Par nécessité, les autorités de régulation doivent traiter quotidiennement des informations personnelles sensibles sur leurs inscrits. Les noms des membres, leurs coordonnées, leurs relevés de notes et bien plus encore sont tous essentiels pour que les autorités de réglementation puissent protéger efficacement l'intérêt public. Cependant, protéger l’intérêt public n’est pas votre seule obligation ; traiter autant d’informations privées signifie également que vous avez le devoir de protéger ces informations et de les utiliser uniquement dans la mesure requise ou avec votre consentement.

Législation sur la protection de la vie privée au Canada

Au Canada, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) régit la protection des renseignements personnels. Elle réglemente la collecte, l'utilisation et la divulgation de renseignements personnels par les organisations du secteur privé, y compris les autorités de réglementation. Certaines provinces ont également mis en place une législation sur la protection de la vie privée qui a été jugée essentiellement similaire, comme la PIPA (Personal Information Protection Act) de l'Alberta. À l’ère du vol d’identité et de la cybercriminalité, on comprend pourquoi tant de lois protègent les informations personnelles des individus. Il est également extrêmement important que les organisations comprennent leurs obligations légales en matière de protection de ces informations. C'est pourquoi nous avons préparé un nouveau livre consacré à la législation canadienne sur la protection de la vie privée et à ses interactions avec les autorités réglementaires de tout le pays. Voici quelques-uns des faits saillants.

Conseils sur la façon de protéger les informations personnelles

1. Sachez ce que vous devez protéger

La LPRPDE est une loi complète qui couvre de nombreux domaines, et vous ne pouvez pas être sûr de respecter pleinement la loi si vous ne savez pas ce qu'elle contient. Par exemple, les organisations sont responsables de la collecte, de l’utilisation et de la divulgation des informations, même lorsqu’elles font appel à des tiers. Il existe également des règles différentes régissant le consentement implicite et explicite à l'utilisation d'informations, en particulier dans le cas d'informations sensibles, avec lesquelles de nombreuses autorités de régulation travaillent régulièrement. De plus, vos obligations de protéger les informations ne s’arrêtent pas à leur collecte et à leur utilisation ; vous êtes également responsable de l'élaboration d'une politique pour sa destruction. L’élaboration de ces politiques relève probablement de la responsabilité d’un responsable de la protection de la vie privée ou d’une autre personne chargée d’en assurer la conformité. Néanmoins, c'est toujours une bonne idée de s'assurer que tout le personnel comprend la législation relative à la protection de la vie privée et la manière dont elle recoupe leurs fonctions.

2. Faites preuve de prudence

Ne prenez pas de risques avec les informations personnelles. Si vous ou votre personnel ne savez pas comment la loi s'applique à une situation spécifique, vérifiez auprès de votre responsable de la protection de la vie privée. S’ils ne sont pas disponibles, faites toujours preuve de prudence. Ces eaux peuvent être difficiles à naviguer, en particulier si les individus eux-mêmes demandent leurs informations ; l'un des principes fondamentaux de la LPRPDE est de permettre aux personnes d'accéder à leurs propres informations. Le personnel doit savoir à qui il peut divulguer des informations et comment vérifier si quelqu'un y a un accès légitime. Toutefois, si vous utilisez des informations à des fins nouvelles pour lesquelles vous n'êtes pas sûr d'avoir obtenu votre consentement, ou si vous distribuez des informations à un tiers, attendez jusqu'à ce que vous sachiez avec certitude que les membres ont donné leur consentement et que la distribution est conforme à la loi. Cela ne vaut pas la peine de risquer une brèche.

3. Utiliser un logiciel de gestion d'association

Les logiciels de gestion d'association (AMS), en particulier ceux conçus spécifiquement pour les autorités de réglementation, peuvent contribuer à garantir que les règles de la LPRPDE sont toujours respectées. De nombreux principes de la législation sur la protection de la vie privée peuvent être directement intégrés aux fonctions d’un bon logiciel de gestion d’association. Par exemple, la possibilité de restreindre les droits d'utilisation peut ajouter une protection importante contre l'utilisation non autorisée des informations personnelles des membres. De plus, un portail en ligne protégé par une combinaison e-mail/mot de passe permet à la fois aux membres d'accéder à leurs informations et répond aux normes de sécurité pour leur fourniture. La gestion des documents peut réduire la dépendance au classement sur papier et facilite et accélère la destruction des données lorsque cela est nécessaire. De plus, un logiciel de licence conforme CASL/CAN-SPAM (anti-spam) fournirait également un accès pratique aux préférences de courrier. Cela permet aux membres de consentir expressément aux diverses utilisations des informations tout en recevant des communications obligatoires telles que des avis de renouvellement.

Ces conseils ne sont cependant qu’un début. La protection des informations personnelles des personnes et de leur droit à la vie privée est une nécessité absolue dans le monde d'aujourd'hui. Cependant, cela peut s’avérer extrêmement complexe. Il est important de comprendre l’impact de la législation sur la protection de la vie privée sur les autorités de régulation. En vous informant, vous et votre personnel, sur leurs obligations en matière de confidentialité et en utilisant un logiciel de gestion d'association spécialement conçu pour les autorités de régulation, vous pouvez grandement contribuer à protéger votre organisation contre des violations de confidentialité potentiellement dangereuses.