier électronique leurs résultats aux inscrits.

Chaque programme est livré avec son propre ensemble de limitations et d'exigences que vous devez contourner, et une petite erreur peut potentiellement retarder l'ensemble du processus. Aligner vos données pour répondre aux exigences de chaque programme peut être fastidieux et créer des opportunités d'erreurs en cours de route. De plus, basculer entre plusieurs programmes incompatibles n’est tout simplement pas efficace.

Les avantages de l'utilisation d'une solution intégrée

La réponse est d'utiliser ce que l'on appelle une solution intégrée pour regrouper toutes les fonctions disparates de votre organisation sous un seul programme. Les solutions intégrées offrent des avantages significatifs par rapport à l’utilisation de plusieurs programmes intégrés. Certaines sont évidentes, d'autres moins, mais toutes sont des raisons d'envisager d'abandonner vos solutions logicielles Frankenstein au profit d'une solution plus rationalisée.

Des flux de travail plus efficaces

L’un des avantages les plus évidents de l’utilisation d’une solution intégrée est peut-être qu’elle permet plusieurs flux de travail plus efficaces. Par exemple, une solution intégrée supprimerait le besoin d’exporter/importer les listes de personnes inscrites entre les programmes pour l’envoi par courrier électronique. Au lieu de devoir exporter une liste de déclarants sélectionnés pour un audit de compétences, par exemple, une solution intégrée vous permettrait de sélectionner les audités et de les notifier via une plateforme de courrier électronique intégrée en utilisant un modèle prédéfini déjà présent dans le système. Il en va de même pour les examens de jurisprudence ; une solution intégrée complète permettrait aux inscrits de s'inscrire, de payer et de passer des examens en ligne, leurs résultats étant automatiquement téléchargés dans leur profil et des courriels de notification étant distribués automatiquement, sans nécessiter l'intervention du personnel du Collège.

Données complètes

Les solutions intégrées fournissent des données complètes sur votre adhésion et les rendent facilement disponibles. Ils vous aident également à éviter que des données redondantes (telles que les informations de contact) ne soient stockées dans plusieurs programmes. Plutôt que d'avoir à extraire plusieurs rapports provenant de programmes disparates, une solution intégrée peut vous fournir un aperçu complet des inscrits. Les taux d'ouverture et de réponse des e-mails, les renouvellements en attente, les audits de compétences, la jurisprudence et même les informations sur les plaintes peuvent être consultés et analysés à partir d'une source unique, et ce pool de données centralisé facilite l'analyse pour trouver encore plus d'efficacité.

Fournisseur unique pour les problèmes techniques

Il s’agit d’un avantage des solutions intégrées qui est évident une fois qu’on y réfléchit, mais qui ne saute généralement pas aux yeux au premier coup d’œil. Lorsque vous travaillez avec plusieurs programmes et que quelque chose ne va pas, il peut parfois être difficile de déterminer exactement où l'erreur se produit. Y a-t-il un problème avec votre modèle Word ? Dans les données de votre feuille de calcul ? Dans votre plateforme de messagerie ? Et si vous ne le savez pas, comment le savoir ? Dans le pire des cas, vous vous retrouvez à travailler avec plusieurs équipes d'assistance pour tenter de localiser une erreur, ce qui non seulement vous fait perdre du temps, mais peut également entraîner de graves perturbations du flux de travail.

L’utilisation d’une solution intégrée, en revanche, signifie une équipe d’assistance unique possédant une expertise sur un produit spécifique et même votre implémentation unique de celui-ci. Cela rend le dépannage beaucoup plus efficace et rentable, ce qui permet une résolution plus rapide des problèmes et vous permet de retravailler plus rapidement.

Mises à jour cohérentes et régulières

Les logiciels évoluent et changent constamment, mais ils le font souvent à des rythmes différents. Les mises à jour échelonnées peuvent être gênantes lorsqu'un programme adopte une nouvelle norme ou un nouveau format et que d'autres ne le font pas. Vous pouvez être laissé dans l’embarras, cherchant une solution de contournement à de nouveaux désalignements soudains.

Une solution unique et intégrée signifie plus de mises à jour échelonnées susceptibles d'interférer avec la capacité de chaque programme à s'interconnecter les uns avec les autres. Les mises à jour sont plus cohérentes et régulières, provoquant moins de perturbations et sans risque de créer des désalignements de vos données entre les différents logiciels.

Solutions spécifiques adaptées aux besoins uniques

Il y a une différence entre personnaliser un produit logiciel juste pour qu'il fonctionne pour vous et personnaliser une véritable solution pour répondre à vos besoins uniques. La plupart des logiciels sont limités dans leur degré de personnalisation. Forcer une feuille de calcul à fonctionner efficacement pour le suivi des licences peut non seulement être une entreprise coûteuse, mais cela peut également être une cause perdue ; Finalement, vous atteindrez les limites de ce que vous pouvez faire, et vous n'atteindrez peut-être toujours pas le niveau d'utilité dont vous avez besoin. En revanche, une solution intégrée peut être adaptée sur mesure pour répondre dès le départ à vos besoins réglementaires. Alinity, par exemple, utilise des modules de fonctionnalités superposés aux exigences de base, et chaque module peut être profondément personnalisé pour répondre à vos besoins. De plus, nous possédons une connaissance spécifique du domaine et une expérience de collaboration avec les autorités réglementaires de tout le pays. Essayez d'expliquer vos différentes exigences en matière de registres pratiquants, non-pratiquants, étudiants et à pratique limitée à un spécialiste des feuilles de calcul. Même s'ils comprennent vos besoins, la solution qu'ils produisent ne sera probablement pas aussi complète ou robuste que celle qu'un spécialiste peut vous proposer.

Il ne fait aucun doute que dans le passé, les collèges devaient utiliser plusieurs solutions logicielles pour répondre à différentes exigences fonctionnelles. Cependant, la technologie moderne évolue à un rythme effréné et, à mesure que de nouvelles technologies informatiques deviennent disponibles, la capacité de créer des logiciels hautement personnalisés se développe. Les solutions intégrées représentent une opportunité pour les régulateurs de tirer parti des technologies disponibles qui offrent une personnalisation approfondie, une efficacité de flux de travail améliorée et un support consolidé et stable pour leurs opérations.