La meilleure façon de garder votre relation sur une note positive avec n’importe qui est la communication. C’est bien de ça qu’il s’agit, alors pourquoi pas avec votre logiciel de gestion d’association ? Nous ne parlons pas seulement de communication dans le sens traditionnel d'un dialogue aller-retour, mais d'informer les candidats devant de temps ce qui est requis. En faisant cela, vous leur avez communiqué ce qu'ils doivent savoir et BAM… pas de malentendu, espérons-le. Outre la réduction habituelle du nombre de clics et de pages que le candidat doit parcourir, voici une liste d'autres conseils !
5 conseils pour améliorer le processus de candidature pour les candidats ET le personnel :
Communiquer immédiatement les exigences
Quoi de plus énervant que de remplir un formulaire et de découvrir à la fin que vous n'étiez même pas éligible pour le réussir parce qu'il vous manquait une des conditions mentionnées plus loin ? Presque rien. Informez vos candidats à l'avance des exigences importantes sur la première page de la candidature en mentionnant :
- Paiements nécessaires
- Transcriptions requises
- Certifications
- toute clause ou loi dont ils ont besoin de connaître en cas de violation
- et tout autre point important
Avec ces éléments déjà communiqués à l'avance, vous pouvez filtrer toutes les personnes qui ne comprennent pas à quoi sert l'application. Grâce à la communication précoce des règles, le personnel de l'Ordre ne perd pas de temps à examiner ces candidatures « indésirables » et ne s'occupe que des candidats qualifiés. Cette astuce est également bénéfique pour le demandeur car il peut gagner du temps en sachant immédiatement ce dont il a besoin plutôt que de devoir recommencer le processus. Cela réduit également toute interaction avec le personnel du Collège en leur fournissant des informations à l'avance et en répondant aux questions des candidats avant qu'elles ne soient posées.
Rendre les candidats dignes
Cet en-tête peut sembler un petit dramatique mais d'une certaine manière, l'en-tête explique ce que vous feriez essentiellement si vous suiviez cette astuce. Dans le processus de candidature, rendez un paiement obligatoire dès le début pour dissuader toute personne qui pourrait postuler au Collège pour de mauvaises raisons. Encore une fois, cela aide le personnel à concentrer son temps sur les candidats qualifiés.
Mises à jour de statut
Une fois qu'une étape du processus de candidature est terminée, donner aux candidats la possibilité de revenir à leur compte après avoir postulé et de voir où ils en sont actuellement dans le processus les aiderait à se sentir bien informés et sûrs qu'ils se dirigent dans la bonne direction vers l'obtention d'un permis. Sans mises à jour de leur statut, les candidats pourraient envoyer des courriels ou appeler l’Ordre pour tenter de savoir où ils en sont dans le processus. Fournir des commentaires aux candidats leur permet de savoir quels changements ils doivent apporter. Le personnel peut également leur donner des instructions spécifiques sur la marche à suivre. Rechercher chaque personne peut prendre du temps, donc fournir ces mises à jour est bénéfique à la fois pour le candidat et pour le personnel de l'Ordre.
Modèles d'e-mails
Envoi aux candidats d'un e-mail immédiatement après avoir postulé pour leur faire savoir que leur candidature a été reçue et qu'elle est en attente d'examen, le candidat saura qu'il l'a rempli correctement et qu'il n'a rien d'autre à faire que de se détendre et d'attendre l'approbation. Les e-mails sont également utiles pour rappeler aux candidats tous les documents attendus, tels que les certifications, les relevés de notes, etc. modèles, comme mentionné dans un article de blog précédent, sont formidables car ils permettent d'envoyer immédiatement des e-mails personnalisés à une ou plusieurs personnes, avec un message déjà composé et prêt à être envoyé. Concernant le conseil de mise à jour de statut mentionné précédemment, vous pouvez créer des modèles de courrier électronique pour les exigences manquantes et les instructions pour les prochaines étapes à suivre.
Modèles de candidature
Les modèles de candidature sont très importants pour faciliter le processus de candidature… en particulier pour l'organisme de réglementation. Il vous aidera à organiser et à catégoriser vos données et à éliminer toutes les applications papier, qui peuvent être difficiles à saisir dans les ordinateurs. Vous pouvez créer différents modèles de candidature pour différents types de candidats :
- Étudiant
- Domestique
- International
Les modèles de candidature créent de la cohérence et de la transparence dans le processus de candidature.
Grâce aux conseils ci-dessus, les candidats deviennent quasiment autonomes, à l’exception de quelques complications inévitables. Si vous avez des astuces à ajouter à notre liste, n'hésitez pas à les mentionner dans nos commentaires ci-dessous !
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